Hoe krijgt ik een apostille op documenten die zijn uitgegeven in Spanje?

Apostille verkrijgen in Spanje

Er zijn verschillende legalisatieprocedures in Spanje die afhankelijk zijn van het land waarvoor je de documenten gaat gebruiken.

Gebruik in andere EU-staten

Spanje en de andere lidstaten van de Europese Unie hebben een akkoord bereikt, waardoor de meeste meertalige documenten die in een lidstaat zijn uitgegeven niet langer legaal hoeven te zijn. Dit betekent dat als je een geboorteakte (certificado de nacimiento) of huwelijksakte (certificado de matrimonio) nodig hebt in Duitsland of Italië, je deze niet hoeft te legitimeren. Het originele certificaat is prima.

Merk op dat het V.K. vanaf 1 januari 2021 niet langer deel uitmaakt van de E.U. Het heeft echter wel het Verdrag van Den Haag ondertekend (zie hieronder).

Gebruik buiten de EU

Spanje is een van de vele landen die het Verdrag van Den Haag inzake de wederzijdse erkenning van documenten hebben ondertekend. Elk land dat de Conventie van Den Haag heeft geratificeerd, heeft een gestroomlijnd legalisatieproces. Dit vereist het gebruik van een apostille, of apostilla de la Haya in het Spaans. Dit artikel gaat in de eerste plaats over het verkrijgen van een apostille in Spanje voor gebruik in een land dat geen lid is van de EU.

Gebruik in een niet-Haags land

Voor elk niet-EU-land dat het Verdrag van Den Haag niet heeft ondertekend, kan een aparte legalisatieprocedure nodig zijn. Dit hangt af van de vereisten van het buitenland. Legalisatie van Spaanse documenten is een standaardprocedure die kan worden gebruikt waar nodig. Deze procedure staat los van en wordt beheerd door een andere administratieve autoriteit dan de autoriteit die apostilles afgeven.

Spaanse Apostille

Wat is een apostille?

Een Spaanse apostille is een vereenvoudigd legalisatieproces dat de echtheid van een handtekening of zegel op een in Spanje uitgegeven document verifieert. Er moet worden opgemerkt dat de Spaanse apostille niet de inhoud van het document valideert, maar alleen de authenticiteit van het zegel of de handtekening op het document bevestigt.

Omdat Spaans de taal is die wordt gebruikt voor documenten die in Spanje worden geproduceerd, is het gebruikelijk dat een beëdigd Spaans vertaler (een traductor jurado) ze vertaalt in de taal van het land waarvoor ze nodig zijn, als dat land geen Spaans spreekt. Als een vertaling naast het originele document wordt gelegaliseerd, moet een notaris bovendien de handtekening van de beëdigd vertaler (notario) waarmerken.

Wanneer heb je een apostille nodig?

Elke keer dat een overheidsorganisatie of werkgever een buitenlands officieel of juridisch document moet beoordelen, is een apostille vereist. De meeste overheden en officiële organisaties eisen tegenwoordig dat een apostille wordt aangebracht op elk officieel of juridisch document dat wordt aangevraagd en uitgegeven in het buitenland, omdat het cruciaal is dat het document gemakkelijk kan worden geverifieerd.

Aangezien degene die een apostille afgeeft verantwoordelijk is voor het grondig controleren of elk officieel document, handtekening, zegel en watermerk authentiek is, kan een apostille niet worden vervalst. De uitdaging waarmee de meeste buitenlandse landen en overheidsinstanties te maken kunnen krijgen als ze proberen onderscheid te maken tussen wat authentiek is en wat niet, wordt hiermee opgelost. Een geautoriseerde beëdigde vertaling van een document, een zegel of stempel aangebracht op het originele document, of een certificaat zijn allemaal voorbeelden van apostilles in Spanje.

In Spanje kan een apostille de vorm aannemen van een certificaat, een zegel of stempel bevestigd aan het originele document of de beëdigde vertaling ervan.

