Wat is een notariële vertaling? | Een complete gids

Wat is een notariële vertaling?

Een notariële vertaling is een proces waarbij een notaris de authenticiteit van een vertaald document verifieert. Het is belangrijk op te merken dat een notariële vertaling niet de kwaliteit of nauwkeurigheid van de vertaling certificeert; het certificeert alleen de identiteit van de persoon die beweert het document te hebben vertaald. Om een vertaling notarieel bekrachtigd te krijgen, moet een notaris zweren dat de identiteit van de vertaler waar is. 

Als een hoogwaardige en nauwkeurige vertaling nodig is, vooral voor juridische of overheidsdoeleinden, is het raadzaam om een beëdigd vertaler of een gerenommeerd vertaalbureau zoals Translayte te gebruiken.

Digitale vs. fysieke notarisatie

Als het gaat om het notarieel bekrachtigen van vertalingen, zijn er twee primaire methoden: digitaal en fysiek. Elk heeft zijn eigen kenmerken en acceptatieniveaus.

1. Digitale notarisatie: Deze moderne methode maakt gebruik van elektronische handtekeningen en digitale zegels. Het is efficiënt en handig, vooral in een wereld die steeds meer vertrouwt op digitale documentatie. De acceptatie varieert echter per rechtsgebied en de specifieke vereisten van de entiteit die het notariële document aanvraagt.
    
2. Fysieke notarisatie: De traditionele aanpak houdt in dat een notaris een fysieke stempel of zegel aanbrengt op papieren documenten. Het wordt algemeen erkend en geaccepteerd in de meeste rechtssystemen en -instellingen.

Niet alle instellingen of landen accepteren digitale notarisatie. Het is belangrijk om de specifieke vereisten te controleren van het rechtsgebied van de organisatie die de notariële vertaling aanvraagt. In sommige situaties is fysieke notarisatie strikt vereist vanwege wettelijke normen of om redenen van veiligheid en authenticiteit

Wanneer is een notariële vertaling nodig?

Notarisatie wordt meestal gebruikt voor een document dat in het buitenland moet worden goedgekeurd als onderdeel van een procedure voor persoonlijke of zakelijke doeleinden. Het houdt in dat een vertaler een beëdigde verklaring ondertekent in aanwezigheid van een notaris om te bevestigen dat de vertaling nauwkeurig en volledig is. 

De notaris stempelt en ondertekent de beëdigde verklaring, waardoor deze rechtsgeldig wordt. Notariële vertalingen zijn van cruciaal belang om ervoor te zorgen dat vertaalde documenten worden geaccepteerd door instellingen die een wettelijk certificaat van nauwkeurigheid vereisen.

In de VS zijn notariële vertalingen vaak nodig bij het indienen van documenten bij overheidsinstanties, onderwijsinstellingen of rechtbanken. Hier volgen enkele van de meest voorkomende scenario's waarbij notariële vertalingen nodig zijn:

1. Onderwijsdocumenten

Wanneer buitenlandse studenten zich aanmelden bij universiteiten of hogescholen in de VS, moeten ze vaak notariële vertalingen van hun academische getuigschriften, diploma's en certificaten overleggen. Deze vertalingen controleren of de onderwijskwalificaties voldoen aan de normen van de instelling en een accurate weergave zijn van de oorspronkelijke inhoud.

2. Juridische documenten

Rechtbanken in de Verenigde Staten kunnen notariële vertalingen vereisen van documenten zoals beëdigde verklaringen, wettelijke verklaringen, volmachten, gerechtelijke uitspraken, getuigenverklaringen of bewijsmateriaal dat in een vreemde taal is opgesteld. Notariële bekrachtiging zorgt ervoor dat de vertaling als authentiek en nauwkeurig wordt beschouwd, wat cruciaal is in juridische procedures.

3. Immigratiedocumenten

De United States Citizenship and Immigration Services (USCIS) kan notariële vertalingen vereisen voor documenten zoals geboorteakten, huwelijksakten en andere persoonlijke documenten. Deze documenten moeten nauwkeurig worden vertaald en notarieel bekrachtigd om ervoor te zorgen dat ze rechtsgeldig zijn voor immigratieprocessen.

