Come ottenere l'apostille su documenti rilasciati in Spagna

Ottenere l'Apostille in Spagna

Le procedure di legalizzazione utilizzate in Spagna sono diverse e dipendono dal Paese per il quale si intende utilizzare i documenti. 

Utilizzo in altri Stati dell'UE

La Spagna ha stipulato un accordo con gli altri Stati membri dell'Unione Europea che esonera dalla legalizzazione della maggior parte dei documenti multilingue rilasciati in uno degli Stati membri. Ciò significa, ad esempio, che se avete bisogno del vostro certificato di nascita (certificado de nacimiento) o di matrimonio (certificado de matrimonio) in Germania o in Italia, non avete bisogno di legalizzarlo. Il certificato originale è sufficiente. 

Si noti che dal 1° gennaio 2021 il Regno Unito non fa più parte dell'Unione Europea, ma è firmatario della Convenzione dell'Aia (si veda sotto).

Utilizzo al di fuori dell'UE

La Spagna è uno dei numerosi Paesi firmatari della Convenzione dell'Aia sul reciproco riconoscimento dei documenti. Tra due Paesi firmatari della Convenzione dell'Aia esiste una procedura di legalizzazione semplificata. Questa prevede l'uso di un'apostille (in spagnolo, apostilla de la Haya). Come ottenere un'apostille in Spagna da utilizzare in un altro Paese non appartenente all'Unione Europea è il tema principale di questo articolo.

Utilizzo in un paese non aderente all'Aia

Per i Paesi non appartenenti all'Unione Europea che non sono firmatari della Convenzione dell'Aia, potrebbe essere necessaria una procedura di legalizzazione separata. Ciò dipende dai requisiti del Paese straniero. La legalizzazione dei documenti spagnoli è una procedura standard che può essere utilizzata ove necessario. Questa procedura è separata e gestita da un'autorità amministrativa diversa da quella che rilascia le apostille.

Apostille spagnola

Che cos'è un'apostille?

L'apostille rilasciata in Spagna è un metodo di legalizzazione semplificato che attesta l'autenticità della firma o del sigillo su un documento rilasciato in Spagna. Si noti che l'apostille spagnola è solo una conferma dell'autenticità della firma o del sigillo sul documento, non del contenuto del documento stesso.

Poiché i documenti emessi in Spagna sono in lingua spagnola, è procedura standard farli tradurre da un traduttore giurato spagnolo (in spagnolo, traductor jurado) nella lingua del Paese per il quale il documento è necessario, se non si tratta di un Paese di lingua spagnola. Se si legalizza una traduzione insieme al documento originale, anche la firma del traduttore giurato deve essere autenticata da un notaio (notario). 

Quando è necessaria l'apostille?

L'apostille è necessaria ogni volta che un'agenzia governativa o un datore di lavoro deve esaminare un documento ufficiale o legale straniero. È importante che il documento possa essere verificato facilmente, quindi la maggior parte dei governi e degli enti ufficiali insiste sulla necessità di allegare un'apostille a ogni documento ufficiale o legale richiesto ed emesso in un Paese straniero. 

Le apostille non possono essere falsificate perché chi è incaricato di emettere un'apostille controlla molto attentamente ogni documento ufficiale, le firme, i sigilli e le filigrane per assicurarsi che sia autentico. Questo elimina il problema che la maggior parte dei governi e delle agenzie governative straniere potrebbe avere nel tentativo di stabilire cosa è autentico e cosa no. In Spagna, l'apostille può assumere la forma di un certificato, di un sigillo o di un timbro apposto sul documento originale o di una traduzione giurata autenticata dello stesso.

Come ottenere l'Apostille in Spagna

È bene chiarire che l’apostille non è necessaria se vi è stato chiesto di fornire un documento ufficiale o legale emesso in Spagna per una persona o un'agenzia che si trova già in Spagna o (per la maggior parte dei documenti) in qualsiasi altro Stato membro dell'Unione Europea.

Ufficialmente, le apostille sono riconosciute solo dai Paesi firmatari della Convenzione dell'Aia. Attualmente i Paesi aderenti alla Convenzione dell'Aia sono oltre 110 e il loro numero è in costante aumento. Anche i Paesi che non aderiscono alla Convenzione dell'Aia possono richiedere un'apostille, ma poi è necessaria un'ulteriore legalizzazione da parte delle proprie ambasciate. La legalizzazione dei documenti spagnoli può essere effettuata dall'autorità competente in Spagna. Anche il consolato o l'ambasciata spagnola nel Paese per il quale avete bisogno di legalizzare un documento spagnolo può essere in grado di legalizzarlo per voi. 

Poiché oggi sono in tanti a voler viaggiare, sposarsi, trovare lavoro, studiare o semplicemente andare a godersi la pensione in altri Paesi, si è verificato un aumento delle richieste di apostille. Fortunatamente, a ciò è corrisposto un aumento dei servizi affidabili per ottenere un'apostille in tempi rapidi. Si noti che quando le apostille sono necessarie per un Paese in cui lo spagnolo non è la lingua ufficiale, devono anche essere tradotte nella lingua del Paese che le ha richieste. 

Esistono eccellenti servizi di traduzione di apostille che possono fornirvi le apostille di cui avete bisogno nella lingua desiderata in modo rapido ed efficiente. Per usufruire di un servizio di traduzione giurata, dovete prima ottenere la vostra apostille e poi farla tradurre da un traduttore giurato/traductor jurado. Rivolgetevi a Translayte per ottenere una traduzione rapida e professionale dei documenti e delle relative apostille.

Chi fornisce effettivamente l'apostille?

In Spagna, le apostille sono fornite gratuitamente dall'agenzia competente, a seconda dell'autorità che ha emesso il documento (previo riconoscimento della firma per alcuni documenti amministrativi). Esistono diversi enti che rilasciano le apostille, elencati di seguito.

Per i documenti amministrativi pubblici e i documenti giudiziari, rivolgetevi a una delle tre agenzie seguenti:

• Ufficio centrale dei servizi al cittadino del Ministero della Giustizia.
• Segreterie governative delle Corti superiori di giustizia e delle città di Ceuta e Melilla.
• Direzioni Territoriali del Ministero della Giustizia e Uffici Delegati di Ceuta e Melilla.

Per gli atti giudiziari pubblici emessi dalla Corte nazionale e dalla Corte suprema, rivolgetevi alle Segreterie governative dei rispettivi tribunali.

Per gli atti notarili e le scritture private le cui firme sono state autenticate davanti a un notaio, rivolgetevi all'associazione notarile o al notaio delegato al rilascio delle apostille.

È importante sapere a quale agenzia inviare i documenti sia per la convalida delle firme che per il rilascio delle apostille, poiché la procedura è piuttosto complessa. Un elenco completo delle agenzie è disponibile (in spagnolo) nel sito web del governo spagnolo.

Requisiti per ottenere l'Apostille in spagnolo

Potete presentarvi di persona presso una delle agenzie governative sopra menzionate con i documenti per i quali avete bisogno di un'apostille, insieme alla convalida delle firme già ottenuta, se necessario, oppure potete inviare i documenti per posta a una delle agenzie competenti elencate.

Si noti che questa operazione richiede molto tempo e che dovete prepararvi con largo anticipo se avete bisogno di legalizzare documenti con apostille necessari in un Paese straniero.