Obtenir une apostille en Espagne
Il existe différentes procédures de légalisation en Espagne, selon le pays dans lequel vous utiliserez les documents.
Utilisation dans d’autres États de l’UE
L’Espagne a conclu un accord avec les autres États membres de l’Union européenne qui exempte de légalisation la plupart des documents multilingues délivrés dans un État membre. Cela signifie, par exemple, que si vous avez besoin de votre acte de naissance (certificado de nacimiento) ou de votre certificat de mariage (certificado de matrimonio) en Allemagne ou en Italie, vous n’avez pas besoin de le légaliser. Le certificat original suffit.
Cette exemption découle du règlement (UE) 2016/1191. Elle couvre des types de documents spécifiques, tels que les actes de naissance, de mariage et les certificats de casier judiciaire délivrés avec un formulaire type multilingue.
Depuis le 1er janvier 2021, le Royaume-Uni a quitté l’UE à la suite du Brexit. Toutefois, il reste signataire de la Convention de La Haye ; les documents destinés au Royaume-Uni nécessitent donc une apostille.
Utilisation hors de l’UE
L’Espagne fait partie des nombreux pays signataires de la Convention de La Haye sur la reconnaissance mutuelle des documents. Une procédure de légalisation simplifiée est en place entre deux pays signataires de la Convention de La Haye. Elle implique l’utilisation d’une apostille (en espagnol, apostilla de la Haya).
Au 30 juin 2026, 130 pays sont parties à la Convention, selon le tableau de statut de la HCCH officiel. La composition évolue à mesure que de nouveaux pays y adhèrent ; il est donc utile de vérifier la liste à jour pour votre destination spécifique. Cet article se concentre sur la manière d’obtenir une apostille en Espagne pour une utilisation dans un autre pays hors UE.
Utilisation dans un pays non signataire de La Haye
Pour tout pays non membre de l’UE qui n’est pas signataire de la Convention de La Haye, une procédure de légalisation distincte peut être nécessaire. Cela dépend des exigences du pays étranger.
Dans ce cas, le document passe par une légalisation par voie diplomatique. Pour les documents espagnols, cela signifie une légalisation par le ministère des Affaires étrangères (MAEC), suivie de l’ambassade ou du consulat du pays de destination en Espagne. L’autorité étrangère appose une signature de légalisation et une étiquette de sécurité.
Documents étrangers destinés à être utilisés en Espagne
Si votre document a été délivré en dehors de l’Espagne, vous devez obtenir une apostille dans le pays de délivrance. Seules les autorités de ce pays peuvent la délivrer. Une fois apostillé, le document peut être présenté directement aux autorités espagnoles. Aucune étape supplémentaire auprès d’un consulat espagnol n’est nécessaire.
Si le pays de délivrance n’est pas membre de la Convention de La Haye, le document doit être légalisé par voie diplomatique à la place. Cela se fait auprès de l’ambassade ou du consulat d’Espagne compétent dans ce pays.
Demandez l’apostille ou la légalisation avant de vous rendre en Espagne. L’obtenir après coup implique généralement de renvoyer le document dans le pays de délivrance.
Notez que les documents délivrés par les ambassades et les consulats ne peuvent pas être apostillés. Ils doivent être légalisés par les autorités locales à la place.
Qu’est-ce qu’une apostille ?
Une apostille délivrée en Espagne est une légalisation simplifiée qui atteste de l’authenticité de la signature ou du sceau d’un document, et non de son contenu. Si le pays de destination utilise une autre langue, le document devra également faire l’objet d’une traduction assermentée.
Quand avez-vous besoin d’une apostille ?
Une apostille est requise chaque fois qu’une administration ou un employeur doit examiner un document officiel ou juridique étranger. Il est important que le document puisse être facilement vérifié ; c’est pourquoi la plupart des gouvernements et organismes officiels exigent désormais une apostille pour chaque document officiel ou juridique demandé et délivré dans un pays étranger.
Chaque apostille peut être vérifiée auprès de l’autorité qui l’a délivrée. L’Espagne délivre également des apostilles électroniques, qui peuvent être vérifiées en ligne via le ministère de la Justice. C’est pourquoi les autorités étrangères acceptent les documents apostillés sans vérifications supplémentaires. En Espagne, une apostille peut prendre la forme d’un certificat, d’un sceau ou d’un tampon apposé sur le document original.
