Comment obtenir une apostille sur des documents délivrés au Canada ?

Comprendre la légalisation des documents au Canada

La légalisation des documents est le processus qui consiste à donner à votre document un cachet officiel d'approbation. Il s'agit d'une procédure par laquelle les autorités confirment que votre document est authentique et valide. C'est important lorsque vous avez affaire à des documents qui doivent être reconnus dans un autre pays. Elle montre que votre document respecte les règles et les normes établies par le gouvernement ou les autorités compétentes. Il existe deux façons de légaliser des documents au Canada : Par les apostilles de La Haye et les légalisations consulaires.

Qu'est-ce qu'une apostille au Canada ?

Au Canada, une apostille est une forme de légalisation qui nécessite l'utilisation d'un cachet spécial ou d'un certificat qui authentifie un document et prouve son origine en confirmant la légitimité de la signature et l'autorité du fonctionnaire qui l'a signée. Il s'agit d'une manière simplifiée de prouver que le document est réel et officiel. 

La légalisation par apostille garantit que les documents sont reconnus comme valides dans les pays qui font partie de la Convention de La Haye de 1961 sur la simplification de l'apostille. Le 12 mai 2023, le Canada a adhéré à la Convention de La Haye et l'application de l'apostille est entrée en vigueur le 11 janvier 2024. Cela simplifie le processus de reconnaissance des documents entre le Canada et les autres pays membres et élimine le besoin de certifications supplémentaires comme la légalisation consulaire entre les États membres.

À quoi ressemble l'apostille canadienne de La Haye ? 

Il y a 156 pays qui font partie de la Convention de La Haye. 65 de ces pays sont des parties associées, ce qui signifie qu'ils sont des membres partiels ou qu'ils sont en passe de devenir des membres permanents à part entière. Les 91 autres pays sont des membres permanents de la Convention et le Canada en fait partie. L'apostille canadienne se présente sous la forme d'un cachet rectangulaire imprimé qui porte la signature manuscrite du fonctionnaire d'apostille, un sceau officiel, un titre indiquant qu'il s'agit d'une « apostille » et une référence à la Convention de la Haye en français (Convention de la Haye du 5 octobre 1961). Elle comporte également des informations sur l'organisme compétent qui l'a délivrée, la date de délivrance et le numéro de l'apostille, et au bas de la page, vous trouverez des avertissements concernant l'apostille. Toutes les informations figurant sur l'apostille canadienne sont rédigées en anglais et en français.

Qui peut apostiller un document au Canada ?

Au Canada, les autorités chargées de délivrer les apostilles sont les suivantes : 

• Le ministère des affaires étrangères, du commerce et du développement (Affaires mondiales Canada). Ils peuvent certifier :
• Documents délivrés par le gouvernement du Canada.
• Documents délivrés et/ou notariés au Manitoba, au Nouveau-Brunswick, à Terre-Neuve-et-Labrador, dans les Territoires du Nord-Ouest, en Nouvelle-Écosse, au Nunavut, à l'Île-du-Prince-Édouard et au Yukon.
• Autres autorités provinciales - les autorités provinciales suivantes sont responsables de la délivrance des apostilles dans leur province :
• Le ministère du procureur général de la Colombie-Britannique.
• Ministère de la Justice de l'Alberta.
• Ministère de la justice et procureur général de la Saskatchewan.
• Ministère de la prestation des services publics et des services aux entreprises de l'Ontario.
• Ministére de la Justice du Québec.

Quels documents peuvent être légalisés au Canada ?

Les personnes ont généralement besoin de légaliser une série de documents à des fins diverses, en fonction de leurs besoins. Les documents les plus courants que les personnes légalisent au Canada sont les suivants :

• Certificats d'état civil : Certificats de mariage, actes de naissance, actes de décèsetc.
• Extraits du registre du commerce canadien : Documents relatifs à l'enregistrement des entreprises et aux activités commerciales.
• Extraits du registre foncier canadien : Documents officiels fournissant des informations sur la propriété immobilière ou foncière et sur le statut juridique.
• Documents judiciaires : Documents relatifs aux procédures judiciaires et aux jugements, par exemple les procurations, les dernières volontés et les testaments, les déclarations.
  Documents officiels délivrés par les autorités nationales.
• Traductions par des interprètes judiciaires.
• Brevets : Documents relatifs aux brevets et à la propriété intellectuelle.
• Diplômes académiques délivrés par des institutions publiques : les relevés de notes, les aperçus des cours et des notes, les certificats d'études et les certificats supplémentaires délivrés par des écoles ou des universités.

