Cómo obtener una Apostilla para documentos expedidos en Canadá

La legalización de documentos en Canadá

La legalización de documentos es un proceso mediante el cual tu documento recibe un sello oficial de aprobación. En este proceso, las autoridades confirman que tu documento es genuino y válido. Esto es importante cuando se trata de papeles que deben ser reconocidos en otro país. También demuestra que tu documento cumple con las reglas y estándares establecidos por el gobierno o las autoridades relevantes. Hay dos formas de legalizar los documentos en Canadá: mediante Apostillas de La Haya o Legalizaciones consulares.

¿Qué es una Apostilla en Canadá?

En Canadá, una Apostilla es una forma de legalización que requiere el uso de un sello o certificado especial que legaliza un documento y demuestra su origen al confirmar la legitimidad de la firma y la autoridad del funcionario que lo firma. Es una forma simplificada de demostrar que un documento es auténtico y oficial. 

La legalización de la Apostilla asegura que se reconozcan como válidos los documentos en países que son parte de la Convención de La Haya de 1961 sobre la Simplificación de Apostilla. El 12 de mayo de 2023, Canadá se unió a la Convención de La Haya y la aplicación de la Apostilla entró en vigencia el 11 de enero de 2024. Esto simplifica el proceso de reconocimiento de documentos entre Canadá y otros estados miembros y elimina la necesidad de obtener certificaciones adicionales, como la legalización consular entre países miembros.

¿Qué aspecto tiene la Apostilla de La Haya canadiense? 

Hay 156 países que forman parte de la Convención de La Haya. 65 de esos países son partes conectadas, lo que significa que son miembros parciales o están en proceso de volverse miembros plenos y permanentes. Los otros 91 países son miembros permanentes de la convención, y Canadá es uno de ellos. La Apostilla canadiense es un documento que tiene forma de un timbre impreso rectangular, con la firma del funcionario de Apostillas, un sello oficial, un encabezado que reza «Apostilla» y una referencia a la Convención de La Haya en francés (Convention de la Haye du 5 octobre, 1961). También tiene información sobre el organismo competente que la expide, la fecha de emisión y el número de Apostilla. En la parte inferior, también hay avisos legales sobre la Apostilla. Toda la información en la Apostilla canadiense está escrita en inglés y en francés.

En Canadá, las autoridades responsables de expedir Apostillas son las siguientes: 

• El Departamento de Asuntos Exteriores, Comercio y Desarrollo (Asuntos globales de Canadá). Este trata lo siguiente: 
  • Documentos expedidos por el Gobierno de Canadá.
  • Documentos expedidos y/o certificados por notario en Manitoba, New Brunswick, Newfoundland y Labrador, los Territorios del Noroeste, Nova Scotia, Nunavut, Isla del Príncipe Eduardo y Yukón.
• Otras autoridades provinciales: las siguientes autoridades provinciales son responsables de expedir Apostillas en sus provincias:
  • El ministerio del Procurador Generar de Columbia Británica.
  • Ministerio de Justicia de Alberta.
  • Ministerio de Justicia y Procurador General de Saskatchewan.
  • El Ministerio Público y Entrega de Servicio Comercial de Ontario.
  • El Ministére de la Justice du Québec.

¿Qué documentos pueden legalizarse en Canadá?

Por lo general, las personas necesitan legalizar una serie de documentos  con varios fines, según sus necesidades. Entre los documentos más comunes que a menudo se legalizan en Canadá, se incluyen:

• Certificados de estado civil: Certificados de matrimonio, certificados de nacimiento, certificados de defunción, etc.
• Extractos de registros comerciales canadienses: Documentos relacionados con registros de negocios y actividades comerciales.
• Extractos de registros propietarios canadienses: Documentos oficiales que proporcionan información sobre bienes inmuebles o dominio de tierras y estatus legales.
• Documentos judiciales: Documentos relacionados con procedimientos judiciales y sentencias, como poderes, testamentos y declaraciones.
• Documentos oficiales expedidos por autoridades estatales.
• Traducciones realizadas por intérpretes de tribunales.
• Patentes: Documentos relacionados con patentes y propiedad intelectual.
• Diplomas Académicos expedidos por Instituciones Públicas: analíticos, resúmenes de materias y notas, certificados de matriculación y certificados adicionales de escuelas o universidades.