4. Zakelijke en bedrijfsdocumenten

Bedrijven die in de VS actief zijn en documenten in een vreemde taal moeten indienen voor licenties of registratie kunnen notariële vertalingen nodig hebben. Dit kunnen contracten, patenten, handelsmerken, oprichtingsakten, koopbrieven, belastingaangiften en financiële verklaringen zijn, vooral bij grensoverschrijdende transacties.

5. Persoonlijke en burgerlijke stand

Bij het aanvragen van naamswijzigingen, adoptie of echtscheiding in de VS kunnen notariële vertalingen nodig zijn van documenten in vreemde talen, zoals schriftelijke verklaringen, hypotheekdocumenten, aankopen van onroerend goed, paspoorten, rijbewijzen, enz. Dit zorgt ervoor dat persoonlijke documenten correct worden gewaarmerkt en aanvaardbaar zijn in rechtszaken of overheidsprocessen.

Moeten immigratievertalingen notarieel bekrachtigd worden?

Het land waar een vertaling nodig is, bepaalt of deze notarieel bekrachtigd moet worden voor immigratiedoeleinden. De regels verschillen per land, dus het is belangrijk om te weten wat van toepassing is op uw specifieke situatie.

In de Verenigde Staten zijn notariële vertalingen over het algemeen niet nodig voor immigratiedoeleinden. In plaats daarvan vereist de United States Citizenship and Immigration Services (USCIS) beëdigde vertalingen. Dit betekent dat de vertaling een ondertekende verklaring van de vertaler of het vertaalbureau moet bevatten, waarin wordt bevestigd dat de vertaling nauwkeurig en volledig is. Een door USCIS gecertificeerde vertaling vertaling is essentieel voor aanvragen zoals staatsburgerschap, green cards en visa, omdat het garandeert dat uw documenten voldoen aan de strenge normen van het bureau.

In Canada kunnen de vereisten variëren afhankelijk van het specifieke immigratieprogramma en het type document. Hoewel beëdigde vertalingen over het algemeen worden geaccepteerd, is voor sommige documenten, met name voor juridische documenten, nog steeds een notariële verklaring nodig. Aangezien andere provincies of programma's hun eigen regels kunnen hebben, is het van cruciaal belang om de vereisten te controleren voor de specifieke aanvraag die u indient.

In Europa kunnen de regels nog strenger zijn. In Duitsland zijn notariële vertalingen bijvoorbeeld vaak verplicht, vooral voor documenten zoals geboorteakten, huwelijksakten en academische titels. 

Het controleren van de exacte criteria van het immigratiekantoor of de overheidsinstantie waarmee u te maken hebt, is cruciaal, omdat de normen voor immigratievertalingen variëren afhankelijk van het land in kwestie. U kunt ervoor zorgen dat uw documenten aan de vereisten voldoen en vertragingen voorkomen door samen te werken met een professioneel vertaalbureau dat goed op de hoogte is van de internationale regels.

Hoe notariseer ik een vertaling?

Het notarieel bekrachtigen van een vertaling houdt in dat het vertaalde document officieel wordt erkend en gewaarmerkt voor juridische doeleinden. Dit is alles wat u erover moet weten:

Wie geeft notariële vertalingen uit?

• Professionele vertalers of vertaalbureaus: Notariële vertalingen worden meestal gemaakt door beëdigde vertalers die zowel de brontaal als de doeltaal beheersen en goed op de hoogte zijn van het onderwerp van het document.
   
• Betrokkenheid van notaris: Nadat de vertaler de vertaling heeft voltooid, wordt een notaris betrokken bij het notarieel bekrachtigen van de vertaling. De notaris controleert de nauwkeurigheid van de vertaling niet, maar bevestigt de identiteit van de persoon die het document ondertekent, meestal de vertaler of een vertegenwoordiger van het vertaalbureau.

Wanneer wordt het vertaalcertificaat ondertekend?

• Na voltooiing van de vertaling: De vertaler of een bevoegde ondertekenaar van het vertaalbureau ondertekent een verklaring (meestal een "Certificate of Accuracy" genoemd) waarin wordt bevestigd dat de vertaling nauwkeurig en volledig is. Deze verklaring wordt vervolgens voorgelegd aan een notaris.
   
• In aanwezigheid van een notaris: De ondertekening van het certificaat vindt meestal plaats in aanwezigheid van een notaris. Dit garandeert dat de handtekening echt is en dat de persoon die het certificaat ondertekent ook echt is wie hij/zij beweert te zijn.

