Come ottenere un'apostille su documenti rilasciati negli USA

Come funziona la legalizzazione dei documenti in America

La legalizzazione dei documenti si riferisce al processo che certifica l'autenticità di un documento destinato a essere utilizzato in un altro Paese. In genere si tratta di verificare le firme, i sigilli e il contenuto del documento per assicurarsi che sia in linea con i requisiti legali del Paese che lo riceverà.  Lo scopo della legalizzazione dei documenti è quello di garantire che il documento sia riconosciuto e legalmente vincolante nel Paese estero in cui verrà utilizzato. In America, i documenti possono essere legalizzati in due modi: con le apostille dell'Aia e con le legalizzazioni consolari.

Che cos'è un'apostille in America?

In America, l'apostille è una forma di legalizzazione che prevede l'utilizzo di un timbro o di un certificato speciale che rende valido un documento e ne dimostra l'origine confermando la legittimità della firma e l'autorità del funzionario che l'ha firmata. È un modo semplificato per dimostrare che il documento è reale e ufficiale. La legalizzazione con apostille garantisce che la validità dei documenti sia riconosciuta nei Paesi che aderiscono alla Convenzione dell'Aia del 1961 sulla semplificazione dell'apostille. Semplifica il processo di riconoscimento dei documenti tra diversi Paesi, eliminando la necessità di ulteriori certificazioni come la legalizzazione consolare negli Stati membri.

Come si presenta l’apostille dell'Aia in America? 

Sono 156 i Paesi aderenti alla Convenzione dell'Aia. 65 di questi sono parti collegate, il che significa che sono membri parziali o stanno per diventare membri permanenti a pieno titolo. Gli altri 91 Paesi sono membri permanenti della Convenzione e gli Stati Uniti sono tra questi.  Il documento apostillato in America si presenta sotto forma di un timbro rettangolare stampato che riporta il nome e la firma autografa del funzionario che rilascia l’apostille, un sigillo ufficiale e il nome dello Stato che lo ha emesso. L'intestazione indica che si tratta di una "Apostille" o di un "Authentication Certificate" e sotto di essa si trova un riferimento alla Convenzione dell'Aia (Convention de la Haye du 5 octobre, 1961). L’apostille contiene anche altre informazioni sul documento, come la data di emissione e un numero di riferimento. 

In America, le autorità competenti per il rilascio delle apostille sono: 

• Il Dipartimento di Stato americano (documenti federali).
• Segretari di tribunale (documenti emessi dai tribunali federali).
• Segretari di Stato (documenti rilasciati dai rispettivi Stati).

Quali documenti possono essere legalizzati negli Stati Uniti d'America?

In genere, a seconda delle esigenze, è necessario legalizzare una serie di documenti per vari scopi. Ecco i documenti più comuni che spesso vengono legalizzati in America:

• Certificati di stato civile: certificati di matrimonio, certificati di nascita, certificati di morte, ecc.
• Estratti del registro delle imprese americano: documenti relativi a iscrizioni di imprese e attività commerciali.
• Accertamento dei precedenti della Federal Bureau of Investigation (FBI).
• Documenti dell'Internal Revenue Service (IRS).
• Estratti del catasto: documenti ufficiali che forniscono informazioni sulla proprietà immobiliare o fondiaria e sullo stato giuridico.
• Documenti collegati a un tribunale: documenti relativi a procedimenti legali e sentenze.
• Documenti commerciali legalizzati da un ente di registrazione statale: atti costitutivi, certificati di iscrizione, registrazioni fiscali, ecc.
• Brevetti: documenti relativi a brevetti e proprietà intellettuale.
• Diplomi accademici rilasciati da istituzioni pubbliche: certificati degli esami sostenuti, riepilogo delle materie e dei voti, certificati di maturità e altri certificati di scuole o università.
• Documenti autenticati: documenti certificati, traduzioni certificate, autorizzazioni, testamenti, dichiarazioni.

Tipi di documenti che non possono essere legalizzati in America

• Documenti non emessi da autorità competenti: contratti privati, lettere private o documenti emessi da enti non ufficiali.
• Documenti commerciali: documenti come fatture, contratti commerciali e documenti doganali. 
• Documenti diplomatici e consolari.
• Carte d'identità.