Tipos de documentos que no pueden legalizarse en Canadá

• Documentos que no han sido expedidos por Autoridades Competentes: Contratos privados, cartas privadas o documentos emitidos por entidades no oficiales.
• Documentos comerciales: Documentos como facturas, contratos de comercio y documentos aduaneros. 
• Documentos diplomáticos y consulares.
• Tarjetas de identificación.

Legalización consular

La legalización consular es un procedimiento más complejo. También es el proceso que confirma o certifica documentos legales para asegurar su reconocimiento y aceptación por el sistema legal de otro país, aunque es una capa extra de verificación además de la Apostilla que realiza la misión consular o diplomática en Canadá que representa al país donde se utilizará el documento. Por ejemplo, un documento que se utilizará en el Congo debe ser legalizado por la Embajada de la República Democrática del Congo en Canadá. 

Esto se hace si el documento se utilizará en países que no son parte de la Convención de La Haya o cuando alguno de los estados involucrados ha presentado objeciones al consentimiento del otro. La legalización consular puede ser un proceso más costoso y largo en comparación con la legalización mediante Apostilla. Esto ocurre porque varias autoridades locales y la misión diplomática del país de recepción están involucradas en el proceso de legalización. Se requieren varias certificaciones adicionales antes de que tu documento reciba la aprobación en Canadá en la embajada o consulado del país de destino.

Cómo legalizar tus documentos en Canadá

Esta es una guía sencilla sobre cómo legalizar tus documentos en Canadá para otros países:

Paso uno - Obtén los documentos originales: Asegúrate de tener el documento original o una copia oficial expedida por las autoridades canadienses pertinentes si has perdido el original. Asegúrate de que esta copia oficial tenga el sello oficial y la firma de la institución, y que sea una copia fiel del original. 

Paso dos - Traduce el documento: Si el documento no se encuentra en el idioma oficial del país de destino, deberás obtener una traducción notariada. La traducción debería realizarla un traductor certificado canadiense de confianza. Un servicio de t traducción certificada asegura que tus documentos estarán traducidos de manera precisa y legal.

Paso tres - Haz que los certifiquen: Certifica tus documentos mediante certificación de un notario. Translayte hace que este paso sea muy sencillo.  Puedes traducir y certificar por notario tus documentos al mismo tiempo. Todo lo que tienes que hacer es seleccionar la opción «notariada» cuando hagas tu pedido. Esta certificación verifica la autenticidad del documento y las firmas que aparecen allí.   

En Canadá, cada documento tiene un requisito específico antes de que se lo pueda legalizar. Por ejemplo, documentos como certificados de nacimiento y defunción no deben certificarse por notario, pero deben ser expedidos por una oficina de estadísticas vitales territorial o provincial. Puedes leer más sobre los requisitos específicos para el documento que quieres legalizar en el sitio web del gobierno de Canadá.

Paso cuatro - Obtén la Apostilla de las Autoridades canadienses correspondientes: Para obtener una Apostilla en Canadá, comunícate con la Oficina de Asuntos Globales de Canadá o con cualquier otra oficina responsable de la legalización de documentos en tu provincia o territorio. Canadá no opera con un servicio presencial, de modo que tendrás que enviar tus documentos por correo postal o mensajero, o llevarlos al siguiente domicilio:

• Asuntos Globales de Canadá: Lester B. Pearson Building, 125 Sussex Drive, King Edward entrance, Ottawa, Ontario, K1A 0G2, Canadá.
• Direction des Affaires Juridiques: Ministère des Relations internationales et de la Francophonie du Québec, 525, boulevard René-Lévesque Est, bureau 4.28, Québec (Québec) G1R 5R9, Canadá. 
• El ministerio del Procurador Generar de Columbia Británica: Ministry of Attorney General, PO Box 9280 Stn Prov Govt, Victoria, BC V8W 9J7, Canadá.
• Ministerio de Justicia de Alberta: Ministry of Justice and Solicitor General, 9820 107 St NW, 3rd Floor, Edmonton, AB T5K 1E7, Canadá.
• Ministerio de Justicia y Procurador General de Saskatchewan: Ministry of Justice and Attorney General, 800 - 1874 Scarth Street, Regina, SK S4P 4B3, Canadá.
• El Ministére de la Justice du Québec: Ministère de la Justice du Québec, Édifice Louis-Philippe-Pigeon, 1200, route de l'Église, Québec (Québec) G1V 4M1, Canadá

Se espera que presentes la siguiente documentación para obtener una Apostilla en Canadá:

• Los documentos originales que deben legalizarse.
• Un formulario de solicitud de legalización completado del sitio web de la autoridad relevante de la que deseas obtener una Apostilla. En la barra de búsqueda, escribe «Apostilla» y recibirás un vínculo al formulario de solicitud de Apostilla en los resultados de búsqueda.  Se recomienda que completes el formulario en línea. 
• Un sobre sellado y autodirigido o una etiqueta prepaga de un servicio de mensajería. Aquí incluirás todos los documentos que envíes. 
• Tarifas de Apostillas: El costo de la Apostilla en Canadá difiere según dónde la solicites:
  • Asuntos Globales de Canadá: Gratis
  • Ministerio de Justicia de Alberta: 10 $
  • El ministerio del Procurador Generar de Columbia Británica: 20 $
  • Ministerio de Justicia y Procurador General de Saskatchewan: 50 $
  • El Ministerio Público y Entrega de Servicio Comercial de Ontario: 16 $ - 32 $
  • El Ministére de la Justice du Québec: 65 $

Paso cinco - Recibe el documento apostillado: Una vez que se adjunta la Apostilla, el documento legalizado se enviará por correo en los siguientes 30 a 40 días hábiles. Ahora, tu documento es válido para utilizarse en los países que son parte de la Convención de La Haya. 

Paso seis - Envía el Documento a la Embajada o Consulado (para Legalización consular): Si el país receptor no reconoce la Convención de La Haya, deberás visitar su embajada o consulado en Canadá para obtener otra legalización del documento de conformidad con sus requisitos. Puedes solicitarles a las autoridades de apostillas canadienses que reenvíen los documentos legalizados en tu nombre. Tras este paso, los documentos pueden utilizarse en un país que no es parte de la Convención de La Haya.

Cómo obtener una traducción notariada en línea en Canadá

Para obtener una traducción notariada en línea en Canadá, sigue los siguientes pasos: 

1. Visita el sitio web de Translayte. 

2. Haz clic en “Encargar una traducción certificada”.

3. Selecciona «Traducción certificada», luego elige el idioma fuente y meta, y el tiempo de entrega deseado. 

4. Sube el documento que quieras traducir. Asegúrate de que el archivo tiene el nombre correcto. 

5. Selecciona servicios de traducción Estándar, Profesional o Especialista según tus necesidades y presupuesto.

6. Especifica que quieres una «traducción notariada» y cualquier otra especificación que prefieras para tu documento.

7. Haz tu pedido y espera tu traducción.  Tu traducción se entregará por correo electrónico o postal en la fecha estipulada o antes.

Obtén una Apostilla para documentos que van a Canadá

Obtener una Apostilla en un documento que debe utilizarse en Canadá es el proceso de legalización de documentos que se utilizarán en Canadá, de conformidad con los requisitos legales de la autoridad canadiense que recibe el documento. Las autoridades como los Notarios o las Embajadas legalizan documentos. Sin embargo, la legalización final la realiza el Ministerio de Asuntos Exteriores de tu país. 

