Como obter uma apostila em documentos emitidos no Canadá

Compreender a legalização de documentos no Canadá

A legalização de documentos é o processo de conferir ao seu documento um selo de aprovação oficial. Trata-se de um processo em que as autoridades confirmam que o seu documento é genuíno e válido. Isto é importante quando se trata de documentos que têm de ser reconhecidos noutro país. Mostra que o seu documento cumpre as regras e normas estabelecidas pelo governo ou pelas autoridades competentes. Existem duas formas de legalizar documentos no Canadá: Apostilas de Haia e Legalizações Consulares.

O que é uma Apostila no Canadá?

No Canadá, uma apostila é uma forma de legalização que requer a utilização de um carimbo ou certificado especial que autentica um documento e prova a sua origem, confirmando a legitimidade da assinatura e a autoridade do funcionário que o assinou. É uma forma simplificada de provar que o documento é verdadeiro e oficial. 

A legalização da apostila garante que os documentos sejam reconhecidos como válidos nos países que fazem parte da Convenção de Haia de 1961 sobre a Simplificação da Apostila. Em 12 de maio de 2023, o Canadá aderiu à Convenção de Haia e a aplicação da apostila entrou em vigor em 11 de janeiro de 2024. Isto simplifica o processo de reconhecimento de documentos entre o Canadá e outros países membros e elimina a necessidade de certificações adicionais como a legalização consular entre os estados membros.

Qual é o aspeto do documento da Apostila da Haia do Canadá? 

Há 156 países que fazem parte da Convenção de Haia. 65 destes países são partes ligadas, o que significa que são membros parciais ou estão em vias de se tornarem membros efetivos e permanentes. Os outros 91 países são membros permanentes da convenção e o Canadá faz parte deles. O documento de apostila canadiano apresenta-se sob a forma de um carimbo impresso retangular que contém a assinatura manuscrita do funcionário responsável pela apostila, um selo oficial, um cabeçalho que indica que se trata de uma "Apostila" e uma referência à Convenção de Haia em francês (Convention de la Haye du 5 octobre, 1961). Inclui também informações sobre o organismo competente que a emitiu, a data de emissão e o número da apostila e, na parte inferior, encontrará algumas isenções de responsabilidade relativas à apostila. Todas as informações sobre a apostila canadiana estão escritas em inglês e francês.

Quem pode apostilar um documento no Canadá?

No Canadá, as autoridades responsáveis pela emissão de apostilas são as seguintes 

• O Ministério dos Negócios Estrangeiros, Comércio e Desenvolvimento (Global Affairs Canada). Eles tratam de: 
• Documentos emitidos pelo Governo do Canadá.
• Documentos emitidos e/ou autenticados em Manitoba, New Brunswick, Newfoundland and Labrador, Northwest Territories, Nova Scotia, Nunavut, Prince Edward Island e Yukon.
• Outras autoridades provinciais - As seguintes autoridades provinciais são responsáveis pela emissão de apostilas nas suas províncias:
• O Ministério do Procurador-Geral da Colúmbia Britânica.
• Ministério da Justiça de Alberta.
• Ministério da Justiça e Procuradoria-Geral de Saskatchewan.
• O Ministério da Prestação de Serviços Públicos e Empresariais do Ontário.
• O Ministério da Justiça do Québec.

Que documentos podem ser legalizados no Canadá?

Normalmente, as pessoas precisam de legalizar uma série de documentos para vários fins, consoante as suas necessidades. Os documentos mais comuns que as pessoas costumam legalizar no Canadá incluem:

• Certidões de registo civil: Certidões de casamento, certidões de nascimento, certidões de óbito, etc.
• Excertos do registo comercial canadiano: Documentos relacionados com registos de empresas e atividades comerciais.
• Extratos de registos prediais canadianos: Documentos oficiais que fornecem informações sobre a propriedade imobiliária ou fundiária e o estatuto jurídico.
• Documentos judiciais: Documentos relacionados com processos e decisões judiciais, ou seja, procurações, testamentos, declarações.
• Documentos oficiais emitidos pelas autoridades estatais.
• Traduções efetuadas por intérpretes judiciais.
• Patentes: Documentos relacionados com patentes e propriedade intelectual.
• Diplomas académicos emitidos por instituições públicas: transcrições, resumos das disciplinas e notas, certificados de matrícula e certificados de escolas ou universidades adicionais .

Tipos de documentos que não podem ser legalizados no Canadá

• Documentos não emitidos por autoridades competentes: Contratos privados, cartas privadas ou documentos emitidos por entidades não oficiais.
• Documentos comerciais: Documentos como faturas, contratos comerciais e documentos aduaneiros. 
• Documentos diplomáticos e consulares.
• Cartões de identificação.

Legalização consular

A legalização consular envolve um procedimento mais complexo. É também o processo de confirmação ou certificação de documentos jurídicos para garantir o seu reconhecimento e aceitação pelo sistema jurídico de outro país, embora seja um nível adicional de verificação, para além da apostilha, que é efetuado pela missão diplomática ou consular no Canadá que representa o país onde o documento se destina a ser utilizado. Por exemplo, um documento destinado a ser utilizado no Congo será legalizado pela embaixada congolesa no Canadá. 