Comment obtenir une apostille en Espagne
Pour obtenir une apostille en Espagne, vous devez faire authentifier les documents publics que vous souhaitez utiliser à l’étranger auprès du ministère de la Justice, des collèges notariaux ou des tribunaux supérieurs de justice.
Étape 1 : Identifier le type de document
Vérifiez si votre document est un document d’état civil, tel qu’un acte de naissance, de mariage, de décès, un document judiciaire, un document notarié ou un document académique/commercial. L’autorité compétente pour délivrer l’apostille dépend du type de document.
Étape 2 : Faire notarier si nécessaire
Les déclarations personnelles, les lettres privées et certains documents traduits doivent être certifiés par un notaire (notario) avant de pouvoir être apostillés. Les certificats délivrés par l’administration, tels que les actes de naissance et de mariage, ne nécessitent pas de notarisation préalable. Par exemple, si vous prévoyez de vous marier en Espagne, des documents tels qu’une déclaration de célibat doivent être notariés avant de pouvoir être apostillés. Il en va de même pour les traductions assermentées apostillées avec l’original : la signature du traducteur doit d’abord être authentifiée par un notaire.
Étape 3 : Choisir votre mode de demande
L’Espagne propose une demande en personne, par courrier, ou en ligne via le portail électronique du ministère de la Justice (sede electrónica) pour l’apostille des documents. Pour faire une demande en ligne, vous avez besoin d’un certificat numérique espagnol ou d’identifiants Cl@ve. Si vous n’en disposez pas, faites la demande en personne ou par courrier, ou autorisez un représentant à la faire pour vous. Les demandes en personne sont souvent traitées le jour même si les documents sont en règle. Les demandes en ligne prennent de quelques jours à une semaine. Les demandes par courrier peuvent prendre plusieurs semaines.
Étape 4 : Déposer auprès de l’autorité compétente
Selon vos documents, vous pouvez obtenir une apostille auprès du ministère de la Justice, du Tribunal Superior de Justicia (TSJ), du ministère des Affaires étrangères (MAEC) ou des Colegios Notariales.
Ministère de la Justice : documents d’état civil et documents judiciaires
Tribunal Superior de Justicia (TSJ) : certains documents régionaux
Ministère des Affaires étrangères (MAEC) : documents consulaires et commerciaux
Colegios Notariales : documents notariés.
Les documents académiques, tels que les diplômes et relevés de notes, nécessitent d’abord une reconnaissance de signature par les autorités éducatives avant de pouvoir être apostillés.
Les documents commerciaux, tels que les certificats d’origine et les factures commerciales, peuvent passer par la chambre de commerce ou le MAEC, selon le document.
Au sein de ces organismes, le guichet exact dépend du type de document :
Documents administratifs publics et documents judiciaires : le Service central d’accueil des citoyens du ministère de la Justice, les Secrétariats du gouvernement des Tribunaux supérieurs de justice (y compris Ceuta et Melilla), ou la Gestion territoriale du ministère de la Justice et les bureaux délégués de Ceuta et Melilla.
Documents judiciaires délivrés par l’Audience nationale ou la Cour suprême : les secrétaires de gouvernement des juridictions concernées.
Documents notariés et documents privés authentifiés devant notaire : le collège notarial, ou un notaire délégué pour délivrer des apostilles.
Une liste complète des organismes est fournie (en espagnol) par ce site du gouvernement espagnol.
Étape 5 : L’apostille est délivrée gratuitement
Contrairement à de nombreux pays, l’Espagne ne facture pas de frais administratifs pour les apostilles. Des coûts ne surviennent que pour les traductions assermentées, les copies notariées ou les services de messagerie. Certaines sources mentionnent de petits frais par document. Ils renvoient généralement à des frais des collèges notariaux ou à des frais de service d’agences privées, et non à des frais publics.
Étape 6 : Traduire si nécessaire
D’abord l’apostille, puis la traduction. La plupart des autorités souhaitent que le certificat d’apostille lui-même soit traduit avec le document. Procéder dans cet ordre permet qu’une seule traduction couvre l’ensemble. Si le pays de destination exige une langue autre que l’espagnol, traduisez le document apostillé après avoir reçu l’apostille.
