Cómo apostillar documentos expedidos en Italia

Created: Jan 25, 2024 | Updated: Feb 21, 2024

A estas alturas, casi todo el mundo ha oído hablar de una Apostilla, pero para aquellos que no lo han hecho todavía, hemos creado este artículo donde explicaremos claramente todo lo relacionado con la obtención de una Apostilla en Italia. Esperamos que incluso aquellos que estén familiarizados puedan aprender algo nuevo que les ayude la próxima vez que se encuentren en la necesidad de legalizar un documento oficial para transacciones internacionales. 

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¿Qué es una Apostilla?

Una "Apostilla" en Italia es un sello de aprobación especial que sirve para demostrar que un documento italiano es real y oficial. Este sello es importante si quieres utilizar tus documentos italianos en otros países que también utilizan apostillas.

Italia forma parte de un acuerdo llamado Convenio de La Haya. Este acuerdo establece que, si un documento tiene una apostilla, debe ser aceptado en cualquier otro país que también forme parte de este acuerdo. Por tanto, una apostilla italiana facilita el uso de documentos italianos, como partidas de nacimiento o documentos legales en otros países, sin más complicaciones.

Piensa en la apostilla como un salvoconducto internacional para tus documentos, ella significa en otros países: "Italia dice que este documento es verdadero y puede confiar en él". Así no tienes que pasar por muchos controles en cada país, porque la apostilla hace ese trabajo por ti.
 

¿Cuál es el Aspecto de una Apostilla en Italia?

Una apostilla en Italia parece un papel o sello especial que se adhiere a su documento. Suele ser una hoja de papel cuadrada que incluye detalles importantes escritos en un orden específico. Entre estos detalles se incluyen:

• La palabra "Apostilla" figura en la parte superior.
• Información sobre el documento, como de qué se trata (por ejemplo, un certificado de nacimiento).
• Nombre del funcionario italiano que ha comprobado el documento.
• Ciudad de Italia en la que se emitió la apostilla.
• La fecha en que se otorgó la apostilla.
• Un número único que identifica esta apostilla específica.
• El sello o timbre de la autoridad italiana que emitió la apostilla. 

Este papel apostillado se adhiere a tu documento original, convirtiéndolos en una sola pieza. De esta forma, cuando muestras tu documento en otro país, verán la apostilla y sabrán que tu documento es real y aceptado internacionalmente.

 

 

Requisitos de Apostilla en Italia

Dependiendo de los detalles de tus necesidades o situación, la autoridad italiana tiene algunos requisitos para emitir una Apostilla. Compartimos estos requisitos a continuación: 

1. Documentos oficiales: En primer lugar, el documento que tengas debe ser oficial. Esto significa que debe ser un documento reconocido, como un certificado de nacimiento, un certificado de matrimonio o cualquier otro documento oficial o legal. 
    
2. Traducción jurada: A veces, tu documento puede estar en italiano, pero en el país donde quieres utilizarlo se habla otro idioma. En ese caso, necesitas una traducción jurada en italiano, en la que un traductor profesional hace una copia oficial de tu documento en el nuevo idioma. Por ejemplo, si vas a un país de habla inglesa, necesitarás una traducción jurada del italiano al inglés. 
    
3. Obtener el sello de la apostilla: Una vez que tengas tu documento oficial, y su traducción jurada, si es necesario, debes llevarlo a la Fiscalía de Italia. Allí comprueban que los documentos son correctos y, de ser así, les ponen un "sello de apostilla".
    

Documentos que Requieren Apostilla en Italia

Documentos que requieren apostilla en Italia	Documentos que NO necesitan apostilla en Italia
Certificados de nacimiento, defunción, divorcio, matrimonio, etc.	Tarjetas de identidad
Documentos educativos	Documentos personalizados
Extractos del registro mercantil italiano	Documentos diplomáticos y consulares
Orden judicial, poder notarial o declaraciones judiciales	Cartas personales
Extracto del catastro	Contratos comerciales
Documentos expedidos o certificados por un notario público	Documentos de países que no están en el Convenio de La Haya
Traducciones juradas de sus documentos oficiales	Historiales médicos y recetas para uso personal
Patentes y estados financieros	Notas informales o correspondencia no oficial

 

Diferencia Entre una Apostilla y una Legalización

Tanto la apostilla como la legalización son formas de hacer que tus documentos expedidos en Italia sean aceptables en otros países, pero se utilizan en situaciones diferentes.

La apostilla es un sello que se utiliza cuando el país en el que deseas utilizar tu documento italiano forma parte del Convenio de La Haya. Los países de este convenio han decidido aceptar este sello de apostilla; es como un atajo para demostrar que tu documento es real. Un documento apostillado puede utilizarse en cualquiera de los países miembros del Convenio de La Haya.

Por su parte, la legalización es necesaria cuando el país donde vas a utilizar el documento no forma parte del Convenio de La Haya. En este caso, el proceso es más largo. Para legalizar un documento italiano, primero hay que verificarlo en Italia. Esto suele implicar la certificación del documento por una autoridad italiana competente, como un notario público o una oficina gubernamental, dependiendo del tipo de documento. Una vez completado este paso, la siguiente fase consiste en llevar el documento al consulado o embajada del país donde se vaya a utilizar.

En el consulado o la embajada, los funcionarios examinan a fondo el documento y se aseguran de que el documento y sus certificaciones son auténticos y de que cumplen con las normas de su país. Tras esta verificación, el consulado o la embajada añaden su sello o certificado oficial al documento para confirmar que el mismo ha sido verificado legalmente y que puede utilizarse en su país.

 

Dónde Obtener una Apostilla en Italia

• Para obtener una apostilla en Italia, debes dirigirte a la Fiscalía. Esta oficina forma parte del gobierno italiano y es la encargada de asegurarse de que tus documentos son auténticos. Cuando lleves tus documentos, los examinarán detenidamente y, si todo es correcto, les pondrán un sello especial. 
   
• Las Prefecturas, en cambio, se encargan de legalizar los documentos firmados por otras autoridades italianas, como los funcionarios del Registro Civil o las instituciones educativas.

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Preguntas Frecuentes
 

¿Quién Expide las Apostillas en Italia?

En Italia, las apostillas de los documentos judiciales y civiles las expide el Ministerio Fiscal de los tribunales locales. Para otros documentos administrativos, se encarga la prefectura o autoridades regionales específicas.
 

¿Quién Puede Certificar Documentos en Italia?

Los traductores jurados, notarios o funcionarios públicos pueden certificar documentos en Italia. Esto significa que comprueban y confirman que las copias son auténticas y coinciden con los documentos originales.
 

¿Es Necesaria la Apostilla en Italia?

Sí, si el documento apostillado está en italiano y se va a utilizar en un país de habla no italiana, necesita una traducción jurada, normalmente al inglés o a la lengua del país donde se vaya a utilizar el documento.