Hoe krijg ik een apostille op documenten uitgegeven in de Verenigde Staten

Documentlegalisatie in Amerika begrijpen

Documentlegalisatie verwijst naar het proces van het certificeren van de authenticiteit van een document dat bedoeld is voor gebruik in een ander land. Als je zaken doet in het buitenland, is het essentieel dat je papierwerk wordt vertaald en gelegaliseerd in de Verenigde Staten van Amerika. Het kan ook een hele klus zijn. Dit hoeft echter niet het geval te zijn. In onze blogpost wordt het proces uitgesplitst, zodat je een grondig beeld krijgt van alles wat je moet doen om ervoor te zorgen dat je documenten worden geaccepteerd in de Verenigde Staten van Amerika.

Wat is een apostille in Amerika?

In Amerika is een apostille een vorm van legalisatie waarbij een speciaal stempel of certificaat wordt gebruikt dat een document geldig maakt en de herkomst ervan bewijst door de legitimiteit van de handtekening en de autoriteit van de ambtenaar die het document heeft ondertekend te bevestigen. Het is een vereenvoudigde manier om te bewijzen dat het document echt en officieel is. Apostillelegalisatie zorgt ervoor dat documenten als geldig worden erkend in landen die deel uitmaken van het Verdrag van Den Haagse van 1961 ter vereenvoudiging van de apostille. Het vereenvoudigt het proces van documenterkenning tussen vreemde landen, waardoor aanvullende certificeringen zoals consulaire legalisatie in lidstaten niet meer nodig zijn.

Hoe ziet het Amerikaanse apostilledocument eruit?

Er zijn 156 landen die deel uitmaken van het Verdrag van Den Haag. 65 van deze landen zijn verbonden partijen, wat betekent dat ze gedeeltelijk lid zijn of bezig zijn volledig, permanent lid te worden. Zowel de Verenigde Staten als de andere 91 landen zijn permanente leden van de conventie. In de vorm van een rechthoekige, gedrukte stempel draagt het Amerikaanse apostilledocument de naam van de staat die het heeft afgegeven, een officieel zegel en de handgeschreven naam en handtekening van de apostilleambtenaar. Een verwijzing naar het Verdrag van Den Haag (Convention de la Haye du 5 octobre, 1961) staat onder de titel "Apostille" of "Authentication Certificate (Certificaat van authenticatie)". De datum van afgifte en een referentienummer behoren tot de extra details over het document die in de apostille zijn opgenomen.

In Amerika zijn de bevoegde autoriteiten die apostilles afgeven:

• Het Amerikaanse ministerie van Buitenlandse Zaken (federale documenten).
• Gerechtssecretarissen (documenten uitgegeven door de federale rechtbanken).
• Staatssecretarissen (documenten uitgegeven door hun respectievelijke staten).

Welke documenten kunnen worden gelegaliseerd in de Verenigde Staten van Amerika?

Mensen moeten meestal een aantal documenten legaliseren voor verschillende doeleinden, afhankelijk van hun behoeften. Hier zijn de meest voorkomende documenten die mensen vaak legaliseren in Amerika:

• Certificaten van de burgerlijke stand: huwelijksakten, geboorteakten, overlijdensakten, enz.
• Uittreksels uit het Amerikaanse handelsregister: Documenten met betrekking tot bedrijfsregistraties en handelsactiviteiten.
• Federal Bureau of Investigation (FBI) Achtergrondcontroles.
• Documenten van de Internal Revenue Service (IRS).
• Uittreksels uit het kadaster: Officiële documenten met informatie over onroerend goed of grondbezit en juridische status.
• Documenten met betrekking tot een rechtbank: Documenten met betrekking tot juridische procedures en vonnissen.
• Commerciële documenten gelegaliseerd door een staatsregistratie-instantie:

statuten, registratiecertificaten, belastingregistraties enz.

• Octrooien: Documenten met betrekking tot patenten en intellectueel eigendom.

• Academische diploma's uitgegeven door openbare instellingen: transcripten, overzichten van vakken en cijfers, inschrijvingsbewijzen en aanvullende certificaten

• Notariële documenten: Beëdigde documenten, beëdigde vertalingen, machtigingen, laatste wilsbeschikkingen, verklaringen

Soorten documenten die niet kunnen worden gelegaliseerd in Amerika

• Documenten die niet zijn uitgegeven door bevoegde autoriteiten:Privécontracten, privébrieven of documenten uitgegeven door niet-officiële entiteiten.

• Commerciële documenten: Documenten zoals facturen, handelscontracten en douanedocumenten.
• Diplomatieke en consulaire documenten.
• ID-kaarten.

