Qu'est-ce qu'une traduction notariée ? | Un guide complet

Qu’est-ce que c’est une traduction notariée ?

La traduction notariée est un processus par lequel un notaire vérifie l’authenticité d’un document traduit. Il est important de noter que la notarisation ne certifie pas la qualité ou l’exactitude de la traduction ; elle certifie uniquement l’identité de la personne qui prétend avoir traduit le document. Pour qu’une traduction soit notariée, un notaire doit jurer que l’identité du traducteur est véridique. 

Si une traduction de haute qualité et précise est nécessaire, en particulier à des fins juridiques ou gouvernementales, il est conseillé de faire appel à un traducteur certifié ou à une agence de traduction réputée telle que Translayte.

Notarisation numérique vs. physique

En ce qui concerne l’authentification des traductions, il existe deux méthodes principales : la méthode numérique et la méthode physique. Chacune a ses propres caractéristiques et ses propres niveaux d’acceptation.

1. Notarisation numérique: Cette méthode moderne utilise des signatures électroniques et des sceaux numériques. C’est efficace et pratique, surtout dans un monde de plus en plus tributaire de la documentation numérique. Toutefois, son acceptation varie en fonction de la juridiction et des exigences spécifiques de l’entité qui demande le document notarié.
    
2. Notation physique: L’approche traditionnelle consiste à apposer le cachet ou le sceau d’un notaire public sur des documents papier. Elle est largement reconnue et acceptée dans la plupart des systèmes et institutions juridiques.

Toutes les institutions et tous les pays n’acceptent pas la notarisation numérique. Il est important de vérifier les exigences spécifiques de la juridiction de l’organisation qui demande la traduction notariée. Certaines situations peuvent exiger une authentification physique en raison de normes juridiques ou pour des raisons de sécurité et d’authenticité.

Quand une traduction notariée est-elle nécessaire ?

La notarisation est le plus souvent utilisée pour un document qui doit être accepté dans un pays étranger dans le cadre d’une procédure régulière à des fins personnelles ou professionnelles. Le traducteur signe un affidavit en présence d’un notaire pour affirmer que la traduction est exacte et complète. 

Le notaire appose ensuite son cachet et sa signature sur l’affidavit, ce qui lui confère une validité juridique. Les traductions notariées sont essentielles pour garantir que les documents traduits sont acceptés par les institutions qui exigent une certification légale de leur exactitude.

Aux États-Unis, les traductions notariées sont souvent nécessaires pour soumettre des documents aux agences gouvernementales, aux établissements d’enseignement ou aux tribunaux. Voici quelques-uns des cas les plus courants où une traduction notariée est nécessaire :

1. Documents pédagogiques

Lorsqu’ils s’inscrivent dans une université ou un établissement d’enseignement supérieur aux États-Unis, les étudiants étrangers doivent souvent fournir des traductions notariées de leurs certificats académiques, diplômes et certificats. Ces traductions vérifient que les qualifications éducatives répondent aux normes de l’institution et reflètent fidèlement le contenu original.

2. Documents juridiques

Les tribunaux des États-Unis peuvent exiger des traductions notariées de documents tels que les affidavits, les déclarations solennelles, les procurations, les décisions de justice, les déclarations de témoins ou les preuves rédigées dans une langue étrangère. La notarisation garantit que la traduction est considérée comme authentique et exacte, ce qui est crucial dans les procédures judiciaires.

3. Documents d’immigration

Les services de citoyenneté et d’immigration des États-Unis (U.S. Citizenship and Immigration Services, USCIS) peuvent exiger des traductions notariées pour des documents tels que les actes de naissance, les licences de mariage et d’autres documents personnels. Ces documents doivent être traduits avec précision et notariés afin de garantir leur validité juridique dans le cadre des procédures d’immigration.

