Comment légaliser et faire traduire un document aux Pays-Bas ?

Créé: Feb 12, 2024 | Updated: Feb 22, 2024

Si vous vous rendez aux Pays-Bas ou si vous êtes citoyen néerlandais, vous pourrez avoir besoin de légaliser vos documents pour qu'ils soient acceptés dans votre pays ou aux Pays-Bas, ou dans un autre pays, si vous résidez aux Pays-Bas ou si vous êtes citoyen néerlandais. Pour ce faire, vous devez prendre des mesures diligentes, que nous vous expliquons aujourd'hui. Qu'il s'agisse de certificats d'études ou de documents professionnels, il est important de comprendre les étapes à suivre pour les rendre valides (utilisables). Nous avons décomposé la procédure de manière à ce qu'elle soit facile à comprendre et à vous donner une image complète de ce que vous devez faire pour que vos documents soient acceptés et clairs aux yeux de la loi aux Pays-Bas et dans d'autres pays. 


Table of Contents

Comprendre la Légalisation Des Documents Aux Pays-Bas

La légalisation de documents est la procédure qui consiste à donner à votre document un cachet officiel d'approbation. Il s'agit d'une procédure par laquelle les autorités gouvernementales néerlandaises confirment que votre document est authentique et valide. Cette procédure est importante lorsque vous avez affaire à des documents qui doivent être reconnus dans un autre pays. Elle montre que votre document respecte les règles et les normes établies par le gouvernement ou les autorités compétentes. Aux Pays-Bas, les documents peuvent être légalisés de deux manières : les apostilles et les légalisations consulaires. 
 

Apostilles Aux Pays-Bas

Une apostille est une forme de légalisation qui nécessite l'utilisation d'un cachet spécial ou d'un certificat qui rend un document valide et prouve son origine en confirmant la légitimité de la signature et la compétence du fonctionnaire qui l'a signé. Il s'agit d'un moyen simplifié de prouver que le document est réel et officiel. La légalisation par apostille garantit la reconnaissance de la validité de vos documents dans les pays signataires de la Convention de La Haye de 1961 sur la simplification de l'apostille. Elle simplifie la procédure de reconnaissance transfrontalière des documents, en éliminant la nécessité de certifications supplémentaires telles que la légalisation consulaire dans les États membres.

 

À Quoi Ressemble le Cachet de L'Apostille Néerlandaise ? 

Le Royaume des Pays-Bas fait partie des 124 pays qui respectent la Convention de La Haye. L'apostille néerlandaise se présente sous la forme d'un cachet imprimé comportant la signature manuscrite d'un fonctionnaire, un sceau officiel et un hologramme. Au-dessus du cachet de l'apostille figure la mention « Pays-Bas ». De même le symbole national néerlandais apparaît quelque part sur l'apostille. Celle-ci comporte également un titre ou une rubrique indiquant qu'il s'agit d'une apostille ou d'un certificat d'authentification. Le cachet de l'apostille contient des informations spécifiques sur l'acte qu'il authentifie, par exemple le type d'acte et la date à laquelle il a été délivré.

Aux Pays-Bas, vous pouvez demander une apostille pour votre document néerlandais auprès de n'importe quel tribunal d’instance (Rechtbanken).

 

Comment légaliser un document aux Pays-Bas ?

 

Quels Documents Peuvent être Légalisés Aux Pays-Bas ?

En général, différents documents nécessitent une légalisation pour différentes raisons, en fonction des besoins individuels. L'Union européenne a autorisé l'exemption de légalisation pour certains documents, mais les documents les plus souvent légalisés aux Pays-Bas sont les suivants :

  • Informations extraites des registres du commerce néerlandais : documents relatifs à l'enregistrement des entreprises et aux activités commerciales.
     
  • Extraits du registre foncier : documents officiels fournissant des informations sur la propriété immobilière ou foncière et le statut juridique. 
     
  • Documents délivrés ou certifiés par un notaire : documents notariés, y compris les affidavits, les procurations et d’autres documents légalement certifiés. 
     