Houden notarissen de vertalingen bij?

• Registratie: Notarissen bewaren zelf geen kopie van de vertalingen. Ze houden echter wel een register of dagboek bij van de notariële handelingen die ze hebben verricht.
   
• Vastgelegde details: Dit record bevat details van het notarisatieproces, zoals de datum van notarisatie, het type document dat notarieel is vastgelegd en de identiteit van de persoon die het document ter notarisatie heeft aangeboden.

Het verschil tussen een beëdigde en een notariële vertaling?

De meest voorkomende vraag die mensen hebben met betrekking tot vertaaldiensten is het verschil tussen een beëdigde en een notariële vertaling. Hoewel beide soorten vertalingen een document authentiek en geloofwaardig maken, dienen ze verschillende doelen en zijn ze nodig in verschillende situaties. 

Het grote verschil tussen een beëdigde en een notariële vertaling is dat er een notaris bij betrokken is. 

Een beëdigde vertaling is een vertaling waarbij de vertaler of het vertaalbureau een ondertekende verklaring afgeeft, bekend als een Certificaat van Nauwkeurigheid van de Vertaling, waarin wordt bevestigd dat de vertaling naar hun beste weten volledig en nauwkeurig is. Deze verklaring hoeft niet notarieel bekrachtigd te worden, maar moet wel de referenties, handtekening en contactgegevens van de vertaler bevatten.

Een Certificaat van Nauwkeurigheid van Vertaling is een essentieel document dat bij beëdigde vertalingen wordt geleverd. Het bevat meestal:

1. Verklaring van nauwkeurigheid: Een verklaring dat de vertaling nauwkeurig en volledig is.
2. Informatie over de vertaler: Naam, handtekening en kwalificaties van de vertaler.
3. Datum van certificering: De datum waarop het certificaat is ondertekend en uitgegeven.
4. Gegevens van het vertaalbureau (indien van toepassing): Contactgegevens van het vertaalbureau.

Dit certificaat is belangrijk omdat het bewijst dat de vertaling werd uitgevoerd door een gekwalificeerde professional en voldoet aan de normen die worden vereist door de aanvragende autoriteit.

Aan de andere kant houdt een notariële vertaling in dat de vertaler een eed aflegt ten overstaan van een notaris om te bevestigen dat de vertaling nauwkeurig en volledig is. De notaris bekrachtigt vervolgens de verklaring van de vertaler door deze te stempelen en te ondertekenen. Het notariële proces controleert niet de kwaliteit van de vertaling zelf, maar dient om de identiteit van de vertaler en zijn verklaring van nauwkeurigheid te bevestigen.

De vereisten voor notariële en beëdigde vertalingen kunnen van land tot land aanzienlijk verschillen.

In de VS zijn beëdigde vertalingen over het algemeen vereist voor immigratiedocumenten, zoals geboorteakten en huwelijksakten, wanneer deze worden ingediend bij de United States Citizenship and Immigration Services (USCIS). Certificering wordt gedaan door de vertaler, maar notariële bekrachtiging is niet altijd nodig, tenzij het bureau of de rechtbank hier expliciet om vraagt. In juridische contexten zijn notariële vertalingen vaak nodig voor gerechtelijke documenten, beëdigde verklaringen en transcripten van opleidingen.

In het Verenigd Koninkrijk zijn beëdigde vertalingen vaak vereist voor officiële documenten, maar notariële vertalingen zijn minder gebruikelijk. Voor juridische zaken is echter vaak een beëdigde vertaling door een geregistreerde vertaler of linguïst vereist.

Sommige landen binnen de EU vereisen een apostille bij notariële vertalingen, vooral wanneer documenten over internationale grenzen heen worden gebruikt. Een apostille dient als een extra niveau van verificatie voor de notarisatie en wordt verkregen via de aangewezen overheidsinstantie.

In Canada worden beëdigde vertalingen vaak gemaakt door leden van een provinciale vertaalvereniging, terwijl notariële bekrachtiging meestal vereist is voor juridische documenten of bij het indienen van vertalingen bij overheidsinstanties.

Wanneer u documenten indient bij verschillende agentschappen, is het belangrijk om het onderscheid te begrijpen tussen beëdigde en notariële vertalingen. Om er zeker van te zijn dat u de juiste soort vertaling krijgt, controleert u altijd de specifieke behoeften van het land of de organisatie.