4. Documents commerciaux et d’entreprise

Les entreprises opérant aux États-Unis qui doivent soumettre des documents en langue étrangère pour obtenir une licence ou un enregistrement peuvent avoir besoin de traductions notariées. Il peut s’agir de contrats, de brevets, de marques, de certificats d’incorporation, d’actes de vente, de déclarations fiscales et des états financiers, en particulier lorsqu’il s’agit de transactions transfrontalières.

5. Actes personnels et d’état civil

Lors d’une demande de changement de nom, d’adoption ou de divorce aux États-Unis, les documents en langue étrangère tels que les déclarations écrites, les documents hypothécaires, les achats de biens immobiliers, les passeports, les permis de conduire etc. peuvent nécessiter une traduction notariée. Cela permet de s’assurer que les dossiers personnels sont correctement certifiés et acceptables dans le cadre de procédures judiciaires ou gouvernementales.

Les traductions relatives à l’immigration doivent-elles être notariées ?

L’authentification d’une traduction à des fins d’immigration dépend du pays où elle est requise. Les exigences varient d’un pays à l’autre, il est donc essentiel de comprendre ce qui s’applique à votre situation spécifique.

Aux États-Unis, les traductions notariées ne sont généralement pas nécessaires pour les besoins de l’immigration. En revanche, les services de citoyenneté et d’immigration des États-Unis (USCIS) exigent des traductions certifiées. Cela signifie que la traduction doit être accompagnée d’une déclaration signée par le traducteur ou l’agence de traduction, confirmant que la traduction est exacte et complète. La traduction certifiée par l’USCIS garantit que vos documents répondent aux exigences strictes de l’agence, ce qui est crucial pour les demandes de visas, de cartes vertes et de citoyenneté.

Au Canada, les exigences peuvent varier en fonction du programme d’immigration et du type de document. Bien que les traductions certifiées soient généralement acceptées, certains documents, en particulier ceux qui sont utilisés dans un contexte juridique, peuvent nécessiter une notarisation. Il est important de vérifier les exigences relatives à la demande que vous présentez, car les provinces ou les programmes peuvent avoir leurs propres règles.

En Europe, les règles peuvent être encore plus strictes. Par exemple, en Allemagne, les traductions notariées sont souvent obligatoires, en particulier pour des documents tels que les actes de naissance, les licences de mariage et les diplômes universitaires. 

Comme les exigences en matière de traduction pour l’immigration dépendent du pays en question, il est essentiel de vérifier les directives spécifiques du bureau de l’immigration ou de l’agence gouvernementale avec laquelle vous communiquez. En travaillant avec un service de traduction professionnel qui connaît les réglementations internationales, vous pouvez vous assurer que vos documents répondent aux normes requises et éviter les retards éventuels.

Comment notariser une traduction ?

La notarisation d’une traduction consiste à s’assurer que le document traduit est officiellement reconnu et authentifié à des fins juridiques. Voici tout ce qu’il faut savoir à ce sujet :

Qui délivre les traductions notariées ?

• Traducteurs professionnels ou agences de traduction: Les traductions notariées sont généralement préparées par des traducteurs certifiés qui maîtrisent à la fois la langue source et la langue cible et qui connaissent bien le sujet du document.
   
• Implication du notaire: Une fois que le traducteur a terminé la traduction, un notaire intervient pour authentifier la traduction. Le notaire ne vérifie pas l’exactitude de la traduction mais authentifie l’identité de la personne qui signe le document, généralement le traducteur ou un représentant de l’agence de traduction.

Quand le certificat de traduction est-il signé ?

• Après l’achèvement de la traduction: Le traducteur ou un signataire autorisé de l’agence de traduction signe une déclaration (généralement appelée le « certificat d’exactitude ») attestant que la traduction est exacte et complète. Cette déclaration est ensuite présentée à un notaire.
   
• En présence d’un notaire: La signature du certificat a généralement lieu en présence du notaire. Cela permet de s’assurer que la signature est authentique et que la personne qui signe est bien celle qu’elle prétend être.

Les notaires conservent-ils un registre des traductions ?

• Tenue de registres: Les notaires ne conservent pas de copie des traductions elles-mêmes. Toutefois, ils tiennent un registre ou un journal des actes notariés qu’ils ont accomplis.
   
