Cómo obtener una apostilla en documentos emitidos en los EE. UU.

Created: Feb 19, 2024 | Updated: Mar 11, 2024

Traducir y legalizar tus documentos en los Estados Unidos de América es muy importante si estás involucrado en transacciones internacionales. También puede ser un ejercicio desafiante. Sin embargo, no tiene por qué ser así. Nuestra publicación de blog desglosa el proceso para que sea fácil de entender y puedas obtener una imagen completa de lo que debes hacer para asegurarte de que tus documentos sean aceptados en los Estados Unidos de América.

Entendiendo la Legalización de Documentos en Estados Unidos

La legalización de documentos se refiere al proceso de certificación de la autenticidad de un documento destinado a ser utilizado en otro país. Por lo general, esto implica verificar las firmas, los sellos y el contenido del documento para asegurarse de que cumpla con los requisitos legales del país que lo recibirá. El objetivo de la legalización de documentos es garantizar que el documento sea reconocido como válido y legalmente vinculante en el país extranjero donde se utilizará. En Estados Unidos, los documentos se pueden legalizar de dos maneras: mediante apostillas de la Haya y mediante legalizaciones consulares.

¿Qué es una Apostilla en Estados Unidos?

En Estados Unidos, una apostilla es una forma de legalización que requiere el uso de un sello o certificado especial que hace válido un documento y prueba su origen al confirmar la legitimidad de la firma y la autoridad del funcionario que la firmó. Es una forma simplificada de demostrar que el documento es real y oficial. La legalización de la apostilla garantiza que los documentos sean reconocidos como válidos en los países que forman parte de la Convención de La Haya de 1961 sobre la Simplificación de la Apostilla. Simplifica el proceso de reconocimiento de documentos entre países extranjeros, eliminando la necesidad de certificaciones adicionales como la legalización consular en los estados miembros.

¿Cómo es el Documento de la Apostilla de la Haya Americana?

Hay 156 países que forman parte de la Convención de La Haya, de los cuales 65 son partes vinculadas, lo que significa que son miembros parciales o están en proceso de convertirse en miembros permanentes de pleno derecho. Los otros 91 países son miembros permanentes de la convención y Estados Unidos forma parte de ellos. El documento de apostilla estadounidense se presenta en forma de un sello impreso rectangular que lleva el nombre y la firma manuscrita del funcionario de la apostilla, un sello oficial y el nombre del Estado que lo emitió. Tiene un encabezamiento que indica que se trata de una "Apostilla" o "Certificado de Autenticación" y debajo de él hay una referencia a la Convención de La Haya (Convention de la Haye du 5 octobre, 1961). La apostilla también contiene otra información sobre el documento, como la fecha de emisión y un número de referencia.

En Estados Unidos, las autoridades competentes encargadas de emitir apostillas son:

El Departamento de Estado de los Estados Unidos (documentos federales).
Secretarios judiciales (documentos emitidos por los tribunales federales).
Secretarios de Estado (documentos expedidos por sus respectivos estados).

¿Cómo obtengo una apostilla en los EE. UU.?

¿Qué Documentos se Pueden Legalizar en los Estados Unidos de América?

Por lo general, las personas necesitan legalizar una variedad de documentos para diversos fines, según sus necesidades. Estos son los documentos comunes que la gente suele legalizar en Estados Unidos:

Certificados de estado civil: Certificados de matrimonio, certificados de nacimiento, certificados de defunción, etc.
Extractos del registro mercantil y de comercio de los Estados Unidos: Documentos relacionados con los registros de empresas y las actividades comerciales.
Oficina Federal de Investigaciones (FBI) Verificación de antecedentes.
Documentos del Servicio de Impuestos Internos (IRS).
Extractos catastrales: Documentos oficiales que proporcionan información sobre bienes inmuebles o propiedad de terreno y situación jurídica.
Documentos Relacionados con un Tribunal: Documentos relacionados con procedimientos legales y sentencias.
Documentos comerciales legalizados por un organismo de registro estatal: Actas de constitución, certificados de registro, registros fiscales, etc.
Patentes: Documentos relacionados con patentes y propiedad intelectual.
Diplomas Académicos emitidos por Instituciones Públicas: Expedientes Académicos, resúmenes de asignaturas y calificaciones, certificados de matrícula y certificados adicionales de escuelas o universidades.
Documentos notariales: Documentos certificados, traducciones juradas, autorizaciones, últimas voluntades, declaraciones

Tipos de Documentos Que No se Pueden Legalizar en Estados Unidos

Documentos no emitidos por Autoridades Competentes: Contratos privados, cartas privadas o documentos emitidos por entidades no oficiales.
Documentos comerciales: Documentos como facturas, contratos comerciales y documentos aduaneros.
Documentos diplomáticos y consulares.
Cédulas de identificación.

