Come ottenere l'Apostille su documenti rilasciati in Canada

Come funziona la legalizzazione dei documenti in Canada

La legalizzazione di un documento è il processo che conferisce al vostro documento un timbro di approvazione ufficiale. È un processo in cui le autorità confermano che il documento è autentico e valido. Ciò assume particolare importanza quando si tratta di documenti che devono essere riconosciuti in un altro Paese. Dimostra che il documento è conforme alle norme e agli standard stabiliti dal governo o dalle autorità competenti. In Canada i documenti possono essere legalizzati in due modi: con le apostille dell'Aia e con le legalizzazioni consolari.

Che cos'è l'Apostille in Canada?

In Canada, l'apostille è una forma di legalizzazione che prevede l'utilizzo di un timbro o di un certificato speciale che autentica un documento e ne dimostra l'origine confermando la legittimità della firma e l'autorità del funzionario che l'ha firmata. È un modo semplificato per dimostrare che il documento è reale e ufficiale. 

La legalizzazione dell'apostille garantisce che la validità dei documenti sia riconosciuta nei Paesi che fanno parte della Convenzione dell'Aia del 1961 sulla semplificazione dell'apostille. Il 12 maggio 2023, il Canada ha aderito alla Convenzione dell'Aia e l'applicazione dell'apostille è entrata in vigore l'11 gennaio 2024. Questo semplifica il processo di riconoscimento dei documenti tra il Canada e gli altri Paesi membri ed elimina la necessità di ulteriori certificazioni come la legalizzazione consolare tra gli Stati membri.

Come si presenta il documento canadese con apostille dell'Aia? 

Sono 156 i Paesi che fanno parte della Convenzione dell'Aia. 65 di questi Paesi sono parti collegate, cioè membri parziali o Paesi che stanno per diventare membri permanenti a pieno titolo. Gli altri 91 Paesi sono membri permanenti della Convenzione e il Canada ne fa parte. Il documento dell’apostille canadese si presenta sotto forma di un timbro rettangolare stampato che reca la firma autografa del funzionario responsabile dell'apostille, un sigillo ufficiale, un'intestazione che indica che si tratta di una "Apostille" e un riferimento alla Convenzione dell'Aia in francese (Convention de la Haye du 5 octobre, 1961). Inoltre, riporta informazioni sull'ente competente che l'ha rilasciata, la data di emissione e il numero di apostille; in fondo, si trovano alcune dichiarazioni di non responsabilità relative all'apostille. Tutte le informazioni sull'apostille canadese sono scritte sia in inglese che in francese.

In Canada, le autorità responsabili del rilascio delle apostille sono: 

• Il Dipartimento degli Affari Esteri, del Commercio e dello Sviluppo (Global Affairs Canada). Si occupa di: 
  • Documenti rilasciati dal Governo del Canada.
  • Documenti rilasciati e/o autenticati in Manitoba, Nuovo Brunswick, Terranova e Labrador, Territori del Nord-Ovest, Nuova Scozia, Nunavut, Isola del Principe Edoardo e Yukon.
• Altre autorità provinciali - Le seguenti autorità provinciali sono responsabili dell’emissione delle apostille nelle rispettive province:
  • Ministero del Procuratore Generale della Columbia Britannica.
  • Ministero della Giustizia dell’Alberta.
  • Ministero della Giustizia e Procuratore Generale del Saskatchewan.
  • Ministero dei Servizi Pubblici e alle Imprese dell'Ontario.
  • Ministére de la Justice du Québec.

Quali documenti possono essere legalizzati in Canada?

In genere, a seconda delle esigenze, è necessario legalizzare una serie di documenti per vari scopi. I documenti più comuni che spesso vengono legalizzati in Canada sono:

• Certificati di stato civile: certificati di matrimonio, certificati di nascita, certificati di morte, ecc.
• Estratti del registro delle imprese canadese: documenti relativi a registrazioni di imprese e attività commerciali.
• Estratti catastali canadesi: documenti ufficiali che forniscono informazioni sulla proprietà immobiliare o fondiaria e sullo stato giuridico.
• Documenti giudiziari: documenti relativi a procedimenti giudiziari e sentenze, ad esempio procure, testamenti, dichiarazioni.
• Documenti ufficiali rilasciati dalle autorità statali.
• Traduzioni da parte di interpreti giudiziari.
• Brevetti: documenti relativi a brevetti e proprietà intellettuale.
• Diplomi accademici rilasciati da istituzioni pubbliche: certificati degli esami sostenuti, riepiloghi di materie e voti, certificati di iscrizione e altri certificati di scuole o università.