Legalizzazione consolare

La legalizzazione consolare comporta una procedura più complessa. Si tratta di un processo di conferma o certificazione di documenti legali per garantirne il riconoscimento e l'accettazione da parte dell'ordinamento giuridico di un altro Paese. Tuttavia, si tratta di un ulteriore livello di verifica oltre all'apostille che viene effettuato dalla missione diplomatica o consolare negli Stati Uniti che rappresenta il Paese a cui il documento è destinato. Ad esempio, un documento da utilizzare in Namibia sarà legalizzato dall'Ambasciata della Namibia in America. 

Ciò avviene se il documento deve essere utilizzato in Paesi che non aderiscono alla Convenzione dell'Aia o se uno degli Stati coinvolti ha sollevato obiezioni all'adesione dell'altro. La legalizzazione consolare può essere un processo più costoso e lungo rispetto all'ottenimento di un’apostille. Questo perché nel processo di legalizzazione sono coinvolte diverse autorità locali, come il Dipartimento di Stato americano e la missione diplomatica del Paese di destinazione. Sono necessarie diverse certificazioni aggiuntive prima che il vostro documento possa essere approvato in America presso l'ambasciata o il consolato del Paese di destinazione.

Come legalizzare i documenti in America

Ecco una semplice guida per legalizzare in America documenti destinati ad altri Paesi:

Fase 1 - Reperimento del documento originale: assicuratevi di avere il documento originale o una copia ufficiale rilasciata dalle autorità americane competenti. La copia deve avere il sigillo ufficiale e la firma dell'istituzione e deve essere una copia fedele dell'originale.

Fase 2 - Traduzione del documento: se il documento non è già nella lingua ufficiale del Paese di destinazione, dovrete ottenere una traduzione autenticata. Questa traduzione deve essere effettuata da un servizio di traduzione certificato per l’USCIS in America o in base ai requisiti di traduzione ufficiali del Paese di destinazione. I servizi di traduzione certificata garantiscono che i vostri documenti siano tradotti in modo accurato e a norma di legge.

Fase 3 - Certificazione: certificate i documenti facendoli autenticare. Per semplificare questo passaggio, Translayte vi offre la possibilità di tradurre e autenticare i vostri documenti in un’unica soluzione. Tutto ciò che dovete fare è selezionare l'opzione "autenticazione" durante l'ordine di traduzione certificata. Questa certificazione attesta l'autenticità del documento e delle firme apposte. 

Fase 4 - Ottenimento dell'apostille dalle autorità competenti Per ottenere l'apostille negli Stati Uniti è necessario presentare la seguente documentazione:

• Un modulo compilato di richiesta di autenticazione dell'apostille dal sito web del vostro Stato o dell'autorità competente con:
• Il vostro nome (nel caso di un minore, deve essere utilizzato il nome dell'adulto che presenta la domanda).
• Il Paese ricevente.
• Il vostro numero di telefono e l'indirizzo e-mail. 
• Informazioni su dove spedire i documenti dopo l'elaborazione.
• La copia originale inalterata e autenticata del documento.
• Tassa di legalizzazione di $5-$50 per documento, a seconda dello Stato.

Fase 5 - Ricezione del documento apostillato: dopo l’apposizione dell'apostille, il documento apostillato vi sarà inviato per posta. Il vostro documento è ora valido per l'uso nei Paesi aderenti alla Convenzione dell'Aia. 

Fase 6 - Invio del documento all'ambasciata o al consolato (per la legalizzazione consolare): se il Paese ricevente non riconosce la Convenzione dell'Aia, dovrete recarvi presso il Dipartimento di Stato americano e poi presso l'ambasciata o il consolato del Paese ricevente in America e legalizzare ulteriormente il documento secondo i loro requisiti. Dopo questa fase, potrete utilizzare il vostro documento nel Paese ricevente. 

Come ottenere una traduzione autenticata in America online

Per ottenere una traduzione autenticata in America online, seguite i seguenti passaggi: 

1. Visitate il sito web di Translayte. 

2. Cliccate su "Ordina traduzione certificata".

3. Selezionate "Traduzione certificata", scegliete la lingua di origine e di destinazione e i tempi di consegna desiderati. 

4. Caricate il documento da tradurre. Assicuratevi che il file sia stato nominato correttamente. 

5. Selezionate i servizi di traduzione Standard, Specialista o Professionale, in base alle vostre esigenze e al vostro budget.

6. Indicate di avere bisogno di una "traduzione autenticata" e qualsiasi altra specifica che preferite per il vostro documento.

7. Effettuate l'ordine e attendete la traduzione.  La traduzione vi sarà consegnata via e-mail o per posta entro il termine stabilito.

