Comment légaliser et traduire des documents aux États-Unis ?

Created: Feb 19, 2024 | Updated: Mar 11, 2024

Faire traduire et légaliser vos documents aux États-Unis d'Amérique est très important si vous êtes impliqué dans des transactions internationales. Le défi peut également s'avérer difficile. Mais il n'y a pas de fatalité. Notre article de blog décompose le processus afin qu'il soit facile à comprendre et que vous puissiez avoir une vue d'ensemble de ce que vous devez faire pour que vos documents soient acceptés aux États-Unis d'Amérique. 

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Comprendre la Légalisation Des Documents en Amérique

La légalisation de documents est le processus de certification de l'authenticité d'un document destiné à être utilisé dans un autre pays. Il s'agit généralement de vérifier les signatures, les sceaux et le contenu du document afin de s'assurer qu'il est conforme aux exigences légales du pays qui le recevra.  L'objectif de la légalisation des documents est de s'assurer que le document est reconnu comme valide et juridiquement contraignant dans le pays étranger où il sera utilisé. En Amérique, les documents peuvent être légalisés de deux manières : Les apostilles de La Haye et les légalisations consulaires. 
 

Qu'est-ce qu'une Apostille en Amérique ?

En Amérique, une apostille est une forme de légalisation qui nécessite l'utilisation d'un cachet spécial ou d'un certificat qui rend un document valide et prouve son origine en confirmant la légitimité de la signature et l'autorité du fonctionnaire qui l'a signée. Il s'agit d'un moyen simplifié de prouver que le document est réel et officiel. La légalisation par apostille garantit que les documents sont reconnus comme valides dans les pays qui font partie de la Convention de La Haye de 1961 sur la simplification de l'apostille. Elle simplifie le processus de reconnaissance des documents entre les pays étrangers, en éliminant le besoin de certifications supplémentaires comme la légalisation consulaire dans les États membres.
 

À Quoi Ressemble L'Apostille Américaine de La Haye ? 

La Convention de La Haye compte 156 pays. 65 de ces pays sont des parties liées, ce qui signifie qu'ils sont des membres partiels ou qu'ils sont en passe de devenir des membres permanents à part entière. Les 91 autres pays sont des membres permanents de la convention et les États-Unis en font partie.  L'apostille américaine se présente sous la forme d'un cachet rectangulaire imprimé qui porte le nom et la signature manuscrits de l'apostilleur, un sceau officiel et le nom de l'État qui l'a délivrée. Il comporte un titre indiquant qu'il s'agit d'une « Apostille » ou d'un « Certificat d'authentification » et, en dessous, une référence à la Convention de la Haye (Convention de la Haye du 5 octobre 1961). L'apostille contient également d'autres informations sur le document, telles que la date à laquelle il a été délivré et un numéro de référence. 

En Amérique, les autorités compétentes pour la délivrance des apostilles sont les suivantes : 

• Le Département d'Etat américain (documents fédéraux).
• Secrétaires des tribunaux (documents émis par les tribunaux fédéraux).
• Secrétaires d'État (documents délivrés par leurs États respectifs).
   

 

Quels Documents Peuvent être Légalisés Aux États-Unis d'Amérique ?

Les gens ont généralement besoin de légaliser une série de documents à des fins diverses, en fonction de leurs besoins. Voici les documents les plus courants que l'on légalise souvent en Amérique :

• Certificats d'état civil : Actes de mariage, actes de naissance, actes de décès, etc.
   
• Extraits du registre du commerce Américain : Documents relatifs aux enregistrements d'entreprises et aux activités commerciales. 
   
• Vérification des antécédents par le Federal Bureau of Investigation (FBI). 
   
• Documents de l'Internal Revenue Service (IRS).
   
• Extraits du registre foncier : Documents officiels fournissant des informations sur la propriété immobilière ou foncière et le statut juridique. 
   
• Documents liés à un tribunal : Documents relatifs aux procédures judiciaires et aux jugements. 
   
• Documents commerciaux légalisés par un organisme d'enregistrement de l'État : Statuts, certificats d'enregistrement, enregistrements fiscaux, etc.
   
• Brevets : Documents relatifs aux brevets et à la propriété intellectuelle. 
   
• Diplômes académiques délivrés par les institutions publiques : Relevés de notes, aperçus des matières et des notes, certificats d'études et certificats supplémentaires délivrés par des écoles ou des universités. 
   
• Documents notariés : Documents certifiés, traductions certifiées, autorisations, testaments, déclarations.
   

 

Types de Documents Qui ne Peuvent être Légalisés en Amérique

• Documents non délivrés par les autorités compétentes : Contrats privés, lettres privées ou documents émis par des entités non officielles. 
   
• Documents commerciaux : Documents tels que les factures, les contrats commerciaux et les documents douaniers. 
   
• Documents diplomatiques et consulaires. 
   
• Cartes d'identité.
  