Tipi di documenti che non possono essere legalizzati in Canada

• Documenti non emessi da autorità competenti: contratti privati, lettere private o documenti emessi da enti non ufficiali.
• Documenti commerciali: cocumenti come fatture, contratti commerciali e documenti doganali. 
• Documenti diplomatici e consolari.
• Carte d'identità.

Legalizzazione consolare

La legalizzazione consolare comporta una procedura più complessa. Si tratta di un processo di conferma o certificazione di documenti legali per garantirne il riconoscimento e l'accettazione da parte dell'ordinamento giuridico di un altro Paese, anche se si tratta di un ulteriore livello di verifica oltre all'apostille che viene effettuato dalla missione diplomatica o consolare in Canada che rappresenta il Paese in cui il documento è destinato a essere utilizzato. Ad esempio, un documento da utilizzare in Congo sarà legalizzato dall'Ambasciata congolese in Canada. 

Ciò avviene se il documento deve essere utilizzato in Paesi che non fanno parte della Convenzione dell'Aia o quando uno degli Stati coinvolti ha sollevato obiezioni all'adesione dell'altro. La legalizzazione consolare può essere un processo più costoso e lungo rispetto all'ottenimento di un timbro con apostille. Questo perché nel processo di legalizzazione sono coinvolte diverse autorità locali e la missione diplomatica del Paese ricevente. Prima che il documento possa essere approvato in Canada dall'ambasciata o dal consolato del Paese di destinazione, sono necessarie diverse certificazioni aggiuntive.

Come legalizzare i documenti in Canada

Ecco una semplice guida per legalizzare in Canada documenti destinati ad altri Paesi:

Fase 1 – Reperimento del documento originale: assicuratevi di avere il documento originale o una copia ufficiale rilasciata dalle autorità canadesi competenti se avete perso l'originale. Accertatevi che la copia ufficiale abbia il sigillo ufficiale e la firma dell'istituzione e che sia una copia fedele dell'originale. 

Fase 2 – Traduzione del documento: se il documento non è già nella lingua ufficiale del Paese di destinazione, dovrete ottenere una traduzione autenticata. Questa traduzione deve essere effettuata da un traduttore canadese certificato di fiducia. I servizi di traduzione certificata garantiscono che i vostri documenti siano tradotti in modo accurato e a norma di legge.

Fase 3 - Certificazione: certificate il documento facendolo autenticare. Translayte semplifica questo passaggio.  Potete tradurre e autenticare i vostri documenti in un unico passaggio. Tutto ciò che dovete fare è selezionare l'opzione "autenticazione" durante l'ordine. Questa certificazione verifica l'autenticità del documento e delle firme apposte. 

In Canada, ogni documento ha requisiti diversi per essere legalizzato. Ad esempio, documenti come i certificati di nascita e di morte non devono essere autenticati, ma devono essere rilasciati da un ufficio di stato civile provinciale o territoriale. Per ulteriori informazioni sui requisiti specifici del documento che desiderate legalizzare, consultate il sito web del Governo canadese.