• Détails enregistrés: Ce dossier contient des détails sur le processus de notarisation, tels que la date de la notarisation, le type de document notarié et l’identité de la personne qui a présenté le document à la notarisation.

Quelle est la différence entre une traduction certifiée et une traduction notariée ?

La question la plus fréquente concernant les services de traduction est celle de la différence entre une traduction certifiée et une traduction notariée. Si les deux types de traductions rendent un document authentique et crédible, elles répondent à des objectifs différents et sont nécessaires dans des situations différentes. 

La principale différence entre une traduction certifiée et une traduction notariée réside dans l’intervention d’un notaire. 

Une traduction certifiée est une traduction pour laquelle le traducteur ou l’agence de traduction fournit une déclaration signée, appelée certificat d’exactitude de la traduction, attestant que la traduction est complète et exacte à sa connaissance. Cette certification n’a pas besoin d’être notariée, mais elle doit inclure les références du traducteur, sa signature et ses coordonnées.

Le certificat d’exactitude de la traduction est un document essentiel qui accompagne les traductions certifiées. Il comprend généralement :

1. Déclaration d’exactitude : Une déclaration selon laquelle la traduction est exacte et complète.
2. Informations sur le traducteur : Nom, signature et qualifications du traducteur.
3. Date de certification : La date à laquelle le certificat a été signé et délivré.
4. Coordonnées de l’agence (le cas échéant) : Les coordonnées de l’agence de traduction.

Ce certificat est important car il prouve que la traduction a été effectuée par un professionnel qualifié et qu’elle répond aux normes exigées par l’autorité requérante.

En revanche, une traduction notariée implique que le traducteur prête serment devant un notaire public pour affirmer que la traduction est exacte et complète. Le notaire certifie ensuite la déclaration du traducteur en y apposant son cachet et sa signature. Le processus de notarisation ne vérifie pas la qualité de la traduction elle-même, mais sert à authentifier l’identité du traducteur et son attestation d’exactitude.

Les exigences en matière de traductions notariées et certifiées peuvent varier considérablement d’un pays à l’autre.

Aux États-Unis, des traductions certifiées sont généralement exigées pour les documents d’immigration, tels que les actes de naissance et les licences de mariage, lorsqu’ils sont soumis aux services de citoyenneté et d’immigration des États-Unis (United States Citizenship and Immigration Services, USCIS). La certification est effectuée par le traducteur, mais la notarisation n’est pas toujours nécessaire, sauf si l’agence ou le tribunal le demande explicitement. Dans le domaine juridique, les traductions notariées sont souvent nécessaires pour les documents judiciaires, les déclarations sous serment et les relevés de notes.

Au Royaume-Uni, les traductions certifiées sont souvent exigées pour les documents officiels, mais les traductions notariées sont moins courantes. En revanche, pour les questions juridiques, une traduction assermentée réalisée par un traducteur ou un linguiste agréé est souvent nécessaire.

Certains pays de l’UE peuvent exiger qu’une apostille accompagne les traductions notariées, en particulier lorsque les documents sont utilisés au-delà des frontières internationales. Une apostille sert de niveau supplémentaire de vérification pour la notarisation et est obtenue par l’intermédiaire de l’autorité gouvernementale désignée.

Au Canada, les traductions certifiées sont souvent réalisées par des membres d’une association provinciale de traduction, tandis que la notarisation est généralement requise pour les documents juridiques ou lorsque des traductions sont soumises à des organismes gouvernementaux.

Il est important de comprendre la différence entre les traductions notariées et les traductions certifiées lorsque l’on soumet des documents à diverses autorités. Veuillez toujours vérifier les exigences spécifiques du pays ou de l’institution pour vous assurer que vous obtenez le bon type de traduction.

Exigences en matière de notarisation dans d’autres pays

• Les notaires en Espagne : Les notaires en Espagne sont des professionnels juridiques hautement qualifiés qui travaillent sur des actes, des contrats et des procurations. Ils vérifient l’identité des parties concernées et s’assurent qu’elles comprennent le contenu du document.
   