  • Documents émanant d'une autorité ou d'un fonctionnaire lié à une juridiction : documents relatifs aux procédures judiciaires et aux jugements. 
     
  • Documents officiels délivrés par les autorités nationales.
     
  • Traductions réalisées par des interprètes judiciaires.

     
  • Brevets : documents relatifs aux brevets et à la propriété intellectuelle. 
     
  • Documents de nature administrative : délivrés par les autorités nationales, notamment les actes de naissance, les actes de mariage et les actes de décès.
     
  • Diplômes académiques délivrés par des institutions publiques : relevés de notes, aperçus des matières et des notes, certificats d’inscription et certificats supplémentaires délivrés par des écoles ou des universités. 
     
  • Procurations, testaments, déclarations.
     

Types de Documents qui ne Peuvent pas être Légalisés Aux Pays-Bas

  • Documents non délivrés par les autorités compétentes : contrats privés, lettres privées ou documents émis par des entités non officielles. 
     
  • Documents commerciaux : documents tels que les factures, les contrats commerciaux et les documents douaniers. 
     
  • Documents diplomatiques et consulaires. 
     
  • Pièces d'identité.
     
  • Documents pédagogiques provenant d'institutions privées ou d'entités qui ne sont pas reconnues comme des institutions publiques.
     

Légalisation Consulaire

La légalisation consulaire est une procédure qui authentifie l'origine d'un document afin qu'il puisse être officiellement reconnu dans un autre pays. Cette procédure est nécessaire lorsqu'un document délivré dans un pays doit être utilisé dans un autre pays qui n'est pas partie à la Convention Apostille de La Haye, ou lorsque l'utilisation d'une apostille n'est pas acceptée entre deux pays parties à la convention. Par exemple, un document destiné à être utilisé en République du Niger sera légalisé par l'ambassade du Niger aux Pays-Bas. 

La légalisation consulaire est généralement utilisée entre des pays qui ne font pas partie de la Convention de La Haye ou lorsque l'un des États concernés a soulevé des objections à l'adhésion de l'autre. Elle peut être une procédure plus coûteuse et plus longue que l'obtention d'une apostille. En effet, plusieurs autorités locales et la mission diplomatique du pays de destination sont impliquées dans cette procédure de légalisation. Plusieurs certifications supplémentaires sont nécessaires avant que votre document puisse être approuvé aux Pays-Bas par l'ambassade ou le consulat du pays de destination.
 

Comment Légaliser Vos Documents Aux Pays-Bas

Voici un guide simple pour légaliser vos documents aux Pays-Bas à destination d'autres pays :

Première étape - Obtenir les documents originaux : assurez-vous d'être en possession du document original ou d'une copie officielle délivrée par les autorités néerlandaises compétentes. Vérifiez que la copie comporte le sceau et la signature officiels de l'institution et qu'elle est conforme à l'original. 

Deuxième étape – Faire traduire le document : si le document n'est pas rédigé dans la langue officielle du pays de destination, vous devrez obtenir une traduction notariée. Cette traduction, également connu sous le nom de traduction certifiée, doit être effectuée par un service de traduction assermenté aux Pays-Bas. Les services de traduction certifiée garantissent une traduction précise et légale de vos documents.

Troisième étape - Faire  certifier les documents : faites certifier vos documents en les faisant authentifier par un notaire. Si vous souhaitez éviter le stress d'une traduction et d'une authentification séparées, Translayte vous propose de traduire et d'authentifier vos documents en même temps. Il vous suffit de sélectionner l'option « certification par un notaire » lorsque vous passez votre commande. Aux Pays-Bas, les certifications peuvent être effectuées par des notaires. Cette certification permet de vérifier l'authenticité du document et des signatures qui y figurent. 