Types de documents qui ne peuvent pas être légalisés au Canada

• Documents non délivrés par les autorités compétentes : Contrats privés, lettres privées ou documents émis par des entités non officielles.
• Documents commerciaux : Documents tels que factures, contrats commerciaux et documents douaniers. 
  Documents diplomatiques et consulaires.
• Cartes d'identité.

Légalisation consulaire

La légalisation consulaire implique une procédure plus complexe. Il s'agit également d'un processus de confirmation ou de certification de documents juridiques afin de garantir leur reconnaissance et leur acceptation par le système juridique d'un autre pays, bien qu'il s'agisse d'un niveau supplémentaire de vérification en plus de l'apostille qui est effectuée par la mission diplomatique ou consulaire au Canada représentant le pays dans lequel le document est destiné à être utilisé. Par exemple, un document destiné à être utilisé au Congo sera légalisé par l'ambassade du Congo au Canada. 

C'est le cas lorsque le document doit être utilisé dans des pays qui ne font pas partie de la Convention de La Haye ou lorsque l'un des États concernés a soulevé des objections à l'adhésion de l'autre. La légalisation consulaire peut être une procédure plus coûteuse et plus longue que l'obtention d'un cachet d'apostille. En effet, diverses autorités locales et la mission diplomatique du pays d'accueil sont impliquées dans ce processus de légalisation. Plusieurs certifications supplémentaires sont nécessaires pour que votre document puisse être approuvé au Canada par l'ambassade ou le consulat du pays de destination.

Comment légaliser vos documents au Canada

Voici un guide simple pour légaliser vos documents au Canada à destination d'autres pays :

Première étape - Obtenir les documents originaux : Assurez-vous d'être en possession du document original ou d'une copie officielle délivrée par les autorités canadiennes compétentes si vous avez perdu l'original. Assurez-vous que cette copie officielle porte le sceau et la signature officiels de l'institution et qu'elle est conforme à l'original.

Deuxième étape - Traduire le document : Si le document n'est pas rédigé dans la langue officielle du pays de destination, vous devrez obtenir une traduction notariée. Cette traduction doit être effectuée par un traducteur canadien certifié. Les services de traduction de documents certifiés garantissent que vos documents sont traduits de manière précise et légale.

Troisième étape - Les faire certifier : Veuillez certifier vos documents en les faisant authentifier par un notaire. Translayte facilite cette étape.  Vous pouvez traduire et notariser vos documents en même temps. Il vous suffit de sélectionner la possibilité « notarisation » lors de votre commande. Cette certification permet de vérifier l'authenticité du document et des signatures qui y figurent. Au Canada, chaque document est soumis à des exigences différentes avant d'être légalisé. Par exemple, les documents tels que les certificats de naissance et de décès ne doivent pas être notariés, mais doivent être délivrés par un bureau provincial ou territorial de l'état civil. Pour en savoir plus sur les exigences spécifiques au document que vous souhaitez légaliser, consultez les sites suivants le site web du gouvernement du Canada.

Quatrième étape - Obtenir l'apostille auprès des autorités canadiennes compétentes : Pour obtenir une apostille au Canada, veuillez contacter le bureau d'Affaires mondiales Canada ou tout autre bureau responsable de l'authentification des documents dans votre province ou territoire. Le Canada n'offre pas de service en personne. Vous devez donc envoyer vos documents par la poste ou par service de messagerie, ou vous pouvez les déposer aux adresses suivantes :