Notariële vereisten in andere landen

• Notarissen in Spanje: Notarissen in Spanje zijn hooggekwalificeerde juridische professionals die werken met akten, contracten en volmachten. Ze controleren de identiteit van de betrokken partijen en zorgen ervoor dat ze de inhoud van het document begrijpen.
   
• Notarissen in Duitsland: In Duitsland zijn notarissen juridische professionals die zorgen voor de wettigheid van documenten zoals vastgoedtransacties, bedrijfsdocumenten, huwelijkscontracten en testamenten waarvoor meestal notariële akten nodig zijn.
   
• Notarissen in Frankrijk: Franse notarissen hebben een uitgebreidere rol en zijn vaak betrokken bij het opstellen en uitvoeren van documenten zoals vastgoedtransacties, huwelijkscontracten en erfenisdocumenten. Het proces bestaat uit het verifiëren van het document, ervoor zorgen dat alle partijen het begrijpen en het officieel vastleggen.
   
• Notarissen in Groot-Brittannië: Als het gaat om notariële vertalingen in Groot-Brittannië, zijn Britse notarissen niet alleen gemachtigd door de overheid, het zijn ook gekwalificeerde advocaten die zijn aangesteld door het Hof van Faculteiten van de Aartsbisschop van Canterbury. Dit werkt op dezelfde manier in een groot aantal landen, zoals Mexico, Portugal en Turkije.

Wat is een notaris?

Een Notary Public is meestal een Solicitor of Barrister die een verdere kwalificatie heeft ondergaan om toe te treden tot de Roll of Notaries.  Notarissen in het Verenigd Koninkrijk hebben hun officiële vereniging, The Notaries Society.

Notarissen zijn meestal gespecialiseerd in één bepaald gebied, namelijk de voorbereiding, certificering en legalisatie van specifieke documenten zodat ze zowel in het Verenigd Koninkrijk als in het buitenland kunnen worden gebruikt en geaccepteerd.  Documenten kunnen persoonlijk of zakelijk zijn of gebruikt worden in een professionele of bredere context.

De zorgplicht van een notaris betreft de authenticiteit en geldigheid van het document dat hij notarieel bekrachtigt, niet de persoon of organisatie die het document ter validatie en verzegeling aanbiedt.

Hoe vind ik een notaris?

In het Verenigd Koninkrijk zijn de meeste notarissen ofwel Solicitors of Barristers, maar ga er niet van uit dat elke Solicitor ook een Notary Public is. Meestal staat op het naambordje buiten het kantoor van een Solicitor of op hun officiële briefhoofd of website of ze ook een Notary Public zijn en notarisdiensten aanbieden.  

Daarnaast zijn sommige organisaties puur gespecialiseerd in notarisdiensten.  Veel van deze organisaties zijn gevestigd in Londen om de toegang tot de FCO voor legalisatie indien nodig een snelle procedure te maken en bieden een snelle doorlooptijd voor documenten met een express service.  Het belangrijkste FCO-centrum waar legalisatie plaatsvindt, bevindt zich in Milton Keynes.

Als uw notaris geen notaris is, bieden we notariële en beëdigde vertaaldiensten aan. Selecteer gewoon 'Notarisatie' of 'Apostille' voor het afronden van uw bestelling afrondt op onze bestelpagina.

Notaris in het Verenigd Koninkrijk

Wat staat er op het notariële document?

Op het document staat de handtekening van de notaris en het officiële zegel.  Het zegel is een stempel met inkt en reliëf, meestal in rood of blauw.

Notariële vertaling & Gelegaliseerde vertaling

Wanneer u een document in een vreemde taal voorlegt, willen de meeste landen een officiële vertaling. Een beëdigde vertaling moet bijvoorbeeld worden bijgevoegd bij het sollicitatieformulier voor een baan in Spanje, samen met uw ondersteunende academische referenties. De vertaling moet notarieel worden vastgelegd, zodat de in het Engels geschreven documenten ook in het Spaans worden vertaald. Legalisatie kan ook nodig zijn.  

Beëdigde vertalingen zijn gebruikelijk in bepaalde situaties:-

• Immigratie
• Juridische kwesties
• Professionele scenario's rond tewerkstelling of commerciële organisaties
• Academische toepassingen
• Financiële processen

Wat is legalisatie?