Ottenere l’apostille per i documenti destinati agli Stati Uniti

Ottenere un'apostille sui documenti da utilizzare in America è il processo di legalizzazione dei documenti che verranno utilizzati in America, secondo i requisiti legali dell'autorità americana che riceve i documenti. Autorità come i notai o l'Ambasciata si occupano dell'attestazione dei documenti, ma l'attestazione finale spetta al Ministero degli Affari Esteri del vostro Paese. 

Ecco la procedura per ottenere un'apostille nel vostro Paese per i documenti destinati all'America:

1. Identificazione dell'autorità competente: individuate l'autorità responsabile del rilascio delle apostille nel vostro Paese. Nella maggior parte dei Paesi l'autorità competente per il rilascio delle apostille è solitamente il Ministero degli Affari Esteri. Se si tratta di un'autorità diversa, accertatevi di identificarla. 

2. Preparazione dei documenti: assicuratevi che i vostri documenti siano in regola e soddisfino i requisiti stabiliti dal Ministero degli Affari Esteri del vostro Paese. Di solito si tratta di autenticazione notarile, traduzione o altro. I documenti che dovrete portare con voi includono di solito:

• I documenti originali da legalizzare.
• Un documento d'identità nazionale come un passaporto internazionale o una carta d'identità nazionale.
• Fotocopie dei documenti.
• Ricevuta del pagamento delle spese di legalizzazione.
• Un modulo di domanda compilato, di solito proveniente dal Ministero degli Affari Esteri del Paese.

3. Presentazione dei documenti: presentate i documenti al Ministero degli Affari Esteri dietro pagamento di eventuali tasse richieste dal vostro Paese. Spesso è possibile farlo di persona o attraverso i canali designati.

4. Attesa dell'elaborazione: attendete che il Ministero degli Affari Esteri elabori la richiesta. I tempi di elaborazione per ogni Paese sono diversi, quindi è consigliabile verificare con loro i tempi previsti. 

5. Ricezione dei documenti apostillati: una volta rilasciata l'apostille, potete ritirare i documenti di persona o farveli spedire per posta, a seconda delle opzioni fornite dal Ministero degli Affari Esteri del vostro Paese. Prima di partire per l'America, assicuratevi che l'apostille sia stata apposta correttamente secondo i requisiti della Convenzione dell'Aia sulle apostille. Ecco alcuni degli elementi da controllare: 

• Il sigillo e la firma: cercare il sigillo ufficiale dell'autorità competente che ha rilasciato l'apostille. Dovrebbe essere presente anche la firma di un rappresentante autorizzato dell'ufficio apostille.
• Verificate il documento: assicuratevi che l'apostille sia allegata al documento corretto. Verificate che i dati riportati sull'apostille, come i nomi delle parti, corrispondano a quelli del documento. 
• Verificate la presenza di filigrana o di elementi di sicurezza: le apostille di ogni Paese presentano elementi di sicurezza come filigrana, numeri, codici a barre, ecc. per evitarne la falsificazione. Assicuratevi di verificare quali elementi di sicurezza sono previsti nell'apostille del vostro Paese e che siano presenti nella vostra apostille.
• Esaminate la lingua: assicuratevi che la lingua riportata sull'apostille sia coerente con quella utilizzata nei documenti ufficiali del vostro Paese.
• Utilizzate gli strumenti di verifica online: molti Paesi dispongono di strumenti di verifica online che consentono di controllare l'apostille per confermarne l'autenticità. Ad esempio, lo Stato americano di Washington dispone di un sistema di verifica online in cui è possibile inserire le informazioni relative alle apostille emesse e confermarne la legittimità. 

 Traduzioni certificate per l’USCIS con Translayte

Ogni documento straniero non in lingua inglese deve essere tradotto da un traduttore certificato in America. Translayte è la scelta migliore per ottenere servizi di traduzione professionale a livello locale, e il rispetto degli standard stabiliti dalle autorità internazionali è la nostra massima priorità. 

I nostri traduttori certificati USCIS garantiscono che i vostri documenti non siano solo tradotti, ma anche in linea con gli standard americani. Metteteci alla prova e richiedete un preventivo gratuito in pochi semplici passi.

Articoli correlati: 

Come ottenere un’apostille su documenti rilasciati nei Paesi Bassi

Come ottenere un’apostille su documenti rilasciati in Brasile

Come ottenere un’apostille su documenti rilasciati in Portogallo