Isto é feito se o documento se destinar a ser utilizado em países que não fazem parte da Convenção de Haia ou se um dos Estados envolvidos tiver levantado objeções à adesão do outro. A legalização consular pode ser um processo mais dispendioso e moroso do que a aposição de uma apostila. Isto deve-se ao facto de várias autoridades locais e a missão diplomática do país de acolhimento estarem envolvidas neste processo de legalização. São necessárias várias certificações adicionais antes de o seu documento poder ser aprovado no Canadá pela embaixada ou consulado do país de destino.

Como legalizar os seus documentos no Canadá

Eis um guia simples para legalizar os seus documentos no Canadá e para outros países:

Primeiro passo - Obter os documentos originais: Certifique-se de que tem o documento original ou uma cópia oficial emitida pelas autoridades canadianas competentes, caso tenha perdido o original. Certifique-se de que esta cópia oficial tem o selo oficial e a assinatura da instituição e é uma cópia fiel do original. 

Segundo passo - Traduzir o documento: Se o documento ainda não estiver na língua oficial do país de destino, terá de obter uma tradução autenticada. Esta tradução deve ser efetuada por um tradutor certificado canadiano de confiança. Os serviços de tradução certificada de documentos garantem que os seus documentos são traduzidos de forma exata e legal.

Terceiro passo - Certifique-os: Certifique os seus documentos através de um reconhecimento notarial. A Translayte facilita este passo.  Pode traduzir e autenticar os seus documentos ao mesmo tempo. Tudo o que tem de fazer é selecionar a opção "notarização" ao fazer a sua encomenda. Esta certificação verifica a autenticidade do documento e das assinaturas nele contidas. 

No Canadá, cada documento tem um requisito diferente para poder ser legalizado. Por exemplo, documentos como certidões de nascimento e de óbito não devem ser autenticados, mas devem ser emitidos por um serviço de estatísticas vitais provincial ou territorial. Para mais informações sobre os requisitos específicos do documento que pretende legalizar, consulte o sítio Web do Governo do Canadá.

Quarto passo - Obter a apostila junto das autoridades canadianas competentes: Para obter uma apostila no Canadá, contacte o gabinete dos Assuntos Globais do Canadá ou qualquer outro gabinete responsável pela autenticação de documentos na sua província ou território. O Canadá não dispõe de um serviço presencial, pelo que tem de enviar os seus documentos por correio ou por estafeta ou pode deixá-los nos seguintes endereços:

• Assuntos Globais do Canadá: Lester B. Pearson Building, 125 Sussex Drive, King Edward entrance, Ottawa, Ontário, K1A 0G2, Canadá.
• Direção dos Assuntos Jurídicos: Ministère des Relations internationales et de la Francophonie du Québec, 525, boulevard René-Lévesque Est, bureau 4.28, Québec (Québec) G1R 5R9, Canadá. 
• O Ministério do Procurador-Geral da Colúmbia Britânica: Ministry of Attorney General, PO Box 9280 Stn Prov Govt, Victoria, BC V8W 9J7, Canadá.
• Ministério da Justiça de Alberta: Ministry of Justice and Solicitor General, 9820 107 St NW, 3rd Floor, Edmonton, AB T5K 1E7, Canadá.
• Ministério da Justiça e Procuradoria-Geral de Saskatchewan: Ministry of Justice and Attorney General, 800 - 1874 Scarth Street, Regina, SK S4P 4B3, Canadá.
• O Ministério da Justiça do Québec: Ministère de la Justice du Québec, Édifice Louis-Philippe-Pigeon, 1200, route de l'Église, Québec (Québec) G1V 4M1, Canadá

Para obter uma apostila no Canadá, é necessário apresentar a seguinte documentação

• O(s) documento(s) original(ais) que deve(m) ser legalizado(s).
• Um formulário de pedido de autenticação preenchido no sítio Web da autoridade competente junto da qual pretende obter uma apostila. Na barra de pesquisa, procure "Apostille" e receberá uma ligação para o formulário de pedido de apostilha nos resultados da pesquisa.  Aconselha-se o preenchimento deste formulário em linha. 
• Um envelope selado e auto-endereçado ou uma etiqueta de envio pré-paga. É aqui que deve incluir todos os documentos que vai enviar. 
• Taxas da apostila: O custo de uma apostila no Canadá varia consoante o local onde é efetuada:
• Global Affairs Canada - Gratuito
• Ministério da Justiça de Alberta - $10
• Ministério do Procurador-Geral da Colúmbia Britânica - $20
• Ministério da Justiça e Procuradoria-Geral de Saskatchewan - $50
• Ministério da Prestação de Serviços Públicos e Empresariais do Ontário - $16-$32
• Ministério da Justiça do Québec - $65

Quinto passo - Receber o documento apostilado: Após a aposição da apostila, o documento legalizado ser-lhe-á enviado por correio em cerca de 30-40 dias úteis. O seu documento é agora válido para utilização nos países que fazem parte da Convenção de Haia. 