Fase 4 – Ottenimento dell’apostille dalle autorità canadesi competenti: per ottenere un'apostille in Canada, contattate l'ufficio di Global Affairs Canada o qualsiasi altro ufficio responsabile dell'autenticazione dei documenti nella vostra provincia o nel vostro territorio. Il Canada non offre un servizio di persona, per cui è necessario inviare i documenti per posta o tramite corriere o consegnarli ai seguenti indirizzi:

• Global Affairs Canada: Lester B. Pearson Building, 125 Sussex Drive, ingresso King Edward, Ottawa, Ontario, K1A 0G2, Canada.
• Direction des Affaires Juridiques: Ministère des Relations internationales et de la Francophonie du Québec, 525, boulevard René-Lévesque Est, bureau 4.28, Québec (Québec) G1R 5R9, Canada. 
• Ministero del Procuratore generale della Columbia Britannica: Ministry of Attorney General, PO Box 9280 Stn Prov Govt, Victoria, BC V8W 9J7, Canada.
• Ministero della Giustizia dell’Alberta: Ministry of Justice and Solicitor General, 9820 107 St NW, 3rd Floor, Edmonton, AB T5K 1E7, Canada.
• Ministero della Giustizia e Procuratore Generale del Saskatchewan: Ministry of Justice and Attorney General, 800 - 1874 Scarth Street, Regina, SK S4P 4B3, Canada.
• Ministère de la Justice du Québec: Ministère de la Justice du Québec, Édifice Louis-Philippe-Pigeon, 1200, route de l'Église, Québec (Québec) G1V 4M1, Canada.

Per ottenere l'apostille in Canada è necessario presentare la seguente documentazione:

• Il documento o i documenti originali da legalizzare.
• Un modulo compilato di richiesta di autenticazione dal sito web dell'autorità competente da cui desiderate ottenere l'apostille. Nella barra di ricerca, cercate "Apostille" e riceverete un link al modulo di richiesta di apostille tra i risultati della ricerca.  Si consiglia di compilare il modulo online. 
• Una busta già indirizzata e affrancata o un'etichetta di spedizione prepagata. Qui dovrete includere tutti i documenti che dovete inviare. 
• Spese per l'apostille: Il costo di un'apostille in Canada varia a seconda del luogo in cui viene effettuata:
  • Global Affairs Canada - Gratuita
  • Ministero della Giustizia dell’Alberta - $10
  • Ministero del Procuratore Generale della Columbia Britannica - $20
  • Ministero della Giustizia e Procuratore Generale del Saskatchewan - $50
  • Ministero dei servizi pubblici e alle imprese dell'Ontario -$16-$32
  • Ministère de la Justice du Québec - $65

Fase 5 – Ricezione del documento apostillato: dopo l'apposizione dell'apostille, il documento legalizzato vi sarà rispedito per posta in circa 30-40 giorni lavorativi. Il vostro documento è ora valido per l'uso nei Paesi aderenti alla Convenzione dell'Aia. 

Fase 6 – Invio del documento all'Ambasciata o al Consolato (per la legalizzazione consolare): se il Paese ricevente non riconosce la Convenzione dell'Aia, dovrete recarvi presso la loro ambasciata o il loro consolato in Canada e legalizzare ulteriormente il documento secondo i loro requisiti. È possibile richiedere alle autorità canadesi preposte all'apostille di inoltrare i documenti autenticati per vostro conto. Dopo questa fase, il documento potrà essere utilizzato in un Paese che non ha aderito alla Convenzione dell'Aia.

Come ottenere una traduzione autenticata in Canada online

Per ottenere una traduzione autenticata in Canada online, seguite i seguenti passaggi: 

1. Visitate il sito web di Translayte. 
2. Cliccate su "Ordina traduzione certificata".
3. Selezionate "Traduzione certificata", scegliete la lingua di origine e di destinazione e i tempi di consegna che preferite. 
4. Caricare il documento da tradurre. Assicuratevi che il file sia stato nominato correttamente. 
5. Selezionate i servizi di traduzione Standard, Specialista o Professionale, in base alle vostre esigenze e al vostro budget.
6. Indicate di avere bisogno di una "traduzione autenticata" e qualsiasi altra specifica che preferite per il vostro documento.
7. Effettuate l'ordine e attendete la traduzione.  La traduzione vi sarà consegnata per e-mail o per posta entro il termine stabilito.

Ottenere l’apostille per documenti destinati al Canada

Ottenere un'apostille sui documenti da utilizzare in Canada è il processo di legalizzazione dei documenti che verranno utilizzati in Canada, in base ai requisiti legali dell'autorità canadese che riceve i documenti. Autorità come i notai o l'Ambasciata si occupano dell'attestazione dei documenti, ma l'attestazione finale spetta al Ministero degli Affari Esteri del vostro Paese. 

