Hoe krijg ik een apostille op documenten uitgegeven in Canada?

Inzicht in legalisatie van documenten in Canada

Document legalisatie is het proces waarbij je document een officieel stempel van goedkeuring krijgt. Het is een proces waarbij de autoriteiten bevestigen dat je document echt en geldig is. Dit is belangrijk als je te maken hebt met papieren die in een ander land erkend moeten worden. Het laat zien dat je document voldoet aan de regels en normen van de overheid of relevante autoriteiten. Er zijn twee manieren waarop documenten in Canada kunnen worden gelegaliseerd: Door Haagse apostilles en door consulaire legalisaties

Wat is een apostille in Canada?

Een apostille, een soort legalisatie die in Canada wordt gebruikt, houdt het gebruik in van een unieke stempel of certificaat dat een document authenticeert en de herkomst ervan vaststelt door de autoriteit van de ambtenaar die het document heeft ondertekend en de geldigheid van de handtekening te verifiëren. Het is een beknopte methode om de authenticiteit en officiële status van het document aan te tonen.

Apostille legalisatie zorgt ervoor dat documenten als geldig worden erkend in landen die deel uitmaken van de Haagse Conventie van 1961 voor de vereenvoudiging van de apostille. Op 12 mei 2023 trad Canada toe tot de Haagse Conventie en de apostille- toepassing ging van start op 11 januari 2024. Dit vereenvoudigt het proces van documentherkenning tussen Canada en andere lidstaten en maakt aanvullende certificeringen zoals consulaire legalisatie tussen lidstaten overbodig.

Hoe ziet het Canadese Apostille document eruit?

Er zijn 156 landen die deel uitmaken van het Verdrag van Den Haag. 65 van deze landen zijn verbonden partijen, wat betekent dat ze gedeeltelijk lid zijn of bezig zijn volledig, permanent lid te worden. De overige 91 landen zijn permanente leden van de conventie en Canada maakt daar deel van uit. Het Canadese apostille document heeft de vorm van een rechthoekige gedrukte stempel met daarop de handgeschreven handtekening van de apostille ambtenaar, een officieel zegel, een opschrift dat aangeeft dat het om een "Apostille" gaat en een verwijzing naar de Haagse Conventie in het Frans (Convention de la Haye du 5 octobre, 1961). Het bevat ook informatie over welke bevoegde instantie het heeft afgegeven, de datum van afgifte en het apostille nummer, en onderaan vind je enkele disclaimers met betrekking tot de apostille. Alle informatie over de Canadese apostille is zowel in het Engels als in het Frans geschreven.

In Canada zijn de autoriteiten die verantwoordelijk zijn voor het afgeven van apostilles:

• Het ministerie van Buitenlandse Zaken, Handel en Ontwikkeling (Global Affairs Canada). Zij behandelen:

• Documenten uitgegeven door de Canadese overheid.
• Documenten uitgegeven en/of notarieel bekrachtigd in Manitoba, New Brunswick, Newfoundland en Labrador, Northwest Territories, Nova Scotia,

• Andere provinciale autoriteiten - De volgende provinciale autoriteiten zijn verantwoordelijk voor het uitgeven van apostilles in hun provincies:

• Het ministerie van de procureur-generaal van British Columbia.
• Ministerie van Justitie van Alberta.
• Ministerie van Justitie en procureur-generaal van Saskatchewan.
• Het ministerie van Openbare en Zakelijke Dienstverlening van Ontario.
• Het ministerie van Justitie van Québec.

Welke documenten kunnen worden gelegaliseerd in Canada?

Mensen moeten meestal een aantal documenten legaliseren voor verschillende doeleinden, afhankelijk van hun behoeften. Veel voorkomende documenten die mensen in Canada legaliseren zijn onder andere:

• Certificaten van de burgerlijke stand: Huwelijksakten, geboorteakten, overlijdensakten, enz.
• Uittreksels uit het Canadese handelsregister: Documenten met betrekking tot bedrijfsregistraties en handelsactiviteiten.
• Canadese uit het uittreksels kadaster: Officiële documenten met informatie over onroerend goed of grondbezit en juridische status.
• Gerechtelijke documenten: Documenten met betrekking tot gerechtelijke procedures en vonnissen, zoals volmachten, testamenten, verklaringen.
• Officiële documenten uitgegeven door overheidsinstanties.
• Vertalingen door gerechtstolken.
• Octrooien: Documenten met betrekking tot patenten en intellectueel eigendom.
• Academische diploma's uitgegeven door openbare instellingen: transcripties, overzichten van vakken en cijfers, inschrijvingscertificaten en aanvullende certificaten van scholen of universiteiten.