• Affaires mondiales Canada : Lester B. Pearson Building, 125 Sussex Drive, King Edward entrance, Ottawa, Ontario, K1A 0G2, Canada.
• Direction des Affaires Juridiques : Ministère des Relations internationales et de la Francophonie du Québec, 525, boulevard René-Lévesque Est, bureau 4.28, Québec (Québec) G1R 5R9, Canada.
• Le ministère du procureur général de la Colombie-Britannique : Ministère du procureur général, PO Box 9280 Stn Prov Govt, Victoria, BC V8W 9J7, Canada.
• Le ministère de la justice de l'Alberta : Ministère de la Justice et Solliciteur général, 9820 107 St NW, 3rd Floor, Edmonton, AB T5K 1E7, Canada.
• Le ministère de la justice et le procureur général de la Saskatchewan : Ministère de la justice et du procureur général, 800 - 1874 Scarth Street, Regina, SK S4P 4B3, Canada.
• The Ministére de la Justice du Québec : Ministère de la Justice du Québec, Édifice Louis-Philippe-Pigeon, 1200, route de l'Église, Québec (Québec) G1V 4M1, Canada

Il faut présenter les documents suivants pour obtenir une apostille au Canada :

• Le(s) document(s) original(aux) à légaliser.
• Un formulaire de demande d'apostille dûment rempli, disponible sur le site internet de l'autorité compétente auprès de laquelle vous souhaitez obtenir une apostille. Dans la barre de recherche, veuillez chercher « Apostille » et vous recevrez un lien vers le formulaire de demande d'apostille dans les résultats de la recherche.  Il est conseillé de remplir ce formulaire en ligne.
• Une enveloppe pré-adressée et timbrée ou une étiquette d'expédition de courrier prépayée. C'est là que vous joindrez tous les documents que vous envoyez.
• Frais d'apostille : Le coût d'une apostille au Canada varie en fonction de l'endroit où elle est délivrée :
• Affaires mondiales Canada - Gratuit
• Ministère de la Justice Alberta - $10
• Ministère du Procureur général de la Colombie-Britannique - $20
• Ministère de la justice et procureur général de la Saskatchewan - $50
• Ministère de la prestation des services publics et des services aux entreprises de l'Ontario - $16 à $32
• Ministère de la Justice du Québec - $65

Cinquième étape - Recevoir l'acte apostillé : Une fois l'apostille apposée, le document légalisé vous sera renvoyé par courrier dans un délai de 30 à 40 jours ouvrables. Votre document est désormais valable dans les pays parties à la Convention de La Haye. 

Étape 6 - Envoyer le document à l'ambassade ou au consulat (pour la légalisation consulaire) : Si le pays d'accueil ne reconnaît pas la Convention de La Haye, vous devrez vous rendre à l'ambassade ou au consulat de ce pays au Canada et légaliser le document conformément à ses exigences. Vous pouvez demander aux autorités canadiennes d'apostille de transmettre vos documents authentifiés en votre nom. Après cette étape, votre document peut être utilisé dans un pays qui n'est pas partie à la Convention de La Haye.

Comment obtenir une traduction notariée en ligne au Canada ?

Pour obtenir une traduction notariée en ligne au Canada, veuillez suivre les étapes suivantes : 

1. Visiter le site Translayte. 

2. Cliquer sur « Commander une traduction certifiée ».

3. Sélectionner « Traduction certifiée », sélectionner la langue cible et la langue source, ainsi que le délai de livraison souhaité. 

4. Télécharger le document à traduire. Veuillez vous assurer que le fichier a été nommé correctement. 

5. Sélectionner l'un des services de traductions Standard, Spécialiste ou Professionnel en fonction de vos besoins et de votre budget.

6. Préciser que vous souhaitez une « traduction notariée » et toute autre spécification que vous préférez pour votre document.

7. Passer votre commande et attendre votre traduction. Votre traduction vous sera livrée soit par courrier électronique, soit par poste, au plus tard dans les délais impartis.

Obtention d'une apostille pour les documents destinés au Canada

L'obtention d'une apostille sur un document destiné à être utilisé au Canada est le processus de légalisation des documents qui seront utilisés au Canada, conformément aux exigences légales de l'autorité canadienne qui reçoit le(s) document(s). Les autorités telles que les notaires ou l'ambassade attestent les documents, mais l'attestation finale est délivrée par le ministère des affaires étrangères de votre pays. 