Legalisatie is een extra proces dat kan volgen op notariële akten.  Notariële documenten moeten soms worden gelegaliseerd door het Foreign and Commonwealth Office (FCO) in het Verenigd Koninkrijk en soms ook door de ambassade van het land waarvoor de documenten bestemd zijn, een extra stap.  Legalisatie moet altijd volgen op notarisatie en niet andersom.

Wat is een apostille?

Het legalisatieproces levert de Apostille op die op het document wordt aangebracht. De Apostille is een middel om een document dat in het ene land is uitgegeven, in een ander land wettelijk te erkennen; het is een vorm van internationale certificering voor documenten die bedoeld zijn voor gebruik in het buitenland.

De Apostille is een stempel op het document van de overheid van het land van uitgifte.  In het Verenigd Koninkrijk is het het Foreign and Commonwealth Office dat de Apostille afgeeft.  Het wordt soms ook de Apostille van Den Haag of de Haagse Conventie genoemd.  Veel landen maken deel uit van het zogenaamde Apostilleverdrag, waaronder alle Europese landen en de VS, met als opvallende uitzonderingen Noord-Korea en China.  De standaardregel is dat als het document bedoeld is voor gebruik in een land dat de Haagse Conventie van 1961 heeft ondertekend, er een Apostille nodig is, en als het geen deel uitmaakt van de conventie, er een andere vorm van legalisatie nodig is.

Zijn notariële vertalingen altijd nodig?

Het notarieel bekrachtigen van een vertaling is niet altijd vereist en in sommige gevallen kunnen beëdigde vertalingen een geschikt alternatief zijn. Inzicht in het verschil tussen notariële en beëdigde vertalingen kan u helpen de meest geschikte optie voor uw behoeften te bepalen en onnodige kosten te vermijden.

De bovengenoemde procedure is alleen van toepassing op vertalingen die door het Verenigd Koninkrijk zijn gecertificeerd, wat betekent dat ze zijn voltooid in het Verenigd Koninkrijk en vervolgens notarieel zijn vastgelegd of daar zijn gelegaliseerd voor gebruik op een in het Verenigd Koninkrijk gevestigde ambassade of in een andere natie die uitdrukkelijk heeft gevraagd om een “gelegaliseerde of notariële vertaling uit het Verenigd Koninkrijk”. Voordat u een bestelling plaatst bij een willekeurig bureau, is het van cruciaal belang om de vereisten te controleren bij de instantie die u om een vertaling vraagt om er zeker van te zijn dat u aan de juiste normen voldoet.

In sommige omstandigheden is notariële vertaling niet eens nodig. Een beëdigde vertaling uitgevoerd door een vertaler die erkend is in het doelland is een alternatief. Wanneer officiële vertalingen nodig zijn in landen als Spanje, Frankrijk, Italië of Duitsland, is deze strategie vooral relevant. In deze landen mogen beëdigde vertalers vertalingen maken die net zo rechtsgeldig zijn als vertalingen die elders op legale wijze zijn verkregen. Door voor deze optie te kiezen, kunnen we ervoor zorgen dat de plaatselijke voorschriften worden nageleefd en kan het proces worden gestroomlijnd.

Bekijk de volgende bronnen voor meer informatie over beëdigde vertalingen in specifieke landen:

• Beëdigde vertalers in Spanje
• Beëdigde vertalers in Duitsland
• Beëdigde vertalers in Frankrijk
• Beëdigde vertalers in Italië
• Beëdigde vertalers in Nederland

U kunt onnodige vertragingen voorkomen en ervoor zorgen dat uw documenten legaal worden geaccepteerd in het doelland door de tijd te nemen om de criteria te bevestigen en de beste vertaaltechniek te selecteren.

Wij kunnen helpen!

Translayte kan aan al uw eisen voldoen, te beginnen met instructies en verder met de beëdigde vertaalprocedure, notarisatie en, indien nodig, legalisatie. De hele procedure verloopt soepel, zonder stress, en is meestal sneller en goedkoper dan wanneer u elke stap apart zou uitvoeren. Het is ook veiliger om al uw documenten op één plek te bewaren. Als u geïnteresseerd bent in het kopen van een notariële of gelegaliseerde vertaling, kunt u dit direct en snel doen op onze website.