Comment obtenir une apostille sur des documents délivrés en Espagne

Obtenir une apostille en Espagne

Il existe différentes procédures de légalisation en Espagne, qui dépendent du pays pour lequel vous allez utiliser les documents. 

Utilisation dans d'autres États membres de l'UE

L'Espagne a conclu un accord avec les autres États membres de l'Union européenne qui dispense de la légalisation de la plupart des documents multilingues délivrés dans l'un ou l'autre État membre. Cela signifie, par exemple, que si vous avez besoin de votre acte de naissance (certificado de nacimiento) ou de votre certificat de mariage (certificado de matrimonio) en Allemagne ou en Italie, vous n'avez pas besoin de le légaliser. Le certificat original suffit. 

Veuillez noter qu'à partir du 1er janvier 2021, le Royaume-Uni ne fera plus partie de l'Union européenne. Il est cependant signataire de la Convention de La Haye (voir ci-dessous).

Utilisation en dehors de l'UE

L'Espagne est l'un des nombreux pays signataires de la Convention de La Haye sur la reconnaissance mutuelle des documents. Une procédure de légalisation simplifiée est en place entre deux pays signataires de la Convention de La Haye. Cela implique l'utilisation d'une apostille (en espagnol, apostilla de la Haya). Comment obtenir une apostille en Espagne pour l'utiliser dans un autre pays non-membre de l'Union européenne est le sujet principal de cet article.

Utilisation dans un pays non-signataire de la Convention de La Haye

Pour tout pays non-membre de l'Union européenne qui n'est pas signataire de la Convention de La Haye, une procédure de légalisation distincte peut être nécessaire. Cela dépend des exigences du pays étranger. La légalisation des documents espagnols est une procédure standard qui peut être utilisée si nécessaire. Cette procédure est distincte et gérée par une autorité administrative différente de celles qui délivrent les apostilles.

Apostille espagnole

Qu'est-ce qu'une apostille ?

Une apostille délivrée en Espagne est une méthode de légalisation simplifiée qui permet d'affirmer que la signature ou le sceau d'un document délivré en Espagne est authentique. Il convient de noter que l'apostille espagnole ne fait que confirmer l'authenticité de la signature ou du sceau apposé sur le document, et non le contenu du document lui-même.

Les documents délivrés en Espagne étant rédigés en espagnol, la procédure habituelle consiste à les faire traduire par un traducteur espagnol assermenté (en espagnol, traductor jurado) dans la langue du pays pour lequel le document est nécessaire, s'il ne s'agit pas d'un pays hispanophone. Si vous légalisez une traduction en même temps que le document original, la signature du traducteur assermenté doit également être authentifiée par un notaire (notario). 

Quand avez-vous besoin d'une apostille ?

Une apostille est nécessaire lorsqu'une agence gouvernementale ou un employeur doit examiner un document officiel ou juridique étranger. Il est important que le document puisse être vérifié facilement, c'est pourquoi la plupart des gouvernements et des organismes officiels insistent aujourd'hui pour qu'une apostille soit jointe à chaque document officiel ou juridique demandé et délivré dans un pays étranger. 

Les apostilles ne peuvent pas être falsifiées car la personne chargée d'émettre une apostille est chargée de vérifier chaque document officiel, les signatures, les sceaux et les filigranes très soigneusement pour s'assurer de leur authenticité. Cela élimine le problème que la plupart des gouvernements étrangers et des agences gouvernementales pourraient rencontrer en essayant de déterminer ce qui est authentique et ce qui ne l'est pas. En Espagne, l'apostille peut prendre la forme d'un certificat, d'un sceau ou d'un cachet apposé sur le document original ou sur sa traduction assermentée authentifiée.

Comment obtenir une apostille en Espagne

Pour que les choses soient claires, vous n'avez pas besoin d'apostille si l'on vous a demandé de fournir un document officiel ou légal délivré en Espagne pour une personne ou un organisme se trouvant déjà en Espagne ou (pour la plupart des documents) dans un autre État membre de l'Union européenne.

Officiellement, les apostilles ne sont reconnues que par les pays signataires de la Convention de La Haye. Le nombre de pays signataires de la Convention de La Haye est actuellement supérieur à 110 et augmente régulièrement. Même les pays qui ne sont pas signataires de la Convention de La Haye peuvent demander une apostille, puis la faire suivre d'une légalisation supplémentaire par leurs propres ambassades. La légalisation des documents espagnols peut être effectuée par l'autorité compétente en Espagne. Le consulat ou l'ambassade d'Espagne dans le pays pour lequel vous avez besoin de faire légaliser un document espagnol peut également être en mesure de le faire pour vous. 

Le nombre de personnes souhaitant voyager, se marier, trouver un emploi, étudier ou simplement partir vivre en tant que retraité dans d'autres pays est tel que les demandes d'apostilles se sont multipliées. Heureusement, cette évolution s'est accompagnée d'une augmentation du nombre de services fiables, capables d'obtenir rapidement une apostille pour vous. Il convient de noter que lorsque des apostilles sont nécessaires pour un pays dont l'espagnol n'est pas la langue officielle, elles doivent également être traduites dans la langue du pays qui en a fait la demande. 

Il existe d'excellents services de traduction d'apostilles qui peuvent vous fournir rapidement et efficacement les apostilles dont vous avez besoin dans la langue qui vous convient. Pour utiliser un service de traduction assermentée, vous devez d'abord obtenir votre apostille, puis la faire traduire par un traducteur assermenté (traductor jurado). Vous pouvez utiliser Translayte pour vous assister dans la traduction rapide et professionnelle de documents et de leurs apostilles.

Qui fournit l'apostille ?

En Espagne, les apostilles sont fournies gratuitement par l'organisme compétent, en fonction de l'autorité émettrice du document (après reconnaissance préalable de la signature pour certains documents administratifs). Il existe plusieurs agences qui délivrent des apostilles. Ces dernières sont énumérées ci-dessous.

• Pour les documents administratifs publics et les documents judiciaires, veuillez utiliser l'une des trois agences suivantes
• Service central des citoyens du ministère de la justice.
• Secrétariats gouvernementaux des tribunaux supérieurs de justice et des villes de Ceuta et Melilla.
• Directions territoriales du ministère de la justice et bureaux délégués de Ceuta et Melilla.
• Pour les documents judiciaires publics émis par la Cour nationale et la Cour suprême, veuillez utiliser les secrétariats du gouvernement des cours respectives.
• Pour les actes notariés et les actes sous seing privé dont la signature a été authentifiée devant un notaire, il convient de s'adresser à l'association notariale ou au notaire délégué pour la délivrance des apostilles.

Veuillez noter qu'il est important de savoir à quelle agence vous devez envoyer vos documents pour une reconnaissance de signature et pour la délivrance d'apostilles, car la procédure est assez compliquée. Une liste complète des agences est fournie (en espagnol) par ce site web du gouvernement espagnol.

Conditions d'obtention d'une apostille en espagnol

Vous pouvez soit vous présenter en personne à l'une des agences gouvernementales mentionnées ci-dessus avec les documents pour lesquels vous avez besoin d'une apostille, ainsi que la reconnaissance des signatures déjà obtenues si nécessaire, soit envoyer vos documents par courrier à l'une des agences concernées mentionnées.

Veuillez noter que cela prend beaucoup de temps et que vous devez vous préparer bien à l'avance si vous avez besoin de légaliser des documents avec une apostille dans un pays étranger.