Consulaire legalisatie

Consulaire legalisatie is een ingewikkeldere procedure. Het is ook het proces van het bevestigen of certificeren van juridische documenten om ervoor te zorgen dat ze worden erkend en geaccepteerd door het rechtssysteem van een ander land. Het is echter een extra verificatielaag naast de apostille die wordt uitgevoerd door de diplomatieke of consulaire missie in de VS die het land vertegenwoordigt waar het document zal worden gebruikt. Een document dat bijvoorbeeld in Namibië wordt gebruikt, wordt gelegaliseerd door de Namibische ambassade in Amerika.

Dit wordt gedaan als een van de deelnemende regeringen bezwaar heeft gemaakt tegen de toetreding van de andere of als het document moet worden gebruikt in landen die geen partij zijn bij het Verdrag van Den Haag. Vergeleken met het verkrijgen van een apostillestempel kan consulaire legalisatie duurder en tijdrovender zijn. Dit komt doordat er bij dit legalisatieproces een aantal lokale instanties betrokken zijn, waaronder het Amerikaanse Ministerie van Buitenlandse Zaken en de diplomatieke vertegenwoordiging van het land van bestemming. Voordat je document in Amerika wordt goedgekeurd op de ambassade of het consulaat van het doelland, moet het een aantal extra certificeringen doorstaan.

Hoe legaliseer je documenten in Amerika?

Hier is een eenvoudige gids voor het legaliseren van je documenten in Amerika die naar andere landen gaan:

Stap één - Verkrijg de originele documenten: Zorg ervoor dat je het originele document hebt of een officiële kopie die is afgegeven door de relevante Amerikaanse autoriteiten. Zorg ervoor dat de kopie voorzien is van het officiële zegel en de handtekening van de instelling en een getrouwe kopie is van het origineel.

Stap twee - Vertaal het document: Als het document nog niet in de officiële taal van het land van bestemming is, heb je een notariële vertaling nodig. Deze vertaling moet worden uitgevoerd door een vertrouwde USCIS-gecertificeerde vertaaldienst in Amerika of volgens de officiële vertaalvereisten van het ontvangende land Gecertificeerde vertaaldiensten zorgen ervoor dat je documenten nauwkeurig en legaal worden vertaald.

Stap drie - Laat ze certificeren: Je documenten certificeren door ze notarieel te laten bekrachtigen. Om deze stap gemakkelijk te maken, biedt Translayte je een plek waar je zowel je documenten kunt vertalen als notarieel bekrachtigen.  Als je een beëdigde vertaling bestelt, hoef je alleen maar de optie "notariële bekrachtiging" te selecteren. Deze certificering controleert de authenticiteit van het document en de handtekeningen erop.

Stap Vier - Vraag de apostille aan bij de juiste autoriteiten Bij het verkrijgen van een apostille in de Verenigde Staten wordt van je verwacht dat je de volgende documenten indient:

• Een ingevuld apostilleverificatieaanvraagformulier van de website van je staat of bevoegde autoriteit met:
  • Je naam (voor een minderjarige moet de naam van de volwassene die de aanvraag doet worden gebruikt).
  • De naam van het ontvangende land.
  • Je telefoonnummer overdag en e-mailadres.
  • Informatie over waar de documenten naartoe gestuurd moeten worden na verwerking.
• Het originele, ongewijzigde en voor eensluidend gewaarmerkte afschrift van het document.
• Legalisatiekosten van $5-$50 per document, afhankelijk van de staat.

Stap vijf - Ontvang het geapostilleerde document: Zodra de apostille is aangebracht, worden de geapostilleerde documenten naar je opgestuurd. Je document is nu geldig voor gebruik in landen die partij zijn bij de Conventie van Den Haag.

Stap zes - Stuur het document naar de ambassade of het consulaat (voor consulaire legalisatie): Als het ontvangende land het Verdrag van Den Haag niet erkent, moet je naar het Amerikaanse Ministerie van Buitenlandse Zaken gaan en vervolgens naar de ambassade of het consulaat van het ontvangende land in Amerika om het document verder te legaliseren volgens hun vereisten. Na deze stap kun je het document gebruiken in het ontvangende land.

Hoe krijg ik een notariële vertaling in Amerika online?

Volg deze stappen om online een notariële vertaling in Amerika te krijgen:

1. Bezoek de website van Translayte.
2. Klik op "Beëdigde vertaling bestellen".
3. Selecteer "Gecertificeerde vertaling", selecteer de doel- en brontaal en de gewenste doorlooptijd.
4. Upload het document dat je wilt vertalen. Zorg ervoor dat het bestand de juiste naam heeft.
5. Selecteer de standaard, specialistische of professionele vertaaldiensten, gebaseerd op je behoeften en budget.
6. Geef aan dat je een "notariële vertaling" wilt en eventuele andere specificaties die je wilt voor je document.
7. Plaats je bestelling en wacht op je vertaling. Je vertaling wordt op of voor de afgesproken tijd per e-mail of per post bij je bezorgd.