Passo SIx - Enviar o documento para a embaixada ou consulado (para legalização consular): Se o país de destino não reconhecer a Convenção de Haia, terá de se deslocar à respetiva embaixada ou consulado no Canadá e legalizar o documento de acordo com as suas exigências. Pode pedir às autoridades canadianas responsáveis pela apostilha que enviem os seus documentos autenticados em seu nome. Após esta etapa, o seu documento pode ser utilizado num país que não seja parte na Convenção de Haia.

Como obter uma tradução autenticada no Canadá online

Para obter uma tradução autenticada em linha no Canadá, siga estes passos: 

1. Visite o sítio Web da Translayte. 

2. Clicar em "Encomendar tradução certificada".

3. Selecione "Tradução certificada", selecione a língua de chegada e a língua de partida e o tempo de rotação pretendido. 

4. Carregue o documento que pretende traduzir. Certifique-se de que o ficheiro foi nomeado corretamente. 

5. Selecione os serviços de tradução Standard, Specialist ou Professional, com base nas suas necessidades e orçamento.

6. Indique que pretende uma "tradução autenticada" e quaisquer outras especificações que prefira para o seu documento.

7. Faça a sua encomenda e aguarde a sua tradução.  A sua tradução ser-lhe-á entregue por correio eletrónico ou por correio postal no prazo estipulado ou antes dele.

Obter uma apostila para documentos destinados ao Canadá

A aposição de uma apostila no(s) documento(s) a utilizar no Canadá é o processo de legalização de documentos que serão utilizados no Canadá, de acordo com os requisitos legais da autoridade canadiana que recebe o(s) documento(s). Autoridades como os notários ou a embaixada fazem a aposição de apostila nos documentos, mas a aposição final é efetuada pelo Ministério dos Negócios Estrangeiros do seu país. 

Eis o processo para obter uma apostila no seu país para documentos destinados ao Canadá:

1. Identificar a autoridade competente: Informe-se sobre a autoridade responsável pela emissão de apostilas no seu país. A autoridade competente responsável pela emissão de apostilas na maioria dos países é normalmente o Ministério dos Negócios Estrangeiros. Se for uma autoridade diferente, certifique-se de que a identifica. 

2. Prepare os seus documentos: Certifique-se de que os seus documentos estão em ordem e cumprem os requisitos estabelecidos pelo Ministério dos Negócios Estrangeiros do seu país. Isto inclui geralmente a autenticação notarial, traduções ou outros passos de autenticação. Os documentos que deverá levar consigo incluem normalmente:

• O documento original que deve ser legalizado.
• Um documento de identificação nacional, como um passaporte internacional ou um bilhete de identidade nacional.
• Fotocópias dos seus documentos.
• Prova de pagamento das taxas de legalização.
• Um formulário de candidatura preenchido, geralmente do Ministério dos Negócios Estrangeiros do país.

3. Apresentar os documentos: Apresente os seus documentos ao Ministério dos Negócios Estrangeiros, juntamente com as taxas exigidas pelo seu país. Muitas vezes, isto pode ser feito pessoalmente ou através dos canais designados.

4. Aguardar o processamento: Aguarde que o Ministério dos Negócios Estrangeiros processe o seu pedido. Os tempos de processamento para cada país são diferentes, por isso é aconselhável verificar com eles o tempo estimado. 

5. Receber os documentos apostilados:  Após a emissão da apostila, pode levantar os documentos pessoalmente ou enviá-los por correio, dependendo das opções fornecidas pelo Ministério dos Negócios Estrangeiros do seu país. Antes de viajar para o Canadá, certifique-se de que a apostila foi corretamente aposta de acordo com os requisitos da Convenção da Apostila de Haia. Eis alguns dos aspetos a verificar: 

• O selo e a assinatura: Procure o selo oficial da autoridade competente que emitiu a apostila. Deve também conter a assinatura de um representante autorizado da entidade emissora da apostila.
• Verificar o documento: Certificar-se de que a apostila está anexada ao documento correto. Verificar se os dados da apostila, como os nomes das partes, correspondem às informações do documento. 
• Verificar se existem marcas de água ou elementos de segurança: As apostilas de todos os países têm caraterísticas de segurança, tais como marcas de água, números, códigos de barras, etc., para evitar a falsificação. Certifique-se de que confirma quais as caraterísticas de segurança presentes na apostila do seu país e se estão presentes na sua apostila.
• Examinar a língua: Certifique-se de que a língua da apostila é coerente com a língua utilizada nos documentos oficiais do seu país.
• Utilizar ferramentas de verificação: Muitos países têm ferramentas de verificação, online ou não, onde pode verificar a apostila para confirmar a sua autenticidade. No Canadá, por exemplo, para verificar uma apostila, emitida com um número de certificado que começa por CA-, AB-, BC- ou SK-, terá de enviar um e-mail para[email protected] , indicando o número da apostila e a data de emissão. Se pretender verificar uma apostila com um número que comece por ON-, deve contactar os Serviços de Documentos Oficiais do Ontário e se pretender verificar uma apostila com um número de certificado que comece por QC-, deve contactar o Registre des apostilles do Quebeque.

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