Voici la procédure à suivre pour obtenir une apostille dans votre pays pour les documents destinés au Canada :

1. Identifier l'autorité compétente : Veuillez vous renseigner sur l'autorité responsable de la délivrance des apostilles dans votre pays. Dans la plupart des pays, l'autorité compétente pour la délivrance des apostilles est généralement le ministère des Affaires étrangères. S'il s'agit d'une autre autorité, il ne faut pas oublier de l'identifier.

2. Préparer vos documents : Veuillez vous assurer que vos documents sont en ordre et qu'ils répondent aux exigences du ministère des affaires étrangères de votre pays. Cela inclut généralement la notarisation, les traductions ou d'autres étapes d'authentification. Les documents que vous devrez apporter avec vous sont généralement les suivants :

• Le document original qui doit être légalisé.
• Une pièce d'identité nationale telle qu'un passeport international ou une carte d'identité nationale.
• Photocopies de vos documents.
• Preuve du paiement des frais de légalisation.
• Un formulaire de demande rempli, généralement délivré par le ministère des affaires étrangères du pays.

3. Soumettre les documents : Veuillez soumettre vos documents au ministère des affaires étrangères, ainsi que les frais exigés par votre pays. Cette démarche peut souvent être effectuée en personne ou par l'intermédiaire des canaux désignés.

4. Attendre le traitement : Veuillez attendre que le ministère des affaires étrangères traite votre demande. Les délais de traitement diffèrent d'un pays à l'autre, il est donc conseillé de vérifier auprès d'eux pour obtenir une estimation du temps nécessaire.

5. Recevoir les documents apostillés :  Une fois l'apostille délivrée, vous pouvez retirer les documents en personne ou vous les faire envoyer par la poste, selon les options proposées par le ministère des affaires étrangères de votre pays. Avant de vous rendre au Canada, assurez-vous que l'apostille a été correctement apposée conformément aux exigences de la Convention de La Haye sur l'apostille. Voici quelques points à vérifier :

• Le sceau et la signature : Rechercher le sceau officiel de l'autorité compétente qui a délivré l'apostille. La signature d'un représentant autorisé de l'office d'apostille doit également être apposée.
• Vérifier le document : S'assurer que l'apostille est jointe au bon document. Vérifier que les informations figurant sur l'apostille, telles que les noms des parties, correspondent aux informations contenues dans l'acte.
• Vérifier la présence de filigranes ou de dispositifs de sécurité : L'apostille de chaque pays comporte des éléments de sécurité tels que des filigranes, des chiffres, des codes-barres, etc. pour empêcher toute falsification. Veuillez confirmer les éléments de sécurité présents dans l'apostille de votre pays et ceux présents dans votre apostille.
• Examiner la langue : Veuillez vous assurer que la langue de l'apostille est conforme à la langue utilisée dans les documents officiels de votre pays.
• Utiliser les outils de vérification : De nombreux pays disposent d'outils de vérification, en ligne ou non, qui vous permettent de vérifier l'apostille pour en confirmer l'authenticité. Au Canada, par exemple, pour vérifier une apostille délivrée avec un numéro de certificat commençant par CA-, AB-, BC- ou SK-, vous devez envoyer un courrier électronique à l'adresse suivante [email protected] en indiquant le numéro de l'apostille et la date de délivrance. Si vous souhaitez vérifier une apostille dont le numéro commence par ON-, vous devez contacter les services suivants Services des documents officiels de l'Ontario et si vous souhaitez vérifier une apostille dont le numéro de certificat commence par QC-, adressez-vous au Registre des apostilles du Québec.

Veuillez obtenir des traductions du français vers l'anglais avec Translayte

Tout document étranger qui n'est pas rédigé en anglais ou en français doit être traduit par un traducteur agréé ou assermenté au Canada. Translayte est votre meilleur choix pour obtenir les services de traduction professionnelle les plus précis, comme les traductions du français vers l'anglais, et notre priorité absolue est de respecter les normes établies par les autorités canadiennes et internationales. 

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