Legalización Consular

La legalización consular implica un procedimiento más complicado. También es el proceso de confirmación o certificación de documentos legales para garantizar su reconocimiento y aceptación por parte del sistema legal de otro país. Sin embargo, es una capa adicional de verificación además de la apostilla que lleva a cabo la misión diplomática o consular en los EE. UU. que representa al país donde se pretende usar el documento. Por ejemplo, un documento que se utilizará en Namibia será legalizado por la Embajada de Namibia en América.

Esto se hace si el documento se va a utilizar en países que no forman parte de la Convención de La Haya o cuando uno de los Estados implicados ha planteado objeciones a la adhesión del otro. La legalización consular puede ser un proceso más costoso y lento en comparación con la obtención de un sello de apostilla. Esto se debe a que varias autoridades locales, como el Departamento de Estado de EE. UU. y la misión diplomática del país de destino, están involucradas en este proceso de legalización. Se requieren varias certificaciones adicionales antes de que su documento pueda recibir la aprobación en Estados Unidos en la embajada o consulado del país de destino.

Cómo Legalizar Tus Documentos en Estados Unidos

Aquí tienes una guía sencilla para legalizar tus documentos en Estados Unidos destinados a otros países:

Paso uno - Obtener los documentos originales: Asegúrate de tener el documento original o una copia oficial emitida por las autoridades estadounidenses pertinentes. Asegúrate de que la copia tenga el sello oficial y la firma de la institución y que sea una copia fiel del original.

Paso dos - Traducir el documento: Si el documento aún no está en el idioma oficial del país de destino, deberás obtener una traducción notariada. Esta traducción debe ser realizada por un servicio de traducción certificado por USCIS de confianza en Estados Unidos o de acuerdo con los requisitos de traducción oficiales del país receptor. Los servicios de traducción certificada garantizan que tus documentos se traduzcan de manera precisa y legal.

Paso tres - Certificarlos. Certifícalos ante notario: Para facilitar este paso, Translayte te ofrece un lugar para traducir y certificar tus documentos por completo. Todo lo que tienes que hacer es seleccionar la opción "notarización" al realizar tu pedido de traducción certificada. Esta certificación verifica la autenticidad del documento y las firmas que figuran en él.

Paso Cuatro - Obtener la Apostilla de las Autoridades Correspondientes:

Se espera que presentes la siguiente documentación al obtener una apostilla en los EE. UU.:

Un formulario de solicitud de autenticación de apostilla completado en el sitio web de tu estado o de la autoridad correspondiente con.
Tu nombre (en el caso de un menor de edad, se debe usar el nombre del adulto que presenta la solicitud).
El nombre del país receptor.
Tu número de teléfono de día y dirección de correo electrónico.
Información sobre dónde se deben enviar los documentos después de su procesamiento.
La original copia certificada inalterada y notariada del documento.
Tarifa de legalización de $ 5 a $ 50 por documento, según el estado.

Paso Cinco - Recibir el documento apostillado: Una vez que se coloque la apostilla, se te enviarán por correo los documentos apostillados. Tu documento ahora es válido para su uso en países que forman parte de la Convención de La Haya.

Paso SIx - Enviar el documento a la Embajada o Consulado (para la legalización consular): Si el país receptor no reconoce la Convención de La Haya, deberás visitar el Departamento de Estado de los EE. UU. y luego la embajada o consulado del país receptor en América y legalizar el documento de acuerdo con sus requisitos. Después de este paso, puedes utilizar tu documento en el país receptor.

Cómo Obtener Una Traducción Notariada en Estados Unidos en Línea

Para obtener una traducción notariada en Estados Unidos en línea, sigue estos pasos:

1. Visita el sitio web de Translayte.

2. Haz clic en "Solicitar Traducción Certificada".

3. Selecciona "Traducción Certificada", selecciona el idioma de destino y el idioma de origen, y el tiempo de entrega que prefieras.

4. Carga el documento que desea traducir. Asegúrate de que el archivo se haya nombrado correctamente.

5. Selecciona los servicios de traducción estándar, especializada o profesional, en función de tus necesidades y presupuesto.

6. Especifica que deseas una "traducción notarial" y cualquier otra especificación que prefieras para tu documento.

7. Haz tu pedido y espera tu traducción. Tu traducción se te entregará por correo electrónico o por correo postal en el momento estipulado o antes.

Obtener Una Apostilla Para Documentos Que Van a Los EE. UU.

Obtener una apostilla en los documentos que se utilizarán en Estados Unidos es el proceso de legalización de los documentos que se utilizarán en Estados Unidos, de acuerdo con los requisitos legales de la autoridad estadounidense que recibe los documentos. Autoridades como los notarios, o la Embajada, hacen la certificación de documentos, sin embargo, la certificación final la realiza el Ministerio de Asuntos Exteriores de tu país.