Este es el proceso para obtener una Apostilla en tu país para documentos que van a Canadá:

1. Identifica a la Autoridad Competente: Encuentra a la autoridad responsable de expedir las Apostillas en tu país. La autoridad competente responsable de expedir las Apostillas en la mayoría de los países suele ser el Ministerio de Asuntos Exteriores. Si en tu caso se trata de otra autoridad, asegúrate de identificarla. 

2. Prepara tus documentos: Asegúrate de que tus documentos se encuentran en orden y cumplen con todos los requisitos establecidos por el Ministerio de Asuntos Exteriores en tu país. Esto suele incluir la certificación por notario, traducciones y otros pasos de legalización. Por lo general, dentro de los documentos que se espera que lleves, se encuentran los siguientes:

• El documento original que debe legalizarse.
• Una identificación nacional como un pasaporte internacional o tarjeta de identificación nacional.
• Fotocopias de tus documentos.
• Prueba de pago de las tasas de legalización.
• Un formulario de solicitud completado, por lo general del Ministerio de Asuntos Exteriores del país.

3. Entrega los documentos: Entrega los documentos al Ministerio de Asuntos Exteriores junto con cualquier tasa necesaria establecida por tu país. A menudo, esto puede realizarse tanto en persona como a través de los canales establecidos.

4. Espera el procesamiento: Espera a que el Ministerio de Asuntos Exteriores procese tu solicitud. Los tiempos de procesamiento varían en cada país, por lo que es recomendable verificar con ellos para obtener un tiempo estimado. 

5. Recibe los documentos apostillados:  Una vez emitida la Apostilla, puedes retirar los documentos en persona o solicitar que te los envíen por correo, según las opciones que ofrece el Ministerio de Asuntos Exteriores en tu país. Antes de viajar a Canadá, asegúrate de que la Apostilla se encuentra adecuadamente anexada de conformidad con los requisitos de la Convención de Apostilla de La Haya. Estas son algunas cuestiones a verificar: 

• El sello y la firma: Busca el sello oficial de la autoridad competente que expidió la Apostilla. También debería aparecer la firma de un representante autorizado de la oficina de Apostillas.
• Verifica el documento: Asegúrate de que la Apostilla está anexada al documento correcto. Verifica que la información en la Apostilla, por ejemplo, los nombres de las partes involucradas, coincida con la información en el documento. 
• Verifica las marcas de agua y las características de seguridad: Las Apostillas de todos los países tienen características de seguridad, como marcas de agua, números, códigos de barra, etc., para evitar falsificaciones. Asegúrate de confirmar la presencia de las características de seguridad en la Apostilla de tu país y en tu propia Apostilla.
• Revisa el idioma: Asegúrate de que el idioma en la Apostilla sea coherente con el idioma utilizado en los documentos oficiales de tu país.
• Utiliza herramientas de verificación: Muchos países tienen herramientas de verificación, en línea u otras, con las que puedes verificar la Apostilla para confirmar su autenticidad. En Canadá, por ejemplo, para verificar una Apostilla expedida con un número de certificado que inicia con CA-, AB-, BC- o Sk- debes enviar un correo electrónico a [email protected] e indicar el número de Apostilla y la fecha de expedición. Si quieres verificar una Apostilla con un número que inicia con ON-, deberías comunicarte con el Servicio de documentos oficiales de Ontario y si quieres verificar una Apostilla con un número de certificado que inicia con QC-, comunícate con Quebec’s Registre des apostilles.

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Todos los documentos extranjeros que no estén en inglés o francés deben ser traducidos por un traductor jurado o certificado en Canadá. Translayte es tu mejor apuesta para obtener servicios de traducción profesional precisos, como traducciones de francés a inglés, y cumplir con los estándares establecidos por las autoridades internacionales y canadienses es nuestra prioridad máxima. 

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