Soorten documenten die niet kunnen worden gelegaliseerd in Canada

• Documenten die niet zijn uitgegeven door bevoegde autoriteiten: Privécontracten, privébrieven of documenten uitgegeven door niet-officiële entiteiten.
• Commerciële documenten: Documenten zoals facturen, handelscontracten en douanedocumenten.
• Diplomatieke en consulaire documenten.
• ID-kaarten.

Consulaire legalisatie

Consulaire legalisatie is een meer betrokken proces. Naast apostillering is dit het proces van verificatie of certificering van juridische documenten om ervoor te zorgen dat het rechtssysteem van een ander land ze erkent en accepteert. De diplomatieke of consulaire missie in Canada die het land vertegenwoordigt waar het document zal worden gebruikt, voert deze extra verificatielaag uit. De Congolese ambassade in Canada legaliseert bijvoorbeeld een document dat in Congo kan worden gebruikt.

Dit wordt gedaan als het document moet worden gebruikt in landen die geen deel uitmaken van de Haagse Conventie of als een van de betrokken staten bezwaar heeft gemaakt tegen de toetreding van de andere staat. Consulaire legalisatie kan een duurder en tijdrovender proces zijn dan het verkrijgen van een apostillestempel. Dit komt omdat verschillende lokale autoriteiten en de diplomatieke missie van het ontvangende land betrokken zijn bij dit legalisatieproces. Er zijn verschillende aanvullende certificeringen nodig voordat je document in Canada kan worden goedgekeurd op de ambassade of het consulaat van het land van bestemming.

Hoe legaliseer ik mijn documenten in Canada?

Hier is een eenvoudige gids voor het legaliseren van je documenten in Canada die naar andere landen gaan:

Stap één - Zorg voor de originele documenten: Zorg ervoor dat je het originele document hebt of een officiële kopie van de Canadese autoriteiten als je het origineel kwijt bent. Zorg ervoor dat deze officiële kopie voorzien is van het officiële zegel en de handtekening van de instelling en een getrouwe kopie is van het origineel.

Stap twee - Vertaal het document: Als het document nog niet in de officiële taal van het land van bestemming is opgesteld, heb je een notariële vertaling nodig. Deze vertaling moet worden gedaan door een betrouwbare Canadese beëdigde vertaler. Gecertificeerde documentvertaaldiensten zorgen ervoor dat je documenten nauwkeurig en legaal worden vertaald.

Stap drie - Laat ze certificeren: Je documenten certificeren door ze notarieel te laten bekrachtigen. Met Translayte is deze stap eenvoudig. Je kunt je documenten tegelijkertijd vertalen en notarieel bekrachtigen. Je hoeft alleen maar de optie “notariële bekrachtiging” te selecteren tijdens het plaatsen van je bestelling. Deze certificering controleert de authenticiteit van het document en de handtekeningen erop.

In Canada heeft elk document een andere vereiste voordat het kan worden gelegaliseerd. Documenten zoals geboorte- en overlijdensakten hoeven bijvoorbeeld niet notarieel bekrachtigd te worden, maar moeten zijn uitgegeven door een provinciaal of territoriaal bureau voor vitale statistieken. Je kunt meer lezen over de specifieke vereisten voor het document dat je wilt legaliseren op de website van de Canadese overheid.

Stap vier - Vraag de apostille aan bij de relevante Canadese autoriteiten: Om een apostille te krijgen in Canada, neem je contact op met het kantoor van Global Affairs Canada of een ander kantoor dat verantwoordelijk is voor de authenticatie van documenten in jouw provincie of territorium. Canada heeft geen in-person service, dus je moet je documenten per post of koerier sturen of je kunt ze afgeven op de volgende adressen:

• Wereldwijde zaken Canada: Lester B. Pearson Building, 125 Sussex Drive, King Edward ingang, Ottawa, Ontario, K1A 0G2, Canada.
• Direction des Affaires Juridiques: Ministère des Relations internationales et de la Francophonie du Québec, 525, boulevard René-Lévesque Est, bureau 4.28, Québec (Québec) G1R 5R9, Canada.
• Het ministerie van procureur-generaal van British Columbia: Ministry of Attorney General, PO Box 9280 Stn Prov Govt, Victoria, BC V8W 9J7, Canada.
• Het ministerie van Justitie van Alberta: Ministry of Justice and Solicitor General, 9820 107 St NW, 3rd Floor, Edmonton, AB T5K 1E7, Canada.
• Ministerie van Justitie en procureur-generaal van Saskatchewan: Ministry of Justice and Attorney General, 800 - 1874 Scarth Street, Regina, SK S4P 4B3, Canada.
• Het ministerie van Justitie van Québec: Ministère de la Justice du Québec, Édifice Louis-Philippe-Pigeon, 1200, route de l'Église, Québec (Québec) G1V 4M1, Canada

Voor een apostille in Canada moet je de volgende documenten indienen:

• Het (de) originele document(en) dat (die) gelegaliseerd moet(en) worden.
• Je moet een ingevuld authenticatieaanvraagformulier invullen op de website van de autoriteit waar je een apostille van wilt aanvragen. Je zoekt in de zoekbalk op “apostille” en krijgt in de zoekresultaten een link naar het apostilleaanvraagformulier. Het is aan te raden dit formulier online in te vullen.
• Een zelfgeadresseerde envelop met postzegel of een voorgefrankeerd verzendlabel. Hierin sluit je alle documenten in die je verstuurt.
• Apostillekosten: De kosten van een apostille in Canada verschillen, afhankelijk van waar je het laat doen:
• Wereldwijde zaken Canada - Gratis
• Ministerie van Justitie Alberta - $10
• Het ministerie van de procureur-generaal van British Columbia- $20
• Ministerie van Justitie en procureur-generaal van Saskatchewan - $50
• Het ministerie van Openbare en Zakelijke Dienstverlening van Ontario - $16-$32
• Het ministerie van Justitie van Québec - $65

Stap vijf - Ontvang het geapostilleerde document: Zodra de apostille is aangebracht, wordt het gelegaliseerde document binnen ongeveer 30-40 werkdagen naar je teruggestuurd. Je document is nu geldig voor gebruik in landen die partij zijn bij de Haagse Conventie.

Stap zes - Stuur het document naar de ambassade of het consulaat (voor consulaire legalisatie): Als het ontvangende land de Conventie van Den Haag niet erkent, moet je hun ambassade of consulaat in Canada bezoeken en het document verder legaliseren volgens hun vereisten. Je kunt de Canadese apostille-autoriteiten vragen om je gelegaliseerde documenten door te sturen amens jou . Na deze stap kan je document worden gebruikt in een land dat geen partij is bij de Haagse Conventie.

Hoe online een notariële vertaling in Canada te krijgen

Volg deze stappen om online een notariële vertaling in Canada te verkrijgen:

1. Bezoek de website van Translayte.
2. Klik op "Beëdigde vertaling bestellen".
3. Selecteer "Gecertificeerde vertaling", selecteer de doel- en brontaal en de gewenste doorlooptijd.
4. Upload het document dat je wilt vertalen. Zorg ervoor dat het bestand de juiste naam heeft.
5. Selecteer de standaard, specialistische of professionele vertaaldiensten, gebaseerd op je behoeften en budget.
6. Geef aan dat je een "notariële vertaling" wilt en eventuele andere specificaties die je wilt voor je document.
7. Plaats je bestelling en wacht op je vertaling. Je vertaling wordt op of voor de afgesproken tijd per e-mail of per post bij je bezorgd.

Apostille voor documenten naar Canada

Het proces waarbij documenten die in Canada worden gebruikt, worden gelegaliseerd in overeenstemming met de wettelijke eisen van de Canadese instantie die het document of de documenten ontvangt, staat bekend als apostille. Documenten worden geattesteerd door autoriteiten zoals notarissen en de ambassade; het Ministerie van Buitenlandse Zaken van jouw land voert echter de definitieve attestatie van documenten uit.

Dit is de procedure voor het verkrijgen van een apostille in jouw land voor documenten die naar Canada gaan:

1. Identificeer de bevoegde autoriteit: Zoek uit welke autoriteit in jouw land verantwoordelijk is voor het uitgeven van apostilles. De bevoegde autoriteit die in de meeste landen verantwoordelijk is voor het uitgeven van apostilles is meestal het Ministerie van Buitenlandse Zaken. Als het een andere autoriteit is, zorg er dan voor dat je deze identificeert.