Este es el proceso para obtener una apostilla en tu país para documentos que van a Estados Unidos:

1. Identificar a la autoridad competente: Averigua la autoridad responsable de emitir las apostillas en tu país. La autoridad competente responsable de emitir apostillas en la mayoría de los países suele ser el Ministerio de Asuntos Exteriores. Si se trata de una autoridad diferente, asegúrate de identificarla.

2. Preparar tus documentos: Asegúrate de que tus documentos estén en orden y cumplan con los requisitos establecidos por el Ministerio de Asuntos Exteriores de tu país. Esto suele incluir la certificación notarial, las traducciones u otros pasos de autenticación. Los documentos que se espera que lleve consigo generalmente incluyen:

Los documentos originales que se van a legalizar.
Una identificación nacional como un pasaporte internacional o una cédula de identificación nacional.
Fotocopias de tus documentos.
Justificante de pago de las tasas de legalización.
Un formulario de solicitud completado, normalmente del Ministerio de Asuntos Exteriores del país.

3. Enviar los documentos: Envía tus documentos al Ministerio de Asuntos Exteriores junto con las tarifas requeridas establecidas por tu país. Esto a menudo se puede hacer en persona o a través de sus canales designados.

4. Esperar el procesamiento: Espera a que el Ministerio de Asuntos Exteriores procese tu solicitud. Los tiempos de procesamiento para cada país son diferentes, por lo que es recomendable consultar con ellos para obtener un tiempo estimado.

5. Recibir los documentos apostillados: Una vez que se emite la apostilla, puedes recoger los documentos en persona o recibirlos por correo, según las opciones proporcionadas por el Ministerio de Asuntos Exteriores de tu país. Antes de viajar a Estados Unidos, asegúrate de que la apostilla se haya colocado correctamente según los requisitos de la Convención de la Apostilla de La Haya. Estas son algunas de las cosas que debe verificar:

El Sello y la Firma: Busca el sello oficial de la autoridad competente que emitió la apostilla. También debe haber la firma de un representante autorizado de la oficina de apostilla.
Verifica el documento: Asegúrate de que la apostilla esté adjunta al documento correcto. Verifica que los detalles de la apostilla, como los nombres de las partes, coincidan con la información del documento.
Verifica la marca de agua o las características de seguridad: La apostilla de cada país tiene características de seguridad como marcas de agua, números, códigos de barras, etc., para evitar la falsificación. Asegúrate de confirmar qué elementos de seguridad están presentes en la apostilla de tu país y que estén presentes en tu apostilla.
Examina el idioma: Asegúrate de que el idioma de la apostilla sea coherente con el idioma utilizado en los documentos oficiales de tu país.
Utiliza herramientas de verificación en línea: Muchos países tienen herramientas de verificación en línea en las que puedes verificar la apostilla para confirmar su autenticidad. Por ejemplo, el estado de Washington en Estados Unidos tiene un sistema de verificación en línea en el que puedes ingresar información sobre las apostillas emitidas por ellos y confirmar que sea legítima.

Obtén Traducciones Certificadas por USCIS con Translayte

Todo documento extranjero que no esté en inglés debe ser traducido por un traductor certificado en Estados Unidos. Translayte es tu mejor opción para obtener servicios de traducción profesional relevantes a nivel local, incluido el cumplimiento de los estándares establecidos por las autoridades internacionales, lo cual es nuestra principal prioridad.

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Preguntas Frecuentes

¿Cuál es la Diferencia Entre un Notario y Una Apostilla en Los EE. UU.?

En los EE. UU., un notario es una persona autorizada cuya función principal es verificar la identidad de los firmantes y garantizar la autenticidad de los documentos. Mientras tanto, una apostilla es una certificación colocada a un documento por una autoridad designada, generalmente la Secretaría de Estado o el Departamento de Estado de un estado. La apostilla verifica la autenticidad del documento en sí, en lugar de las firmas o el contenido que contiene.

¿Quién es la Autoridad Competente Para la Apostilla en Los EE. UU.?

En Estados Unidos, las autoridades competentes responsables de emitir apostillas son el Departamento de Estado de los Estados Unidos (para documentos federales), los Secretarios de Corte (para documentos emitidos por los tribunales federales) y los Secretarios de Estado (para documentos emitidos por sus respectivos estados).

¿Cuánto Tiempo es Válida una Apostilla en los EE. UU.?

En los EE. UU., una apostilla no tiene fecha de vencimiento. Tendrá una fecha de emisión, pero no una fecha de vencimiento.

¿Qué es Una Traducción Notariada?

Una traducción notariada es un documento que ha sido traducido de un idioma a otro y ha sido certificado por un notario público. En este proceso, el traductor firma el documento traducido en presencia de un notario público, quien luego verifica la firma del traductor y certifica que la traducción es precisa y completa a su leal saber y entender.

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