   

Légalisation Consulaire

La légalisation consulaire est une procédure plus complexe. Il s'agit également d'un processus de confirmation ou de certification de documents juridiques visant à garantir leur reconnaissance et leur acceptation par le système juridique d'un autre pays. Toutefois, il s'agit d'un niveau de vérification supplémentaire qui s'ajoute à l'apostille et qui est effectué par la mission diplomatique ou consulaire aux États-Unis représentant le pays où le document est destiné à être utilisé. Par exemple, un document destiné à être utilisé en Namibie sera légalisé par l'ambassade de Namibie aux États-Unis. 

Cela se produit lorsque le document doit être utilisé dans des pays non signataires de la Convention de La Haye, ou lorsque l'un des États concernés a émis des objections à l'adhésion de l'autre. La légalisation consulaire peut être un processus plus coûteux et plus long que l'obtention d'un cachet d'apostille. En effet, plusieurs autorités locales, telles que le Département d'État américain et la mission diplomatique du pays de destination, sont impliquées dans ce processus de légalisation. Plusieurs certifications supplémentaires sont nécessaires avant que votre document puisse être approuvé en Amérique par l'ambassade ou le consulat du pays de destination. 

 

Comment Légaliser Vos Documents en Amérique

Voici un guide simple pour légaliser vos documents en Amérique à destination d'autres pays :

Première étape - Obtenir les documents originaux : Assurez-vous d'être en possession du document original ou d'une copie officielle délivrée par les autorités américaines compétentes. Assurez-vous que la copie porte le sceau et la signature officiels de l'institution et qu'elle est conforme à l'original. 

Deuxième étape - Traduire le document : Si le document n'est pas déjà rédigé dans la langue officielle du pays de destination, vous devrez obtenir une traduction notariée. Cette traduction doit être effectuée par un service de traduction de confiance agréé par l'USCIS en Amérique ou conformément aux exigences de traduction officielles du pays de destination. Les services de traduction certifiés garantissent que vos documents sont traduits de manière précise et légale.

Troisième étape - Faites-les certifier : Certifiez vos documents en les faisant authentifier par un notaire. Pour faciliter cette étape, Translayte vous offre la possibilité de traduire et de faire certifier vos documents. Tout ce que vous avez à faire est de sélectionner l'option « notarisation » lorsque vous passez votre commande de 
traduction certifiée. Cette certification permet de vérifier l'authenticité du document et des signatures qui y figurent. 

Quatrième étape - Obtenir l'apostille auprès des autorités compétentes : 

Vous devez présenter les documents suivants pour obtenir une apostille aux États-Unis :

• Un formulaire de demande d'apostille dûment rempli sur le site Internet de votre État ou de l'autorité compétente avec :
• Votre nom (dans le cas d'un mineur, le nom de l'adulte faisant la demande doit être utilisé).
• Le nom du pays destinataire.
• Votre numéro de téléphone et votre adresse électronique. 
• Informations sur l'endroit où les documents doivent être envoyés après traitement.
• La copie originale certifiée conforme, non altérée et notariée du document.
• Frais de légalisation de 5 à 50 dollars par document, selon l'État.

Cinquième étape - Recevoir le document apostillé : Une fois l'apostille apposée, les documents apostillés vous sont envoyés par courrier. Votre document est désormais valable pour être utilisé dans les pays parties à la Convention de La Haye. 

Sixième étape - Envoyer le document à l'ambassade ou au consulat (pour la légalisation consulaire) : Si le pays d'accueil ne reconnaît pas la convention de La Haye, vous devrez vous rendre au département d'État américain, puis à l'ambassade ou au consulat du pays d'accueil en Amérique et légaliser le document conformément à leurs exigences. Après cette étape, vous pourrez utiliser votre document dans le pays d'accueil. 
 

Comment Obtenir Une Traduction Notariée en Ligne Aux États-Unis ?

Pour obtenir une traduction notariée en ligne en Amérique, suivez les étapes suivantes : 

1. Rendez-vous sur le site web de Translayte. 

2. Cliquez sur « Commander une traduction certifiée ».

3. Sélectionnez « Traduction certifiée », choisissez la langue cible et la langue source, ainsi que le délai de livraison souhaité. 

4. Téléchargez le document à traduire. Assurez-vous que le fichier a été nommé correctement. 

5. Sélectionnez les services de traduction standard, spécialisée ou professionnelle, en fonction de vos besoins et de votre budget.

6. Précisez que vous souhaitez une « traduction notariée » et toute autre précision que vous préférez pour votre document

7. Passez votre commande et attendez votre traduction.  Votre traduction vous sera livrée par e-mail ou par courrier dans les délais impartis.
 

Obtention d'Une Apostille Pour Les Documents Destinés aux États-Unis

L'obtention d'une apostille sur un document destiné à être utilisé en Amérique est le processus de légalisation des documents qui seront utilisés en Amérique, conformément aux exigences légales de l'autorité américaine qui reçoit le(s) document(s). Les autorités telles que les notaires ou l'ambassade attestent les documents, mais l'attestation finale est effectuée par le ministère des affaires étrangères de votre pays. 

Voici la procédure à suivre pour obtenir une apostille dans votre pays pour les documents destinés à l'Amérique :

1. Identifier l'autorité compétente : Recherchez l'autorité responsable de la délivrance des apostilles dans votre pays. Dans la plupart des pays, l'autorité compétente chargée de délivrer les apostilles est généralement le ministère des Affaires étrangères. S'il s'agit d'une autre autorité, veillez à l'identifier. 

