Apostille- en documentlegalisatiediensten

Een apostille is een certificaat van een door de overheid aangewezen instantie in het land dat een openbaar document heeft afgegeven. Hiermee wordt bevestigd dat de handtekening, het zegel of de stempel op het document authentiek is. Een apostille bevestigt niet dat de inhoud van het document juist is.

Landen die partij zijn bij het Apostilleverdrag van Den Haag van 1961 aanvaarden een document met apostille zonder verdere legalisatie.

Een apostille kan alleen worden afgegeven in het land waaruit het document afkomstig is. Daarom werken we in elk land van afgifte met een partner.

• Documentcontrole. Voordat u iets opstuurt, controleert onze partner uw scans en bevestigt deze of het document kan worden gelegaliseerd.

• Certificering. Particuliere documenten worden binnen dezelfde opdracht eerst door een advocaat of notaris gecertificeerd.

• De apostille. De partner dient uw document in bij de bevoegde instantie en verkrijgt de apostille.

• Retourzending. Uw originele document wordt met de bijgevoegde apostille naar u teruggestuurd, of de e-apostille wordt per e-mail aan u verzonden.

• Ambassadelegalisatie. Hiervoor ontvangt u een offerte als het document wordt gebruikt in een land dat niet onder het Haags Apostilleverdrag valt.

• Vertaling. Per pagina kan een gecertificeerde of beëdigde vertaling worden toegevoegd.

De beslissing om een apostille af te geven ligt altijd bij de bevoegde instantie. Het is onze taak om uw document meteen in de juiste vorm bij de juiste instantie aan te leveren.

Kies het land dat uw document heeft afgegeven, niet het land waar u woont of waar u het document gaat gebruiken.

Standaarddoorlooptijd

• Zweden: 1 werkdag

• De meeste landen met vooraf vastgestelde prijzen: 3 tot 7 werkdagen

• Zuid-Afrika: ongeveer 40 werkdagen via DIRCO, met een snellere procedure via de High Court voor documenten die daarvoor in aanmerking komen

• Landen met een offerte op aanvraag: bevestigd in uw offerte

De doorlooptijd begint wanneer onze partner uw document ontvangt. Certificering, vertaling en verzending kunnen de doorlooptijd verlengen. Momenteel bieden we geen voorrangs- of spoedopties aan. Op de onderstaande landkaarten staat de actuele doorlooptijd voor elk land.

Alleen apostille

Openbare documenten die al een officiële handtekening of een officieel zegel bevatten:

• Geboorte-, huwelijks- en overlijdensakten

• Echtscheidingsbeschikkingen en andere gerechtelijke documenten

• Verklaringen van de politie en uittreksels uit het strafregister

• Documenten die zijn ondertekend door een notaris, advocaat of andere overheidsfunctionaris

Eerst certificering, daarna apostille

Particuliere documenten die de instantie alleen aanvaardt nadat ze door een advocaat of notaris zijn gecertificeerd:

• Diploma's, cijferlijsten en beroepscertificaten, in de meeste landen

• Bedrijfsdocumenten, zoals oprichtingsakten en bestuursbesluiten

• Volmachten, verklaringen en beëdigde verklaringen

• Kopieën van paspoorten en andere identiteitsdocumenten

Voor Zuid-Afrikaanse documenten kunnen ook procedures via de High Court, SAQA, Umalusi of HPCSA worden gevolgd. Weet u niet zeker welke procedure van toepassing is? Upload het document. Onze partner controleert dit voordat de werkzaamheden beginnen.

Stuur niets op wanneer u uw bestelling plaatst. Zodra onze partner heeft bevestigd dat uw document kan worden gelegaliseerd, sturen we u per e-mail de volgende stap.

• Per post verzenden. We geven u het adres van het kantoor van de partner en een bestelnummer dat u op de envelop moet vermelden.

• Laten ophalen. Boek een koerier vanaf uw adres tegen het tarief dat op het bestelformulier staat.

• Een digitale kopie gebruiken. Als de procedure dit toestaat, uploadt u de pdf en hoeft u niets op te sturen.

Zuid-Afrika aanvaardt uitsluitend originele documenten. Papieren apostilles worden per aangetekende of traceerbare post teruggestuurd en e-apostilles worden per e-mail verzonden.

Een apostille wordt alleen erkend tussen landen die het Haags Apostilleverdrag toepassen. Een land dat niet onder dit verdrag valt, zal doorgaans om consulaire legalisatie vragen: het document wordt geauthenticeerd in het land van afgifte en vervolgens gelegaliseerd door de ambassade van het land waar het wordt gebruikt.

Vermeld op het bestelformulier het land waar het document wordt gebruikt. Als ambassadelegalisatie nodig is, sturen we u een offerte met een vaste prijs. Er worden pas kosten in rekening gebracht nadat u de offerte hebt geaccepteerd.

Als de ontvangende instantie een andere taal gebruikt, kunt u een gecertificeerde of beëdigde vertaling aan uw bestelling toevoegen. We vertalen aan de hand van de scan van het document met apostille, zodat ook de apostille zelf wordt vertaald.

Hebt u een apostille nodig voor een gecertificeerde vertaling die wij verzorgen, in plaats van voor het originele document? Voeg deze dan toe wanneer u de vertaling bestelt. Moet een document in plaats daarvan notarieel worden bekrachtigd? Bekijk onze online notarisservice.

De meeste vertragingen en weigeringen worden veroorzaakt door enkele vermijdbare problemen. Controleer eerst het volgende:

• Het land van afgifte. De apostille wordt afgegeven door het land dat het document heeft uitgegeven, ongeacht uw nationaliteit of adres.

• De staat van het document. Instanties kunnen documenten weigeren die gelamineerd, beschadigd of gewijzigd zijn.

• Wat de ontvangende instantie heeft gevraagd. Sommige instanties verlangen een recent afgegeven origineel, andere aanvaarden een gecertificeerde kopie en weer andere vragen ook om een vertaling.

• Het land van gebruik. Buiten het Haags Apostilleverdrag hebt u ambassadelegalisatie nodig.

Als de instantie een document weigert, vertellen we u waarom en wat er nodig is voordat het opnieuw kan worden ingediend.

Een gevestigde apostilledienstverlener, notaris of advocatenkantoor in het land van afgifte behandelt uw documenten en onderhoudt rechtstreeks contact met de bevoegde instantie. Documenten worden naar het eigen kantoor van die partner gestuurd en van daaruit teruggezonden.

Translayte wordt geëxploiteerd door BDXL Ltd, een Britse onderneming gevestigd in Londen, en is een geaccrediteerd lid van de Association of Translation Companies (ATC). We hebben meer dan 150.000 klanten geholpen. Uw documenten worden via versleutelde verbindingen verzonden en onze partners, vertalers en projectmanagers zijn gebonden aan geheimhoudingsovereenkomsten.