Beëdigde vertalingen voor EU-btw-registratie

Waarom heb je een EU-btw-registratie nodig?

Er zijn drie belangrijke redenen waarom je bedrijf zich in de EU voor btw moet registreren:

1.  Btw-registratie is strikt gereguleerd in de EU en het VK.  

Als een persoon bijvoorbeeld belastbare prestaties verricht in het Verenigd Koninkrijk, maar daar geen vestiging heeft, moet hij zich voor de btw registreren, ongeacht de waarde van die prestaties ( HMRC Brief 31/2012). Terwijl in het Verenigd Koninkrijk gevestigde belastingplichtigen zich alleen voor de btw hoeven te registreren als zij belastbare prestaties verrichten van meer dan 85.000 pond per jaar, geldt deze drempel niet voor niet in het Verenigd Koninkrijk gevestigde belastingplichtigen en moeten zij zich voor alle belastbare prestaties voor de btw registreren.

De EU-btw-richtlijn (2006/112/EG) heeft ook duidelijk omschreven wie een belastingplichtige is (artikel 9) en de lidstaten in staat gesteld "Äú alle maatregelen vast te stellen die nodig zijn om belastingfraude of -ontwijking te voorkomen"Äù. Dit is ingevoerd om iets te doen aan wat wordt gezien als een enorm verlies aan btw-inkomsten per jaar, dat alleen al in 2016 werd geraamd op 150 miljard euro. EU-landen, zoals Duitsland'Äôs Bescheinigungen nach ¬ß 22f UStG (2019), de Franse Finance Act (2018) en Italië'Äôs Growth Decree (2019), samen met het aanstaande EU eCommerce Package (2021) zijn alle gericht op het aanscherpen van de btw-nalevingsregels in de hele EU, waarbij zware sancties worden opgelegd bij niet-naleving.

2.  Online-marktplaatsen zien streng toe op naleving van de btw-regels

Als u op de marktplaatsen Amazon of eBay in de EU wilt verkopen, moet u je moet een geldig BTW-nummer hebben in elke EU-lidstaat waar je verkoopt, anders kan je aanvraag voor een verkopersaccount worden afgewezen.

Als je probeert de regels te omzeilen of BTW-fraude pleegt, wordt je verkopersaccount waarschijnlijk beperkt of geannuleerd, terwijl uw goederen kunnen worden vernietigd. 

3.  Als u zich registreert voor de btw, bespaart u tijd en geld bij uw grensoverschrijdende activiteiten

Door u van meet af aan te registreren voor de btw in elke EU-lidstaat waar u verkoopt, kunt u dubbele belastingheffing verminderen en meer duidelijkheid krijgen over de naleving van de belastingwetgeving.

De eerste registratie is echter meestal zeer tijdrovend en kan gepaard gaan met complexe communicatie met belastingambtenaren in verschillende talen.

Belastingdocumenten die nodig zijn

U moet contact opnemen met de relevante registratie- of belastingdienst in het land waar u uw bedrijf wilt registreren voordat u kunt beoordelen welke documenten u nodig hebt. Elk EU-land heeft verschillende registratievoorschriften, hoewel er in veel gevallen veel overeenkomsten zijn. 

Elk EU-land heeft verschillende voorschriften voor de registratie van nieuwe bedrijfsvestigingen en voor de BTW-registratie. Het eerste contactpunt is de relevante registratie- of belastingautoriteit in het land waar u uw bedrijf wilt registreren. Een handige referentiesite met links naar de inreisportalen voor de afzonderlijke EU-landen vindt u hier.

Gemeenschappelijk vereiste documenten die het volgende kunnen omvatten:

• ingevulde aanvraagformulieren;
• verbintenisbrief;
• volmachtformulier;
• bewijs van ondertekening door iemand die het bedrijf rechtsgeldig kan vertegenwoordigen;
• oprichtingscertificaat met gegevens over de oprichting in het land van vestiging van het bedrijf;
• een bewijs van de transacties die u van plan bent te verrichten en die belastbaar kunnen zijn in het land waar u zich wilt registreren;
• het BTW-certificaat van het thuisland, normaliter alleen geldig als het minder dan 3 tot 6 maanden oud is;
• statuten van de oprichting in het thuisland;
• bankgarantie als u een aangewezen fiscaal vertegenwoordiger hebt.

Het is mogelijk dat al deze documenten (de lijst is niet volledig) door een beëdigd vertaler moeten worden vertaald als ze niet in de plaatselijke taal zijn opgesteld en afhankelijk van de landspecifieke regels inzake juridische documenten.