Si votre document nécessite une apostille, Translayte peut vous aider avec des traductions certifiées et l’apostille afin d’assurer la conformité aux exigences internationales. Demandez un devis gratuit pour obtenir une apostille et une traduction certifiée de votre document espagnol.
Quels documents nécessitent une apostille en Espagne ?
Exigences pour obtenir une apostille en espagnol
Vous pouvez soit vous présenter en personne auprès de l’un des organismes publics mentionnés ci-dessus avec les documents pour lesquels vous avez besoin d’une apostille, accompagnés le cas échéant de la reconnaissance de signatures déjà obtenue, soit envoyer vos documents par courrier à l’un des organismes pertinents figurant dans la liste.
Seuls les documents originaux peuvent être apostillés, ou des copies conformes délivrées par le même organisme que celui qui a délivré l’original. Les photocopies apostillées ne sont pas acceptées. Si vous ne pouvez pas vous séparer de l’original, un notaire peut établir un témoignage certifié du document (testimonio por exhibición), qui pourra ensuite être apostillé.
Si vous ne savez pas quelle autorité traite votre document, le portail électronique du MAEC publie les procédures de légalisation en vigueur ainsi que la prise de rendez-vous pour son Service des légalisations à Madrid.
Une apostille espagnole expire-t-elle ?
Une apostille espagnole n’a pas de date d’expiration technique. Il s’agit d’une authentification permanente de la signature et de la qualité de la personne qui a signé le document. Toutefois, d’autres facteurs peuvent rendre une apostille espagnole invalide pour l’usage prévu. Notamment :
Validité du document : si le document a une période de validité, l’apostille n’est acceptée que dans ce délai.
Exigence de récence : certaines autorités peuvent demander une apostille délivrée dans un délai de 3 à 6 mois. Si c’est le cas, une apostille plus ancienne sera rejetée pour cette démarche.
Documents réédités : si vous avez obtenu une copie mise à jour du document en raison d’erreurs dans la version précédente, vous devez apostiller le nouveau document.
Combien coûte une apostille en Espagne ?
Le coût d’obtention d’une apostille en Espagne dépend de la procédure et des services additionnels requis. Voici une ventilation des coûts :
Frais d’apostille du gouvernement espagnol : gratuit
Frais de service d’une agence privée (facultatif, si quelqu’un s’en charge pour vous) : à partir de 40 € par document.
Traduction assermentée (traductor jurado) : 30–80 € par page
Copie / certification notariale (si requise) : 30–60 € par document.
Frais de messagerie / postaux : variables, selon le service et l’urgence.
Ai-je besoin d’une traduction certifiée de mon document espagnol apostillé ?
Si vous devez soumettre un document espagnol apostillé à des autorités en dehors de l’Espagne et qu’il est rédigé en espagnol, vous devez obtenir une traduction certifiée. Par exemple, si vous soumettez un acte de naissance espagnol apostillé aux autorités britanniques, vous devrez traduire l’acte de naissance espagnol en anglais.
Les autorités britanniques, telles que UK Visas and Immigration, exigent des traductions certifiées pour tout document qui n’est pas en anglais ou en gallois, même s’il est déjà apostillé.
Une apostille confirme que le document original est authentique, mais elle ne traduit pas le contenu. Une traduction certifiée permet aux agents de lire et de vérifier les informations contenues dans le document.
Les traductions assermentées vers l’espagnol ne sont valables que si elles sont réalisées par un traducteur autorisé par le ministère espagnol des Affaires étrangères. Le registre officiel des traductores jurados est publié sur le site du MAEC. Pour les démarches gérées par la Generalitat de Catalunya, les traductions en catalan réalisées par un traducteur assermenté agréé par la Generalitat sont également acceptées.
Une traduction apostillée d’un document espagnol comprend généralement :
Une traduction complète et exacte du document original en espagnol
Une traduction de l’apostille jointe
Une attestation de certification confirmant l’exactitude de la traduction
Le nom complet du traducteur, sa signature et ses coordonnées
La date de certification
Fournir à la fois l’apostille et une traduction certifiée permet de garantir que votre document sera accepté sans retards ni demandes d’informations supplémentaires.
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