Quatrième étape - Obtenir le cachet de l'Apostille auprès des Rechtbanken : rendez-vous dans les tribunaux d’instance t de n'importe quelle région des Pays-Bas, par exemple :

  • Tribunal d’instance de Noord-Holland
  • Tribunal d'instance d'Amsterdam
  • Tribunal d’instance d'Overijssel
  • Tribunal d’instance de Noord-Nederland
  • Tribunal d’instance de Gelderland
  • Tribunal d'instance de Midden-Nederland
  • Tribunal d’instance de Limbourg
  • Tribunal d’instance de Zeeland-West-Brabant
  • Tribunal d’instance d'Oost-Brabant
  • Tribunal d’instance de Rotterdam
  • Tribunal d’instance de Den Haag

Vous devez vous munir des documents suivants lorsque vous vous rendez dans les tribunaux d’instance:

  • Le(s) document(s) original(aux) à légaliser. 
     
  • Une photocopie des documents à légaliser. 
     
  • Une photocopie de votre passeport international ou d'une pièce d'identité en cours de validité.
     

Cinquième étape - Recevoir le document apostillé : Une fois l'apostille ou le cachet apposé, vous recevrez le document légalisé. Votre document est désormais valable pour être utilisé dans les pays parties à la Convention de La Haye. 
 

Étape Six - Envoyer le document au CDC et à l'ambassade (pour la légalisation consulaire) : si le pays de destination ne reconnaît pas la Convention de La Haye, vous devrez vous rendre au Centre de services consulaires (CDC). Ce centre légalise les documents néerlandais afin qu'ils puissent être utilisés dans les pays qui ne sont pas parties à la Convention de La Haye. Vous n'avez pas besoin de prendre rendez-vous avant de vous y rendre. Les heures d'ouverture sont de 9h00 à 12h30 du lundi au vendredi. Il faut compter environ une heure pour que votre document soit légalisé par le CDC, sauf si vous avez jusqu'à 20 documents ; il faudra alors plus de temps. Le service de légalisation consulaire coûte 10 euros par document.

Une fois que le CDC a légalisé votre document, la dernière étape consiste à le présenter à l'ambassade ou au consulat du pays de destination. Après cette étape, vous pourrez utiliser votre document dans le pays de destination. 
 

Comment Obtenir Une Traduction Notariée en Ligne Aux Pays-Bas ?

Pour obtenir une traduction notariée en ligne aux Pays-Bas, suivez les étapes suivantes : 

1. Visitez le site Web de Translayte. 

2. Cliquez sur « Commander une traduction certifiée ».

3. Sélectionnez « Traduction certifiée », puis choisissez la langue et le délai de livraison que vous souhaitez. 

4. Téléchargez le document à traduire. Assurez-vous que le fichier a été correctement nommé. 

5. Sélectionnez les services de traduction de documents standards, professionnels ou spécialisés, en fonction de vos besoins et de votre budget.

6. Précisez que vous souhaitez une « traduction notariée » et toute autre spécification que vous préférez pour votre document. 

7. Passez votre commande et attendez votre traduction. Elle vous sera livrée par courrier électronique ou par la poste au plus tard à la date convenue.
 

Obtenir Une Apostille Pour Des Documents Destinés Aux Pays-Bas

Obtenir une apostille de La Haye pour les Pays-Bas signifie légaliser des documents qui seront utilisés aux Pays-Bas. Les autorités telles que les notaires ou l'ambassade certifient les documents, mais la certification finale est effectuée par le ministère des affaires étrangères de votre pays. 

Voici la procédure à suivre pour obtenir une apostille de La Haye dans votre pays pour les documents destinés aux Pays-Bas :

1. Identifier l'autorité compétente : trouvez l'autorité en charge de la délivrance des apostilles dans votre pays. Dans la plupart des pays, l'autorité compétente chargée de délivrer les apostilles est généralement le ministère des affaires étrangères. S'il s'agit d'une autre autorité, assurez-vous de l'identifier. 