Ecco la procedura per ottenere un'apostille nel vostro Paese per i documenti destinati al Canada:

1. Identificazione dell'autorità competente: individuate l'autorità responsabile del rilascio delle apostille nel vostro Paese. Nella maggior parte dei Paesi l'autorità competente per il rilascio delle apostille è solitamente il Ministero degli Affari Esteri. Se si tratta di un'autorità diversa, fate in modo di individuarla. 

2. Preparazione dei documenti: assicuratevi che i vostri documenti siano in regola e soddisfino i requisiti stabiliti dal Ministero degli Affari Esteri del vostro Paese. Di solito si tratta di autenticazione notarile, traduzione o altro. I documenti che dovrete portare con voi includono di solito:

• Il documento originale da legalizzare.
• Un documento d'identità nazionale come un passaporto internazionale o una carta d'identità nazionale.
• Fotocopie dei documenti.
• Ricevuta del pagamento delle spese di legalizzazione.
• Un modulo di domanda compilato, di solito proveniente dal Ministero degli Affari Esteri del Paese.

3. Presentazione dei documenti: presentate i documenti al Ministero degli Affari Esteri insieme alle tasse richieste dal vostro Paese. Spesso è possibile farlo di persona o attraverso i canali designati.

4. Attesa dell'elaborazione: attendete che il Ministero degli Affari Esteri elabori la richiesta. I tempi di elaborazione per ogni Paese sono diversi, quindi è consigliabile verificare con loro i tempi previsti. 

5. Ricezione dei documenti apostillati: una volta rilasciata l'apostille, potete ritirare i documenti di persona o farveli spedire per posta, a seconda delle opzioni fornite dal Ministero degli Affari Esteri del vostro Paese. Prima di recarvi in Canada, assicuratevi che l'apostille sia stata apposta correttamente secondo i requisiti della Convenzione dell'Aia sulle apostille. Ecco alcuni degli elementi da controllare: 

• Il sigillo e la firma: cercate il sigillo ufficiale dell'autorità competente che ha rilasciato l'apostille. Dovrebbe essere presente anche la firma di un rappresentante autorizzato dell'ufficio apostille.
• Verificate il documento: assicuratevi che l'apostille sia allegata al documento corretto. Verificate che i dati riportati sull'apostille, come i nomi delle parti, corrispondano a quelli del documento.
• Verificate la presenza di filigrane o elementi di sicurezza: le apostille di ogni Paese presentano elementi di sicurezza come filigrane, numeri, codici a barre, ecc. per evitare la falsificazione. Verificate quali elementi di sicurezza sono presenti nell'apostille del vostro Paese e assicuratevi che siano presenti nella vostra apostille.
• Esaminate la lingua: assicuratevi che la lingua riportata sull'apostille sia coerente con quella utilizzata nei documenti ufficiali del vostro Paese.
• Utilizzate gli strumenti di verifica: molti Paesi dispongono di strumenti di verifica, online e non, che consentono di controllare l'apostille per confermarne l'autenticità. In Canada, ad esempio, per verificare un'apostille emessa con un numero di certificato che inizia con CA-, AB-, BC- o SK-, è necessario inviare un'e-mail all’indirizzo [email protected], indicando il numero di apostille e la data di emissione. Se desiderate verificare un'apostille con un numero che inizia con ON-, dovrete contattare l'Official Documents Services dell'Ontario, mentre nel caso di un'apostille con un numero di certificato che inizia con QC-, dovrete contattare il Registre des apostilles del Quebec.

Traduzioni dal francese all'inglese con Translayte

Ogni documento straniero che non sia in inglese o francese deve essere tradotto da un traduttore certificato o giurato in Canada. Translayte è la scelta migliore per ottenere i servizi di traduzione professionale più accurati, come le traduzioni dal francese all'inglese, e il rispetto degli standard stabiliti dalle autorità canadesi e internazionali è la nostra priorità assoluta. 

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