• Les notaires en Allemagne : En Allemagne, les notaires sont des professionnels du droit qui garantissent la légalité de documents tels que les transactions immobilières, les documents d’entreprise, les contrats de mariage et les testaments, qui nécessitent généralement une authentification.
   
• Les notaires en France : Les notaires français ont un rôle plus étendu et participent souvent à la rédaction et à l’exécution de documents tels que les transactions immobilières, les contrats de mariage et les documents de succession. Le processus consiste à vérifier le document, à s’assurer que toutes les parties le comprennent et à l’enregistrer officiellement.
   
• Les Notaires au Royaume-Uni : En ce qui concerne la traduction notariée au Royaume-Uni, les notaires britanniques ne sont pas seulement autorisés par le gouvernement, ce sont aussi des juristes qualifiés qui ont été nommés par le Bureau de la faculté de l’archevêque de Canterbury (The Faculty Office of the Archbishop of Canterbury). Ce système fonctionne de la même manière dans un grand nombre de pays, tels que le Mexique, le Portugal et la Turquie.

Qui est un notaire?

Un notaire est généralement un « solicitor » ou un « barrister » qui a suivi une formation complémentaire pour s’inscrire au tableau des notaires.  Au Royaume-Uni, les notaires ont leur société officielle, appelée The Notaries Society.

Les notaires sont généralement spécialisés dans un domaine particulier, à savoir la préparation, la certification et la légalisation de documents spécifiques afin qu’ils puissent être utilisés et acceptés tant au Royaume-Uni qu’à l’étranger.  Les documents peuvent être personnels, d’entreprise ou être utilisés dans un contexte professionnel ou plus large.

Le devoir de diligence d’un notaire concerne le document qu’il authentifie en termes d’authenticité et de validité, et non la personne ou l’organisation qui présente le document pour validation et apposition du sceau.

Comment trouver un notaire?

Au Royaume-Uni, la plupart des notaires sont soit des « solicitors », soit des « barristers », mais il ne faut pas croire que tous les « solicitors » sont également des notaires. En général, la plaque à l’extérieur du bureau d’un avocat, son papier à en-tête officiel ou son site web indiquent s’il est également notaire et s’il offre des services de notarisation.  

En outre, certaines organisations se spécialisent uniquement dans les services de notarisation.  Nombre d’entre elles sont situées à Londres, ce qui permet d’accéder rapidement au FCO pour la légalisation, le cas échéant, et d’offrir un délai de traitement rapide des documents grâce à un service express.  Le principal centre du FCO où la légalisation a lieu se trouve actuellement à Milton Keynes.

Si votre avocat n’est pas un notaire, nous proposons des services de notarisation ainsi que des services de traduction certifiée. Il vous suffit de sélectionner « Notarisation » ou « Apostille » avant de compléter votre commande sur notre page de commande.

Notaire au Royaume-Uni

Que verrez-vous sur le document notarié ?

Le document portera la signature du notaire et le sceau officiel de l’office.  Le sceau est un timbre encré et gaufré, le plus souvent de couleur rouge ou bleue.

Traduction notariée & traduction légalisée

La plupart des pays exigent une traduction officielle lorsque vous présentez un document délivré dans une langue étrangère.  Par exemple, cette candidature à un emploi en Espagne accompagnée de vos certificats d’études devra être accompagnée d’une traduction certifiée jointe au formulaire de demande, qui devra être notariée afin que les documents rédigés en anglais soient également traduits en espagnol.  Il pourrait également être nécessaire de la légaliser.  

Les traductions certifiées sont courantes dans certaines situations :

• Questions d’immigration
• Questions juridiques
• Scénarios professionnels concernant l’emploi ou les organisations commerciales
• Applications académiques
• Processus financiers

Qu’est-ce que c’est la légalisation ?