2. Préparer les documents : assurez-vous que vos documents sont en ordre et qu'ils répondent aux exigences du ministère des affaires étrangères de votre pays. Ces exigences concernent généralement la certification par un notaire, la traduction ou d'autres étapes d'authentification. Les documents que vous devrez apporter avec vous sont généralement les suivants : 

  • Les documents originaux à légaliser.
  • Une pièce d'identité nationale telle qu'un passeport international ou une carte d'identité nationale.
  • Des photocopies de vos documents.
  • Un justificatif du paiement des frais de légalisation.
  • Un formulaire de demande rempli, généralement délivré par le ministère des affaires étrangères du pays.
     

3. Soumettre les documents : soumettez vos documents au ministère des affaires étrangères, accompagnés de tous les frais exigés par votre pays. Cette démarche peut souvent être effectuée en personne ou par l'intermédiaire de canaux désignés.

4. Attendre le traitement de la demande : attendez que le ministère des affaires étrangères traite votre demande. Les délais de traitement varient d'un pays à l'autre. Il est donc conseillé de vérifier auprès du ministère pour obtenir une estimation du temps nécessaire. 

5. Recevoir les documents apostillés : une fois l'apostille de La Haye délivrée, vous pouvez soit venir chercher les documents en personne, soit vous les faire envoyer par la poste, selon les options proposées par le ministère des affaires étrangères de votre pays. Avant de vous rendre aux Pays-Bas, assurez-vous que l'apostille a été correctement apposée conformément aux exigences de la Convention Apostille de La Haye. Voici quelques points à vérifier : 

  • Le sceau et la signature : recherchez le sceau officiel de l'autorité compétente qui a délivré l'apostille. La signature d'un représentant autorisé doit également figurer sur l'apostille. 
     
  • Vérifier le document : assurez-vous que l'apostille est jointe au bon document. Vérifiez que les détails de l'apostille, tels que les noms des parties concernées, correspondent aux informations figurant sur le document. 
     
  • Vérifier la présence d'un filigrane ou d’éléments de sécurité : l'apostille de chaque pays comporte des filigranes et d'autres éléments de sécurité destinés à empêcher la falsification. Assurez-vous que ces éléments de sécurité sont présents sur votre apostille.
     
  • Examiner la langue : assurez-vous que la langue utilisée sur l'apostille est conforme à la langue utilisée dans les documents officiels de votre pays. 
     
  • Utiliser les outils de vérification en ligne : de nombreux pays disposent d'outils de vérification en ligne qui vous permettent de vérifier l'authenticité de l'apostille. 
     

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Tous vos documents étrangers qui ne sont rédigés ni en néerlandais ni en anglais doivent être traduits par un traducteur certifié ou assermenté aux Pays-Bas. Translayte est le meilleur fournisseur mondial de services de traduction, y compris de traductions de l'anglais vers le néerlandais, et le respect des exigences strictes fixées par les autorités internationales est notre priorité absolue. 

Nos traducteurs néerlandais professionnels veillent à ce que vos documents soient non seulement traduits, mais aussi conformes aux normes néerlandaises. Faites un essai et demandez un devis gratuit en quelques étapes simples
 

FAQ 
 

Combien Coûte Une Apostille Aux Pays-Bas ?

Une apostille auprès des tribunaux d’instance aux Pays-Bas coûte 10 €. Il s’agit du coût par document, et il sera payé au guichet. 
 

Où Puis-je Obtenir un Cachet D'Apostille Aux Pays-Bas ?

Aux Pays-Bas, vous pouvez obtenir un cachet d'apostille auprès de n'importe quel Rechtbanken (tribunal d’instance). C’est l'organisme en charge de la délivrance des apostilles aux Pays-Bas.
 

Qui Peut Certifier Des Documents Aux Pays-Bas ?

Aux Pays-Bas, les documents peuvent être certifiés par l'institution qui a délivré le document original ou par un notaire établi aux Pays-Bas.
 

L'Apostille Est-Elle Obligatoire Aux Pays-Bas ?

Oui, pour que vos documents soient reconnus comme valables dans le Royaume des Pays-Bas, vous devez les faire apostiller. Si votre pays n’est pas partie à la Convention de La Haye, vous devrez obtenir une légalisation consulaire. 

 

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