2. Bereid je documenten voor: Zorg ervoor dat je documenten in orde zijn en voldoen aan alle eisen die het Ministerie van Buitenlandse Zaken in je land stelt. Dit omvat meestal notarisatie, vertalingen of andere authenticatiestappen. De documenten die je geacht wordt mee te nemen zijn meestal:

• Het originele document dat gelegaliseerd moet worden.
• Een nationale identificatie zoals een internationaal paspoort of nationale identiteitskaart.
• Fotokopieën van je documenten.
• Bewijs van betaling van de legalisatiekosten.
• Een ingevuld aanvraagformulier, meestal van het ministerie van Buitenlandse Zaken van het land.

3. De documenten indienen: Dien je documenten in bij het ministerie van Buitenlandse Zaken, samen met de eventueel vereiste kosten die door je land zijn vastgesteld. Dit kan vaak persoonlijk of via de aangewezen kanalen.

4. Wachten op verwerking: Wacht tot het Ministerie van Buitenlandse Zaken je aanvraag heeft verwerkt. De verwerkingstijden verschillen per land, dus het is raadzaam om bij hen na te vragen wat de geschatte tijd is.

5. Ontvang de geapostilleerde documenten: Zodra de apostille is afgegeven, kun je de documenten persoonlijk afhalen of ze per post naar je toe laten sturen, afhankelijk van de opties van het ministerie van Buitenlandse Zaken in je land. Controleer voordat je naar Canada reist of de apostille goed is aangebracht volgens de vereisten van de Haagse Apostille Conventie. Hier zijn een aantal dingen die je moet controleren:

• Het zegel en de handtekening: Zoek naar het officiële zegel van de bevoegde autoriteit die de apostille heeft afgegeven. Er moet ook een handtekening zijn van een gemachtigde vertegenwoordiger van het apostillekantoor.
• Controleer het document: Controleer of de apostille aan het juiste document is gehecht. Controleer of de gegevens op de apostille, zoals de namen van de partijen, overeenkomen met de informatie in het document.
• Controleer op watermerken of beveiligingskenmerken: De apostille van elk land heeft veiligheidskenmerken zoals watermerken, nummers, streepjescodes, enz. om vervalsing te voorkomen. Controleer welke veiligheidskenmerken aanwezig zijn in de apostille van uw land en of ze ook aanwezig zijn in uw apostille.
• Bestudeer de taal: Zorg ervoor dat de taal op de apostille overeenkomt met de taal die wordt gebruikt in de officiële documenten van je land.
• Gebruik verificatietools: Veel landen hebben verificatiehulpmiddelen, al dan niet online, waarmee u de apostille kunt controleren om de echtheid ervan te bevestigen. In Canada bijvoorbeeld moet u voor het verifiëren van een apostille met een certificaatnummer dat begint met CA-, AB-, BC- of SK- een e-mail sturen naar [email protected] met vermelding van het apostille nummer en de datum van afgifte. Als u een apostille wilt verifiëren met een nummer dat begint met ON-, moet u contact opnemen met Ontario's Official Documents Services (Officiële documentatiediensten van Ontario) en als u een apostille wilt verifiëren met een certificaatnummer dat begint met QC-, moet u contact opnemen met Quebec's Registre des apostilles.

Laat Frans naar Engels vertalen met Translayte

In Canada moet een gecertificeerde of beëdigde vertaler elk buitenlands document vertalen dat niet in het Engels of Frans is. Voldoen aan de criteria van de Canadese en andere internationale autoriteiten is onze eerste prioriteit, en Translayte is uw beste optie voor de meest nauwkeurige professionele vertaaldiensten, zoals vertalingen van het Frans naar het Engels.

Onze professionele vertalers Frans zorgen ervoor dat uw documenten niet alleen vertaald worden, maar ook voldoen aan de Canadese normen. Probeer het eens en vraag een gratis offerte aan in een paar eenvoudige stappen.

Gerelateerde berichten:

• Een document legaliseren en vertalen in Nederland
• Hoe krijg ik een apostille op documenten uitgegeven in Italië? 
• Hoe kan ik mijn documenten laten legaliseren en vertalen in Slowakije?