2. Préparez vos documents : Assurez-vous que vos documents sont en ordre et qu'ils répondent aux exigences du ministère des Affaires étrangères de votre pays. Il s'agit généralement d'une notarisation, d'une traduction ou d'autres mesures d'authentification. Les documents que vous devrez apporter avec vous sont généralement les suivants : 

• Les documents originaux à légaliser.
• Une pièce d'identité nationale telle qu'un passeport international ou une carte d'identité nationale.
• Photocopies de vos documents.
• Preuve du paiement des frais de légalisation.
• Un formulaire de demande rempli, généralement délivré par le ministère des Affaires étrangères du pays.

3. Soumettre les documents : Soumettez vos documents au ministère des Affaires étrangères, accompagnés de tous les frais exigés par votre pays. Cette démarche peut souvent être effectuée en personne ou par l'intermédiaire des canaux désignés.

4. Attendre le traitement de la demande : Attendez que le ministère des Affaires étrangères traite votre demande. Les délais de traitement varient d'un pays à l'autre. Il est donc conseillé de vérifier auprès du ministère pour obtenir une estimation du temps nécessaire. 

5. Recevoir les documents apostillés : Une fois l'apostille délivrée, vous pouvez retirer les documents en personne ou vous les faire envoyer par la poste, selon les options proposées par le ministère des Affaires étrangères de votre pays. Avant de vous rendre en Amérique, assurez-vous que l'apostille a été correctement apposée conformément aux exigences de la Convention de La Haye sur l'apostille. Voici quelques points à vérifier : 

• Le sceau et la signature : Recherchez le sceau officiel de l'autorité compétente qui a délivré l'apostille. La signature d'un représentant autorisé du bureau de l'apostille doit également figurer sur l'apostille.
   
• Vérifier le document : Assurez-vous que l'apostille est jointe au bon document. Vérifiez que les détails figurant sur l'apostille, tels que les noms des parties, correspondent aux informations contenues dans le document. 
   
• Vérifier la présence d'un filigrane ou d'éléments de sécurité : L'apostille de chaque pays comporte des éléments de sécurité tels que des filigranes, des chiffres, des codes-barres, etc. pour empêcher la falsification. Assurez-vous de confirmer les éléments de sécurité présents dans l'apostille de votre pays et qu'ils sont présents dans votre apostille.
   
• Examinez la langue : Assurez-vous que la langue utilisée sur l'apostille est conforme à la langue utilisée dans les documents officiels de votre pays. 
   
• Utilisez les outils de vérification en ligne : De nombreux pays disposent d'outils de vérification en ligne qui vous permettent de vérifier l'apostille pour confirmer son authenticité. Par exemple, l'État de Washington, aux États-Unis, dispose d'un système de vérification en ligne qui vous permet de saisir des informations sur les apostilles qu'il délivre et de confirmer leur légitimité. 
   

Obtenez Des Traductions Certifiées Par l'USCIS Avec Translayte

Tout document étranger qui n'est pas rédigé en anglais doit être traduit par un traducteur certifié en Amérique. Translayte est votre meilleur atout pour obtenir des services de traduction professionnels pertinents au niveau local, y compris le respect des normes établies par les autorités internationales, qui est notre priorité absolue. 

Nos traducteurs certifiés par l'USCIS veillent à ce que vos documents soient non seulement traduits, mais aussi conformes aux normes américaines. Faites un essai et demandez un devis gratuit en quelques étapes faciles
 

FAQ
 

Quelle Est la Différence Entre un Notaire et Une Apostille aux États-Unis ?

Aux États-Unis, un notaire est une personne autorisée dont le rôle principal est de vérifier l'identité des signataires et d'assurer l'authenticité des documents. L'apostille est une certification apposée sur un document par une autorité désignée, généralement le secrétaire d'État ou le département d'État d'un État. L'apostille vérifie l'authenticité du document lui-même, plutôt que les signatures ou son contenu.
 

Qui Est L'Autorité Compétente Pour Délivrer Une Apostille Aux États-Unis ?

En Amérique, les autorités compétentes pour la délivrance des apostilles sont le Département d'Etat américain (pour les documents fédéraux), les Secrétaires des tribunaux (pour les documents délivrés par les tribunaux fédéraux) et les Secrétaires d'Etat (pour les documents délivrés par leurs Etats respectifs).
 

Quelle Est la Durée de Validité d'Une Apostille Aux États-Unis ?

Aux États-Unis, une apostille n'a pas de date d'expiration. Elle comporte une date de délivrance, mais pas de date d'expiration. 
 

Qu'est-ce qu'une Traduction Notariée ?

Une traduction notariée est un document qui a été traduit d'une langue à une autre et qui a été certifié par un notaire. Dans ce processus, le traducteur signe le document traduit en présence d'un notaire public, qui vérifie ensuite la signature du traducteur et certifie que la traduction est exacte et complète à sa connaissance. 
 

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