La légalisation signifie un processus supplémentaire qui peut suivre la notarisation.  Les documents notariés peuvent devoir être légalisés par le Bureau des Affaires étrangères et du Commonwealth (Foreign and Commonwealth Office, FCO) au Royaume-Uni et parfois aussi par l’ambassade du pays auquel les documents sont destinés, ce qui constitue une étape supplémentaire.  La légalisation doit toujours suivre la notarisation et non l’inverse.

Qu’est-ce que c’est une apostille ?

Le processus de légalisation produit l’apostille qui est apposée sur le document. L’apostille est un moyen de reconnaître légalement un document délivré dans un pays dans un autre pays ; c’est une forme de certification internationale pour les documents destinés à être utilisés à l’étranger.

L’apostille est un cachet apposé sur le document par le gouvernement du pays émetteur.  Au Royaume-Uni, c’est le Bureau des Affaires étrangères et du Commonwealth (FCO) qui délivre l’apostille.  Elle est parfois également appelée Apostille de La Haye ou Convention de La Haye.  De nombreux pays font partie de ce que l’on appelle la Convention Apostille, notamment tous les pays européens et les États-Unis, à l’exception notable de la Corée du Nord et de la Chine.  La règle standard est que si le document est destiné à être utilisé dans un pays signataire de la Convention de La Haye de 1961, il doit être revêtu d’une apostille, et s’il ne fait pas partie de la convention, il doit être légalisé d’une autre manière.

Les traductions notariées sont-elles toujours nécessaires ?

La notarisation d’une traduction n’est pas toujours nécessaire et, dans certains cas, des traductions assermentées peuvent constituer une alternative appropriée. Comprendre la différence entre les traductions notariées et les traductions assermentées peut vous aider à déterminer l’option la plus appropriée à vos besoins et à éviter des coûts inutiles.

La procédure décrite ci-dessus s’applique spécifiquement aux traductions certifiées britanniques, c’est-à-dire que la traduction est réalisée au Royaume-Uni, puis notariée ou légalisée au Royaume-Uni pour être utilisée par une ambassade basée au Royaume-Uni ou dans un autre pays qui a spécifiquement demandé une « traduction légalisée ou notariée en provenance du Royaume-Uni ». Il est essentiel de confirmer les exigences auprès de l’organisme demandeur avant de passer une commande auprès d’une agence, afin de s’assurer que vous respectez les normes appropriées.

Dans certaines situations, il n’est pas nécessaire de recourir à la notarisation. Vous pouvez opter pour une traduction assermentée réalisée par un traducteur agréé dans le pays cible. Cette approche est particulièrement pertinente lorsque des traductions officielles sont nécessaires dans des pays tels que l’Espagne, la France, l’Italie ou l’Allemagne. Les traducteurs assermentés de ces pays sont autorisés à produire des traductions qui ont la même valeur juridique que les traductions légalisées obtenues ailleurs. Le choix de cette option peut simplifier le processus et garantir le respect des réglementations locales.

Pour plus d’informations sur les traductions assermentées dans certains pays, veuillez consulter les ressources suivantes :

• Traducteurs assermentés en Espagne
• Traducteurs assermentés en Allemagne
• Traducteurs assermentés en France
• Traducteurs assermentés en Italie
• Traducteurs assermentés aux Pays-Bas

Prendre le temps de vérifier les exigences et choisir la bonne méthode de traduction peut vous éviter des retards inutiles et garantir que vos documents sont légalement reconnus dans le pays de destination.

Nous pouvons vous aider !

Translayte peut prendre en charge tous vos besoins, depuis le point d’instruction jusqu’au processus de traduction certifiée, suivi d’une notarisation et d’une légalisation si nécessaire.  L’ensemble du processus se déroule sans heurt et sans stress, et il est généralement moins coûteux et plus rapide que si vous entrepreniez chaque étape individuellement.  Le fait de conserver vos documents en un seul endroit est également plus sûr. Si vous souhaitez commander une traduction notariée ou légalisée, vous pouvez le faire directement et rapidement sur notre site web.