Beëdigde vertalingen zijn essentieel voor btw-registratie

Als je van plan bent je bedrijf in een van de 27 EU-lidstaten te registreren, zul je waarschijnlijk een vertaling moeten verstrekken van alle documenten die de relevante registratieautoriteit vereist.

Terwijl sommige EU-lidstaten documenten in verschillende talen accepteren (bijvoorbeeld niet-Engelstalige landen die Engelse documenten accepteren), eisen veel EU-lidstaten (zoals Spanje) dat alle buitenlandse documenten worden vertaald en dat de vertalingen worden gemaakt door een beëdigd vertaler die ter plaatse is geregistreerd. 

In het algemeen wordt van deze eis afgezien als het bedrijf dat zich voor de btw wil registreren, zelf in een andere EU-lidstaat is gevestigd. Deze ontheffing geldt echter niet voor niet in de EU gevestigde bedrijven, waaronder het Verenigd Koninkrijk, dat zich in een overgangssituatie bevindt met betrekking tot zijn overeenkomsten met de Europese Unie.

Een beëdigd vertaler is een vertaler die voor een rechtbank een eed heeft afgelegd en erkend is om vertalingen te verzorgen tussen twee talen die in een bepaald land aanvaardbaar zijn. Hun vertalingen gaan gewoonlijk vergezeld van hun stempel, hun handtekening en een beëdigde verklaring dat de vertaling juist is.

Beëdigde vertalingen gaan gewoonlijk vergezeld van een apostille op het originele document dat zij vertalen, een vorm van authentificatie die is aangenomen bij het Verdrag van Den Haag van 5 oktober 1961.

Samengevat: documenten die voor registratie binnen de EU worden aangeboden, moeten doorgaans worden gelegaliseerd (waarbij u een apostille op het originele document verkrijgt) en vertaald door een officiële/beëdigde vertaler die is erkend in het land waar u zich laat registreren.

EU-landen die een beëdigde vertaling vereisen

Alle EU-landen eisen nauwkeurige vertalingen van gevraagde documenten voor btw-registratie van een niet in de EU gevestigde bedrijfsentiteit, ervan uitgaande dat de verstrekte documenten niet zijn opgesteld in de taal die in dat land aanvaardbaar is. Sommige EU-landen ondersteunen alternatieve talen, daarom moet u dit eerst controleren voordat u een vertaling aanvraagt. De regels verschillen enigszins per EU-land, dus het is mogelijk dat u bijvoorbeeld in Polen of Spanje verplicht bent een beëdigd vertaler in te schakelen, maar in Duitsland of Zweden niet. 

Door de hulp in te roepen van een bekend en vertrouwd VAT-adviesbureau of beëdigd vertaalbureau zoals Translayte, kunt u er zeker van zijn dat uw vertaalde documenten legitiem zijn. 

Prijzen & Proces

Wij bieden een doorlooptijd van 48 uur voor beëdigde vertaaldiensten voor juridische documenten. Prijzen voor beëdigde documentvertalingen beginnen vanaf 41,5 'Ǩ per pagina en kunnen worden verkregen via onze online offertepagina.

Beëdigde zakelijke documentvertalingen kunnen worden geleverd voor alle 27 EU-lidstaten.

Verder hulp

J&P Chartered Certified Accountants (bekend als J&P) is een gerespecteerd accountantskantoor dat is geregistreerd in het Verenigd Koninkrijk en lid is van de Association of Chartered Certified Accountants (ACCA). Hun professionele teams oefenen up-to-date lokale kennis van belastingen, boekhouding en financiën om ervoor te zorgen dat uw bedrijf legitiem en succesvol opereert in het Verenigd Koninkrijk en de EU. 

J&P Accountants bieden bedrijven een scala aan boekhoudkundige en financiële diensten en treden op als een grensoverschrijdende belastingagent en aanbevolen belastingadviseur door grote online verkopende marktplaatsen.  Ze zijn gespecialiseerd in wereldwijde BTW-nalevingsoplossingen voor grensoverschrijdende E-commerce handelaren die over de hele wereld handelen via online verkopende marktplaatsen. Zij bieden ook eenmanszaken en kleine tot middelgrote ondernemingen een scala aan boekhoudkundige en financiële diensten, zoals bedrijfsoprichting, vennootschapsbelasting, zelfbeoordeling, salarisadministratie, belastingplanning, nalevingscontroles en EU & UK BTW. 

U kunt contact met hen opnemen via [email protected] voor vragen over BTW-registratie binnen de EU.