Apostille verkrijgen voor documenten die naar de Verenigde Staten gaan

Het verkrijgen van een apostille op documenten die bestemd zijn voor gebruik in Amerika is het proces van het legaliseren van documenten die gebruikt zullen worden in Amerika in overeenstemming met de wettelijke vereisten van de Amerikaanse autoriteit die het document of de documenten ontvangt. Documenten worden geattesteerd door autoriteiten zoals notarissen of de ambassade; de uiteindelijke attestatie wordt echter uitgevoerd door het Ministerie van Buitenlandse Zaken van je land.

Dit is de procedure voor het verkrijgen van een apostille in jouw land voor documenten die naar Amerika gaan:

1. Identificeer de bevoegde autoriteit: Zoek uit welke autoriteit in jouw land verantwoordelijk is voor het uitgeven van apostilles. De bevoegde autoriteit die in de meeste landen verantwoordelijk is voor het uitgeven van apostilles is meestal het Ministerie van Buitenlandse Zaken. Als het een andere autoriteit is, zorg er dan voor dat je deze identificeert.

2. Bereid je documenten voor: Zorg ervoor dat je documenten in orde zijn en voldoen aan alle eisen die het Ministerie van Buitenlandse Zaken in je land stelt. Dit omvat meestal notarisatie, vertalingen of andere authenticatiestappen. De documenten die je geacht wordt mee te nemen zijn meestal:

• De originele documenten die gelegaliseerd moeten worden.
• Een nationale identificatie zoals een internationaal paspoort of nationale identiteitskaart.
• Fotokopieën van je documenten.
• Bewijs van betaling van de legalisatiekosten.
• Een ingevuld aanvraagformulier, meestal van het ministerie van Buitenlandse Zaken van het land.

3. De documenten indienen: Dien je documenten in bij het ministerie van Buitenlandse Zaken, samen met de eventueel vereiste kosten die door je land zijn vastgesteld. Dit kan vaak persoonlijk of via de aangewezen kanalen.

4. Wachten op verwerking: Wacht tot het Ministerie van Buitenlandse Zaken je aanvraag heeft verwerkt. De verwerkingstijden verschillen per land, dus het is raadzaam om bij hen na te vragen wat de geschatte tijd is.

5. Ontvang de geapostilleerde documenten: Zodra de apostille is afgegeven, kun je de documenten persoonlijk afhalen of ze per post naar je toe laten sturen, afhankelijk van de opties die het Ministerie van Buitenlandse Zaken in jouw land biedt. Controleer voordat je naar Amerika reist of de apostille goed is aangebracht volgens de vereisten van het Apostilleverdrag van Den Haag. Hier zijn enkele dingen die je moet controleren:

• Het zegel en de handtekening: Zoek naar het officiële zegel van de bevoegde autoriteit die de apostille heeft afgegeven. Er moet ook een handtekening zijn van een gemachtigde vertegenwoordiger van het apostillekantoor.
• Controleer het document: Controleer of de apostille aan het juiste document is gehecht. Controleer of de gegevens op de apostille, zoals de namen van de partijen, overeenkomen met de informatie in het document.
• Controleer op watermerk of beveiligingskenmerken: De apostille van elk land heeft veiligheidskenmerken zoals watermerken, nummers, streepjescodes, enz. om vervalsing te voorkomen. Je moet controleren welke veiligheidskenmerken aanwezig zijn in de apostille van jouw land en of ze ook in jouw apostille aanwezig zijn.
• Bestudeer de taal: Zorg ervoor dat de taal op de apostille overeenkomt met de taal die wordt gebruikt in de officiële documenten van je land.
• Gebruik online verificatietools: Veel landen hebben online verificatieprogramma's waar je de apostille kunt controleren om de echtheid ervan te bevestigen. De staat Washington in Amerika heeft bijvoorbeeld een online verificatiesysteem waar u informatie kunt invoeren over apostilles die door hen zijn afgegeven en kunt bevestigen dat deze legitiem zijn.

Ontvang USCIS-gecertificeerde vertalingen met Translayte

Elk buitenlands document dat niet in het Engels is, moet vertaald worden door een beëdigd vertaler in Amerika. Translayte is uw beste keuze voor lokaal relevante professionele vertaaldiensten, waarbij het voldoen aan de normen van internationale autoriteiten onze topprioriteit is.

Onze USCIS-gecertificeerde vertalers zorgen ervoor dat uw documenten niet alleen vertaald zijn, maar ook voldoen aan de Amerikaanse normen. Probeer het eens en vraag een gratis offerte aan in een paar eenvoudige stappen.

Gerelateerde berichten:

Hoe krijgt u een apostille op documenten uitgegeven in Nederland?

Hoe krijgt u een apostille op documenten uitgegeven in Brazilië?

Hoe krijgt u een apostille op documenten uitgegeven in Portugal?