Hoe een Apostille verkrijgen in Spanje

Je hebt geen apostille nodig als je gevraagd bent om een officieel of wettelijk document uit Spanje in te dienen voor iemand of een instantie die zich al in Spanje bevindt of (voor de meeste documenten) in een andere EU-lidstaat.

Officieel worden apostilles alleen erkend door landen die het Verdrag van Den Haag hebben ondertekend. Het aantal landen dat is aangesloten bij de Conventie van Den Haag bedraagt momenteel meer dan 110 en dit aantal neemt regelmatig toe. Ook landen die de Conventie van Den Haag niet hebben ondertekend, kunnen om een apostille vragen, maar deze vervolgens laten legaliseren door hun eigen ambassade. Legalisatie kan worden uitgevoerd door de bevoegde autoriteit in Spanje van Spaanse documenten. Het Spaanse consulaat of de ambassade in het land waarvoor je een Spaans document gelegaliseerd moet hebben, kan het ook voor je legaliseren.

Het aantal aanvragen voor apostilles is toegenomen, omdat veel mensen nu willen reizen, trouwen, werk zoeken, studeren of gewoon als gepensioneerden in andere landen gaan wonen. Gelukkig valt dit samen met een toename van betrouwbare bedrijven die tijdig een apostille voor je kunnen maken. Er moet worden opgemerkt dat apostilles moeten worden vertaald in de taal van het land dat ze aanvraagt als ze nodig zijn voor een land waar Spaans niet de officiële taal is.

Je kunt snel en effectief de apostille of apostilles verkrijgen die je nodig hebt in de taal die je nodig hebt door gebruik te maken van een van de top-apostillevertaaldiensten. Je moet eerst je apostille verkrijgen en deze dan laten vertalen door een beëdigd vertaler of traductor jurado om gebruik te kunnen maken van een beëdigde vertaaldienst. Gebruik Translayte om documenten en apostilles snel en professioneel te vertalen.

Wie levert de apostille?

Afhankelijk van de autoriteit die het document uitgeeft, zal de juiste instantie in Spanje apostilles gratis aanbieden (na voorafgaande bevestiging van de handtekening voor specifieke administratieve documenten). Apostilles worden uitgegeven door een aantal organisaties. Hieronder volgt een lijst.

Gebruik voor openbare administratieve documenten en gerechtelijke documenten een van deze drie instanties

• Centrale Dienst Burgerzaken van het Ministerie van Justitie.
• Regeringssecretariaten van de Hoge Gerechtshoven en van de steden Ceuta en Melilla. 
• Territoriale Beheer van het Ministerie van Justitie en Gedelegeerde Kantoren van Ceuta en Melilla.

Voor openbare gerechtelijke documenten die zijn uitgegeven door het Nationaal Gerechtshof en het Hooggerechtshof gebruikt u de secretarissen van de regering van de respectieve rechtbanken.

Voor notariële documenten en privédocumenten waarvan de handtekeningen voor een notaris zijn gewaarmerkt, gebruik je de notariële vereniging of notaris die gemachtigd is om apostilles af te geven.

Merk op dat het belangrijk is om te weten naar welke instantie je de documenten moet sturen voor zowel een bevestiging van handtekeningen als voor de afgifte van apostilles, aangezien de procedure vrij ingewikkeld is. Op deze website van de Spaanse overheid vind je een volledige lijst van instanties (in het Spaans).

Vereisten voor het verkrijgen van een Apostille in het Spaans

Je kunt de documenten waarvoor je een apostille nodig hebt persoonlijk afgeven bij een van de hierboven vermelde overheidsinstanties, samen met de bevestiging van eerder verkregen handtekeningen indien nodig, of je kunt je documenten per post opsturen naar een van de relevante autoriteiten in de lijst.

Het is belangrijk op te merken dat dit veel tijd in beslag neemt en dat u van tevoren moet plannen als u documenten in een ander land moet legaliseren met een apostille.